Microsoft Word Online vs. Google Docs: Zwölf Funktionen im Vergleich

Microsoft Word Online und Google Docs sind browserbasierte Apps zur Textverarbeitung und jeweils Teil einer ganzen Office-Suite: Word Online ist ein Modul von Microsoft Office 365 und Docs eine App der Google G Suite.

Microsoft Office ist vor allem für seine lokal zu installierenden Anwendungen wie Word, Excel und Co. bekannt und hat erst vor einigen Jahren mit Online-Versionen den Schritt in die Cloud gewagt. Je nach Office-365-Tarif stehen dem Nutzer entweder nur die Online-Tools oder zusätzlich auch die lokal zu installierenden Apps zur Verfügung. Die Office-Apps von Google sind dagegen von Anfang an für die Cloud entwickelt worden und haben gar keine lokal zu installierenden Pendants.

Daher vorweg der Hinweis: In der nachfolgenden Gegenüberstellung werde ich Word Online (und nicht das lokal zu installierende Word) mit Docs vergleichen.

In vielen Bereichen - beispielsweise beim einfachen Formatieren von Text, bei Aufzählungslisten, Kopf- und Fußzeilen etc. - bieten Word Online und Docs nahezu einen identischen Funktionsumfang. Daher wäre es allzu mühselig, wirklich jede Funktion aufzulisten und nach Detailunterschieden zu suchen. Nachfolgend will ich mich daher auf diejenigen zwölf Funktionen beschränken, bei denen ich tatsächliche Differenzen zwischen den Tools ausmachen konnte.

1. Bilder in Dokumente einfügen

In Word Online lassen sich Bilder auf zwei Arten in ein Dokument einfügen: per Upload von einem Gerät wie zum Beispiel dem Notebook oder per Online-Suche. Ein Einfügen direkt aus Microsofts Cloud-Speicher OneDrive scheint nicht möglich zu sein.

In Google Docs können wir Bilder ebenfalls per Upload oder per Online-Suche einfügen. Darüber hinaus ist das Einbinden direkt aus Google Drive, also Googles Cloud-Speicher, möglich. Auch aus Google Photos, Googles Online-Bildergalerie, lassen sich Bilder einfügen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, eine direkte Bild-URL (etwa von einer Website) zu verwenden. Als letzte Möglichkeit haben wir schließlich die Option, unsere Webcam direkt in Docs zu starten, ein Foto zu schießen und dieses dann in das Dokument einzubinden.

Hier punktet Google Docs mit mehr Flexibilität.

Insert Pictures in Word Online and Google Docs

2. Bilder formatieren

Eingefügte Bilder lassen sich in Word Online skalieren, drehen, beschneiden, unterschiedlich im Text positionieren und mit verschiedenen Bildeffekten wie Schatten versehen.

In Google Dos können wir Bilder ebenfalls skalieren, drehen, beschneiden und unterschiedlich im Text positionieren. Hier gibt es statt Bildeffekten die Möglichkeit, Bilder umzufärben sowie die Transparenz, die Helligkeit und den Kontrast zu ändern.

Der Funktionsumfang unterscheidet sich in Details, ist aber alles in allem sehr ähnlich.

Bilder formatieren in Word Online und Google Docs

3. Verlinkungen

In Word Online können wir Text nur über die Eingabe klassischer Hyperlinks verlinken.

In Google Docs dagegen ist das Eingabefeld gleichzeitig auch eine Suche. Diese schlägt bei der Eingabe von Suchbegriffen andere Dokumente im Google Drive oder auch Webseiten sowie Bilder aus dem Internet zur Verlinkung vor. Natürlich können wir auch genauso nur einen bestimmten Hyperlink einfügen.

Bei den Verlinkungen eröffnet uns Docs (ähnlich wie beim Einfügen von Bildern) mehr Möglichkeiten.

Verlinkungen in Word Online und Google Docs

4. Schriftarten und Symbole

Word Online stellt eine Menge Online-Schriftarten zur Verfügung. Wir können uns auch aus einer Auswahl an Symbolen bedienen. Außerdem haben wir die Möglichkeit, die (vor allem in Chats beliebten) Emoticons zu verwenden.

Google Docs verfügt auf den ersten Blick über weniger Schriftarten. Über eine Bibliothek lassen sich aber viele weitere Online-Fonts einfügen, sodass die Auswahl am Ende noch größer sein dürfte als in Word Online. Auch bei der Anzahl der Symbole hat Google Docs die Nase vorn. Praktisch ist das Zeichenfeld, in dem wir ein Symbol nachzeichnen können, um es zu finden, auch wenn uns seine konkrete Bezeichnung nicht bekannt ist. Für Emoticons gibt es hier keinen separaten Menüpunkt, sondern sie sind mit den anderen Symbolen vermischt.

Auch bei diesem Aspekt kann Google mit der größeren Auswahl und dem nützlichen Zeichenfeld punkten.

Schriftarten und Symbole in Word Online und Google Docs

5. Farben

In Word Online lassen sich Farben zum Hervorheben von Texten verwenden. Markieren wir einen Text, können wir entweder die Textfarbe selbst in eine der vorgegebenen Farben ändern oder den Text wie mit einem Marker mit einer (leider noch stärker begrenzten) Farbauswahl kennzeichnen.

In Google Docs gibt es diese Möglichkeiten ebenfalls. Hier besteht der große Vorteil aber darin, dass wir auch eine individuelle Farbe erstellen können - entweder per Mischer oder per Hexadezimal-Farbcode. Viele Unternehmen haben in ihrem Corporate Design auch eine oder mehrere Corporate Colors festgelegt; ihnen dürfte diese Funktion wichtig sein.

Hier hat Word Online durch die vordefinierte und begrenzte Farbauswahl gegenüber Docs das Nachsehen.

Farben in Word Online und Google Docs

6. Ansichts-Modi

Word Online verwendet im Standard eine Ansicht, die Seiten nicht wie ausgedruckte Blätter darstellt, sondern eher wie eine Blattrolle, manchmal auch Entwurfsmodus genannt. Das fällt vor allem auf, wenn wir eine Kopf- und Fußzeile verwenden. Diese werden nur am Rand gekennzeichnet, aber nicht wirklich auf der Textseite angezeigt. Eine Lese- oder Druckansicht, auf der die einzelnen Seiten mit sichtbaren Kopf- und Fußzeilen dargestellt werden, lässt sich zwar aktivieren, aber in dieser Ansicht können wir das Dokument leider nicht bearbeiten.

Bei Google Docs ist es in der Standardansicht genau andersherum: Hier sehen wir die einzelnen Textseiten und haben auch die Kopf- und Fußzeile direkt wie ausgedruckt vor uns. Über die Einstellungen lässt sich die Ansicht auch hier in den Entwurfsmodus ändern. Im Gegensatz zu Word Online können wir den Text aber in beiden Ansichten editieren.

Da nur in Docs Dokumente in beiden Ansichten auch bearbeitet werden können, geht dieser Punkt ebenfalls an das Google-Tool.

Ansichtsmodus in Word Online und Google Docs

7. Kommentare

In Word-Online-Dokumenten können wir Kommentare einfügen und darin auch andere Nutzer erwähnen, die daraufhin eine Benachrichtigung erhalten. Word Online stellt die Kommentare in einer rechten Sidebar dar. Markieren wir eine bestimmte Stelle im Dokument und erstellen einen Kommentar, wird die Zeile, die den Kommentar erhält, mit einem Symbol gekennzeichnet. Klicken wir dieses an, wird der entsprechende Kommentar mit dem markierten Text angezeigt. Wir haben außerdem die Möglichkeit, Kommentare zu löschen oder als erledigt zu markieren.

In Google Docs ist die Kommentarfunktion recht ähnlich. Auch hier können wir bestimmte Stellen markieren, sie kommentieren und andere Nutzer im Kommentar erwähnen. Der Hauptunterschied liegt in der Darstellung: In Google Docs sind alle Kommentare direkt an den jeweiligen Stellen dauerhaft sichtbar und nicht in einer Sidebar angeordnet. Werden die Kommentare als erledigt abgehakt, verschwinden diese in einer Kommentar-Historie. Außerdem können wir hier einen Link erzeugen, der beim Aufrufen direkt zum jeweiligen Kommentar scrollt.

Der Hauptvorteil der Cloud-Produkte liegt in der einfachen Zusammenarbeit. Eine wichtige Funktion ist dabei die Kommentarfunktion - und diese ist bis auf leichte Unterschiede in beiden Tools sehr ähnlich.

Kommentare in Word Online und Google Docs

8. Dokumente teilen

In Word Online gibt es vier verschiedene Möglichkeiten, Dokumente zu teilen. Wir können:

  • einen Link verwenden, der jedem Nutzer, der den Link hat, Zugang gewährt - also auch externen Usern.
  • den Zugang auf alle Mitarbeiter unserer Organisation begrenzen.
  • einen Link für alle, die schon Zugang besitzen, kopieren.
  • über die Eingabe von Nutzernamen bzw. E-Mail-Adressen nur spezifischen Personen per Mail Zugriff gewähren.

Dabei haben wir jeweils die Option, zwischen Ansichts- und Bearbeitungsrechten zu wählen. Darüber hinaus lässt sich für einen Teilen-Link ein Ablaufdatum festlegen und das Herunterladen des Dokuments blockieren.

Google Docs bietet fünf unterschiedliche Wege, Dokumente zu teilen. Wir können:

  • das Dokumente im Internet veröffentlichen und über die Google-Suche auffindbar machen.
  • einen Link verwenden, der jedem Nutzer, der den Link hat, Zugang gewährt - also auch externen Usern.
  • das Dokument für alle Anwender, die zu unserer Organisation gehören, auffindbar machen.
  • allen Nutzern, die zu unserem Unternehmen gehören und die über den Link verfügen, Zugriff gewähren.
  • über die Eingabe von Nutzernamen bzw. E-Mail-Adressen nur spezifischen Personen per Mail Zugriff gewähren.

Neben Ansichts- und Bearbeitungsrechten gibt es in Docs eine dritte Berechtigung, die nur das Kommentieren erlaubt. Auch hier haben wir die Option, Ablaufdaten für Teilen-Links zu definieren und Downloads zu unterbinden. Außerdem lässt sich festlegen, dass andere Nutzer mit Bearbeitungsrechten keine Berechtigungen an weitere User erteilen dürfen.

Die Freigabe- bzw. Teilen-Funktionen der Online-Tools sind ebenfalls wichtige Funktionen für die Zusammenarbeit und die Informationssicherheit. Google Docs gibt uns etwas präzisere Steuerungsmechanismen an die Hand als Word Online.

Freigabe-Optionen in Word Online und Google Docs

9. Schnellbearbeitungsleiste

In Word Online gibt eine schnelle Bearbeitungsleiste: Wenn wir Text markieren und mit der Maus ein wenig nach oben fahren, erscheint ein kleines Menü, in dem wir direkt einfache Formatierungen vornehmen können. Das erspart uns den Scroll-Weg zum eigentlichen Menü am oberen Bildschirmrand.

Diese Bearbeitungsleiste existiert in Docs nicht. Ein Alternative besteht darin, mit Tastenkürzeln zu arbeiten. So sparen wir uns auch in Docs Scroll-Aufwand, indem wir beispielsweise mit Strg+B oder CMD+B Textstellen fett markieren.

Schnellbearbeitungsleiste in Word Online

10. Änderungshistorie

Zwar speichert Word Online automatisch jede Veränderung am Dokument, aber in der Online-Version gibt es keine aufrufbare Versionshistorie.

In Google Docs wird dagegen der Bearbeitungsverlauf eines Dokuments detailliert dokumentiert. Hier ist ersichtlich, von welchem Nutzer wann welche Änderung vorgenommen wurde. Somit ist die gesamte Historie einer Seite jederzeit nachvollziehbar und revisionssicher. Frühere Versionen können wir unproblematisch wiederherstellen.

Änderungshistorie in Google Docs

11. Erkunden

Google Docs enthält eine sogenannte Erkunden-Funktion, die es uns erleichtert, weitere, zum Dokument passende Informationen zu finden. Je nach Dokumentinhalt zeigt uns Google direkt entsprechende Online-Inhalte oder thematisch ähnliche Dokumente, die im Drive gespeichert sind, in einer Seitenleiste an. Dort ist auch die mächtige Web-Suche von Google integriert, die schnelle Suchabfragen direkt aus Docs heraus ermöglicht.

Erkunden-Funktion in Google Docs

12. Korrekturmodus

Google Docs bietet einen Korrekturmodus, in dem automatisch alle Änderungen an einem Dokument markiert und am Seitenrand erläutert werden. Diese Funktion ist hilfreich, wenn es - wie es der Name schon sagt - um das Korrigieren von Dokumenten geht. So kann sich der Ersteller des Dokuments im Anschluss an die Korrektur überlegen, ob er die vorgeschlagenen Änderungen annehmen oder ablehnen will. Diese Funktion bietet Word Online aktuell nicht.

Korrekturmodus in Google Docs

Fazit

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass sich beide Tools funktionell sehr ähnlich sind (Ausnahmen bilden die Schnellbearbeitungsleiste, die nur in Word Online zur Verfügung steht, und das Formatieren von Bildern sowie die Kommentarfunktion), aber am Ende der Betrachtung Google Docs die Nase vorn hat.

Einige Funktionen wie die Änderungshistorie und der Korrekturmodus sind zwar in der lokal zu installierenden Version von Word vorhanden, nicht aber in der Online-Version. Das schränkt ein gleichbleibendes Nutzererlebnis und eine effiziente Zusammenarbeit stark ein. Außerdem kann es zu Kompatibilitätsproblemen zwischen unterschiedlichen lokalen Word-Versionen kommen, während bei den reinen Online-Tools wie Docs automatisch alle Nutzer mit derselben (und stets aktuellen) Version arbeiten.

Beitrag als Video

Über Funktionen nur zu lesen, reicht Ihnen nicht aus? Alle Features, die wir oben diskutiert haben, greife ich auch im folgenden Video auf:

Ihr Partner für die G Suite und Google-Cloud-Lösungen

Interessieren Sie sich für moderne Zusammenarbeit in Unternehmen mit Google-Software? Melden Sie sich bei uns, wenn Sie Fragen haben oder mehr wissen möchten: Wir sind offizieller Google Cloud Partner und beraten Sie gerne unverbindlich zur Einführung, Lizenzierung und produktiven Nutzung der Google G Suite!

Weiterführende Infos

Weshalb sich große Organisationen für die Google G Suite entscheiden
Google G Suite erweitern: Google Apps Scripts oder App Maker?
Google G Suite: Offline-Modus und bessere MS-Office-Kompatibilität
Google G Suite: Revisionssichere und DSGVO-kompatible Mail-Archivierung im Google Vault


Mehr über die Creative-Commons-Lizenz erfahren