Atlassian Crowd Data Center: Zentrale Sicht auf die Nutzung der Software-Lizenzen im Unternehmen

Die Verwaltung von Nutzern über die diversen Systeme im Unternehmen hinweg ist eine Herausforderung, die kontinuierlich steigt, wenn die Organisation wächst und reift. Zu den Anforderungen administrativer Teams gehört auch der Wunsch, jederzeit einen möglichst akkuraten und zentralen Überblick über den Lizenzverbrauch gewinnen zu können. Crowd Data Center, Atlassians Lösung für ein professionelles Nutzermanagement in Enterprise-Unternehmen, bietet ihnen diesen Überblick.

Auch inaktive Nutzer verbrauchen Lizenzen

Jedes Unternehmen möchte effizient mit seinen Software-Lizenzen umgehen. In diesem Zusammenhang können allerdings Fragestellungen entstehen, deren Beantwortung nicht trivial ist.

In einer großen Organisation mit vielen unterschiedlichen Teams, die auf diverse Abteilungen und Standorte verteilt sind, wird es eine signifikante Zahl von Nutzern geben, die sich initial in ein System wie Jira, Confluence oder Bitbucket einloggen und dann (aus den unterschiedlichsten Gründen) nie wieder.

Die möglichen Ursachen dafür wollen wir hier nicht diskutieren, sondern uns diesmal auf die Bedürfnisse des Admin-Teams konzentrieren: Für die Systemadministratoren entsteht daraus nämlich ein Problem.

Solche inaktiven Nutzer addieren sich über die Organisation hinweg auf. Das führt zu einer verzerrten Einschätzung der Lizenznutzung, unrealistischen Berichten und vielleicht sogar höheren Kosten für die Lizenzierung zusätzlicher Nutzerstaffeln, die letztlich gar nicht der Nutzungswirklichkeit und dem realen Bedarf entsprechen.

Welche Lizenzgrößen sind wirklich nötig?

Insbesondere dann, wenn der Lizenzverbrauch des Unternehmens sich an der Grenze zwischen zwei Nutzerstaffeln bewegt, ist jede einzelne User-Lizenz wertvoll. Der Lizenzverbrauch scheint zu zeigen, dass die bestehende 500-User-Lizenz für eine bestimmte Atlassian-Software ausgereizt ist und das Unternehmen auf die nächsthöhere (und entsprechend kostenintensivere) Nutzerstaffel upgraden muss - aber spiegelt das tatsächlich die Realität wieder?

Eine andere Organisation plant vielleicht den Umstieg von Atlassian Server auf Atlassian Data Center - und hier erfolgt die Lizenzierung ja in Tausender-Schritten. Brauchen wir Lizenzen für 7.000 Anwender oder reichen auch 6.000 oder 5.000 aus? Ein möglichst präzises Lagebild ist auch hier wertvoll.

Crowd Data Center hilft Admins dabei, inaktive User zu identifizieren und zu bereinigen und dadurch ein wirklich transparentes Bild der Nutzungssituation zu gewinnen.

Zentralisierte Lizenzsichtbarkeit in Crowd Data Center

Dank der zentralisierten Lizenzsichtbarkeit können Administratoren für alle Server- und Data-Center-Lizenzen, die das Unternehmen für Jira, Confluence und Bitbucket besitzt, sehen, welche User inaktiv sind. Dieser einfache Informationszugang ist für die Admin-Teams eine signifikante Zeitersparnis und dient als Grundlage für einen optimalen Lizenzverbrauch in der Organisation.

So nutzen Crows-Administratoren dieses Feature effektiv:

Nach der Auswahl von Jira, Confluence oder Bitbucket aus der Applikationsliste wird in der Navigationsleiste ein Tab namens "Lizenzen" sichtbar. Hier sehen Admins eine (filterbare) Darstellung des Lizenzverbrauchs nach Nutzernamen, Datum des letzten Logins, Verzeichnis und Applikationstyp (nur für Jira).

Crowd Data Center Lizenzsichtbarkeit

Diese aggregierten Daten lassen sich exportieren, um sie für Reporting-Zwecke zu verwenden oder um sie als Basis für spätere Maßnahmen heranzuziehen. Möchten die Admins zum Beispiel eine Liste der Nutzer generieren, die sich seit sechs Monaten nicht mehr in Jira eingeloggt haben? Dann braucht das Team nur den entsprechenden Filter zu setzen und die ausgegebene Liste zu exportieren.

Für individuelle Nutzer-Accounts haben die Administratoren schließlich diese Optionen: Sie können die Mitgliedschaft eines Users in einer Gruppe, die ihm einen lizenzierten Zugang gewährt, entweder aufheben oder ihn als inaktiv markieren.

Mit drei unkomplizierten Schritten ist es nun also möglich, Nicht-User zu identifizieren, Reports zu erstellen und Maßnahmen zu ergreifen, die gewährleisten, dass die Bezifferung der Lizenznutzung im Unternehmen realistisch ist.

Um die zentrale Lizenzsichtbarkeit zu aktivieren, müssen Kunden Crowd Data Center auf die neueste Version 3.5 aktualisieren und außerdem die kostenfreie Marketplace-App installieren, die Crowd um die genannten Funktionalitäten erweitert.

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Weiterführende Infos

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