Google G Suite – die günstigere Office-Alternative

Jedes Unternehmen benötigt Office-Anwendungen. Schließlich müssen die Mitarbeiter E-Mails schreiben und empfangen können, sie brauchen Kalender, um Termine zu koordinieren, und sie sind je nach Aufgabenfeld auf Apps zur Textverarbeitung, Kalkulation, Präsentation usw. angewiesen.

Viele Organisationen nutzen seit jeher die Microsoft-Office-Tools wie Outlook, Word, Excel und Co. Früher kaufte das Unternehmen je nach Bedarf und Größe kleinere oder größere Lizenzpakete, richtete Server ein und bespielte die Mitarbeiter-PCs mit den Anwendungen. Doch diese Art der On-Premise-IT-Infrastruktur kostet Zeit und Geld für die Wartung und stößt im Hinblick auf die mobile Zusammenarbeit oder die Kollaboration mit Externen heute rasch an ihre Grenzen. Daher wagen immer mehr Unternehmen den Schritt in die Cloud.

Office-Lösungen in der Cloud

Konzerne wie Amazon, Microsoft und Google besitzen von Haus aus große eigene Infrastrukturen an Rechenzentren, die sie einerseits für ihre eigenen Dienste benötigen, die sie andererseits aber auch zunehmend für Kunden in Form von Cloud-Services verfügbar machen.

Die Cloud-Infrastruktur von Google und anderen Anbietern zu nutzen, bietet viele Vorteile. Die Infrastruktur kann je nach Anforderungen oder Unternehmensgröße dynamisch mitwachsen, ohne dass erst Hardware teuer eingekauft und eingerichtet werden muss. Auch um die Sicherheit der Server müssen sich Kunden keine Gedanken mehr machen, da die Rechenzentren der großen Anbieter strengste Sicherheitsvorkehrungen vorhalten.

Ein Teilbereich des Cloud-Computings wird als SaaS (Software as a Service) bezeichnet und bietet eben diese für den Arbeitsalltag notwendigen Office-Anwendungen als Cloud-Dienste an. Für Unternehmen, die aus einem klassischen Microsoft-On-Premise-Umfeld kommen und nun den Schritt in die Cloud machen wollen, ist es jedoch nicht empfehlenswert, einfach blind auf die Cloud-Lösung von Microsoft zu wechseln. Auf jeden Fall sollten sie sich auch die Office-Alternative von Google anschauen.

Google entwickelt mit der G Suite ein alternatives Office-Paket, das alle Anforderungen des Arbeitsalltags in Unternehmen bedient. Für E-Mails gibt es Gmail, für Termine den Google-Kalender, für die Textverarbeitung Docs, für Kalkulationen Sheets, für Präsentationen Slides usw.

Im Gegensatz zu Microsofts Cloud-Lösung Office 365 sind die Tools der G Suite von Anfang an für die Cloud entwickelt worden (und nicht aus traditionellen Desktop-Applikationen hervorgegangen), was sich an vielen Stellen durch ausgereiftere Funktionen vor allem hinsichtlich der Zusammenarbeit bemerkbar macht. (Eine grundlegende Vergleichsübersicht finden Sie hier.)

On-Premise-Kosten vs. Cloud-Kosten

Betrachtet man die Kosten, erscheinen die Cloud-Lösungen auf den ersten Blick vielleicht teurer als die klassischen On-Premise-Lizenzen. In der Regel täuscht dieser erste Blick aber, denn zunächst nimmt man für die Cloud-Dienste nur die monatlich oder jährlich anfallenden Kosten pro Nutzer wahr, während man die traditionellen Software-Lizenzen vielleicht nur alle paar Jahre mal erneuert hat.

Außerdem stecken in den Cloud-Preisen nicht nur die Lizenzkosten für die Software. Um einen sauberen Vergleich anzustellen, sollten wir die aktuellen Kosten gegenrechnen, die wir für Hardware, Wartung und Betrieb der eigenen Infrastruktur aufwenden müssen und die bei den Cloud-Services nahezu obsolet werden. Google bietet hierfür ein Online-Tool zur Berechnung des ROI (Return on Invest) an.

Nachdem wir auf diese Weise feststellen, dass die Cloud für Unternehmen in der Regel günstiger ist als die bisherigen On-Premise-Lösungen, stellt sich als nächstes die Frage nach den unterschiedlichen Kosten der Cloud-Anbieter.

Cloud-Tarifoptionen von Microsoft und Google

Microsoft bietet seine Cloud-Lösung Office 365 in sieben verschiedenen Tarifen an. Dabei nimmt Microsoft zunächst eine Trennung in die Kategorien Business und Enterprise vor. Zu den Business-Plänen gehören dann die Tarife Business, Business Essentials und Business Premium. Die Kategorie Enterprise umfasst die Tarife ProPlus, E1, E3 und E5. Der günstigste Tarif (Business Essentials) kostet 4,20€ pro Nutzer und Monat, der teuerste (Enterprise E5) schlägt mit 29,50€ pro Nutzer und Monat zu Buche.

Google unterteilt die Office-Alternative G Suite in nur drei Tarifoptionen: Basic, Business und Enterprise. Basic kostet 5,20€ pro Nutzer und Monat, Business 10,40€ und Enterprise 23€.

Die Tarife beider Anbieter unterscheiden sich hauptsächlich in der Anzahl der Anwendungen, ihrem Funktionsumfang, dem verfügbaren Cloud-Speicherplatz und den mitgelieferten Sicherheitsfunktionen. Bei Office 365 gibt es auch noch die Differenzierung, ob die lokal zu installierenden Tools enthalten sind oder nur die Cloud-Dienste.

Cloud-Speicherplatz

Microsoft bietet zu jedem Office-365-Tarif ein TB Cloud-Speicher. Natürlich können Kunden noch zusätzlichen Speicher dazubuchen, was je nach Unternehmen auch sehr wahrscheinlich nötig sein wird, sich dann aber schnell in hohen zusätzlichen Kosten niederschlagen kann.

Bei der Google G Suite gibt es drei Abstufungen. Im Basic-Tarif sind nur 30 GB und im Business- und Enterprise Tarif bei unter fünf Nutzern ebenfalls ein TB enthalten. Sobald wir als Kunde jedoch einen fünften Nutzer anlegen, gewährt uns Google unbegrenzt viel Speicherplatz. Das ist bemerkenswert.

Rechtssicherheit

Eine weitere wichtige Anforderung bilden die Archivierungs- und Discovery-Funktionen, ohne die Kunden erhebliche Risiken eingehen und deren Fehlen zu Compliance-Problemen oder unter Umständen auch zu rechtlichen Schwierigkeiten führen kann. Diese Features stehen bei Microsoft nur in den Tarifen E3 (19,70€) und E5 (29,50€) zur Verfügung. Google bietet solche Funktionen bereits ab dem Business-Tarif (10,40€) an.

Fazit: G Suite ist eine günstigere Office-Alternative

Wir können festhalten, dass die Kosten für die Cloud-Lösungen zunächst vielleicht höher erscheinen, sich aber durch die fast nicht mehr benötigte eigene Infrastruktur schnell amortisieren. Auch wenn die unterschiedlichen Tarife der beiden Office-Anbieter Microsoft und Google nicht eins zu eins miteinander vergleichbar sind, ist die G Suite von Google in der Regel die deutlich günstigere Office-Alternative. Microsoft bietet zwar ein größeres Spektrum an Tarifen, aber gerade die Pläne, die eigentlich die grundlegenden Anforderungen eines deutschen Unternehmens abbilden, sind deutlich teurer als der Business-Tarif der G Suite. Auch im Bereich Speicherplatz können die Kosten für Microsoft Office rasch aus dem Ruder laufen.

Aktuelle Forrester-Studie zu den ökonomischen Auswirkungen der G Suite

Das Marktforschungsunternehmen Forrester hat sich in einer aktuellen Studie ausführlich mit dem ROI der G Suite auseinandergesetzt und dafür reale Beispiele untersucht.

Dabei hat das Forrester-Team unter anderem diese Aspekte betrachtet:

  • Umsatzwachstum
  • Kostenersparnis
  • IT-Effizienz  und Produktivität
  • Signifikanter ROI

Forrester G-Suite-Studie Office-Alternative

Die Studie dürfen wir nicht öffentlich zum Download anbieten. Allerdings stellen wir Ihnen gerne ausführliche Informationen und Ergebnisse per E-Mail zur Verfügung. Fordern Sie die Forrester-Studie mit detaillierten Hintergründen einfach bei uns an:

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