Remote-Meetings: Mehr Experimentierfreude und Offenheit führen zu besseren Ergebnissen für alle

Nee, das geht nicht...

Die Modernisierung und Digitalisierung der Zusammenarbeit in Unternehmen führt auch dazu, dass die organisatorischen und technischen Hürden, die der Remote-Arbeit im Wege stehen, so niedrig sind wie nie zuvor.

Verteilte Projektteams sind längst keine Seltenheit mehr. Es gibt immer mehr Organisationen, die Mitarbeitern die Home-Office-Option eröffnen. Und auch Kollegen, die hauptsächlich "remote" arbeiten, sind keine Seltenheit mehr. Bei uns gibt es davon sogar mehrere, und ich gehöre dazu.

Doch trotz gesunkener organisatorischer und technischer Hürden registriere ich ab und zu, dass sich tradierte Gewohnheiten schwer aufbrechen lassen. Das betrifft vor allem Meetings: Immer wieder stelle ich fest, dass es in Teams ohne feste "Remotler" Bedenken und Vorbehalte gegenüber Videomeetings gibt. "Das Meeting lässt sich remote nicht abbilden", "Wir machen viel am Flipchart", "Nee, der Aufwand ist zu groß".

Wenn ich auf solche Einwände stoße, plädiere ich für mehr Entdeckergeist: Seid mutig und probiert es einfach mal! Mittel- und langfristig profitieren alle von dieser Offenheit.

Remote-Meetings funktionieren

Bei //SEIBERT/MEDIA ist Remote-Arbeit mittlerweile kein Einzelfall mehr. Auch andere Unternehmen und Teams, die das betrifft, haben sich darauf eingestellt. So ist es nach einer gewissen Einübungsphase kein Problem mehr, alle Scrum-Meetings remotefähig vorzubereiten und durchzuführen.

Aber auch an großen Meetings wie unserem AgileOrg-Review kann man bequem vom Home-Office aus teilnehmen. Neuerdings sind unsere Linchpin-Reviews sogar von außerhalb des Unternehmens erreichbar, um Partner und Kunden direkt an unseren Ergebnissen teilhaben zu lassen.

Meetings ohne Remote-Erfahrene sind eine Herausforderung

Etwas anders sieht es dagegen mit übergreifenden Meetings aus, in denen nur Teilnehmer sitzen, die aus ihren Teams keine Remote-Erfahrung mitbringen. Dort merke ich immer wieder, dass es Bedenken und einen gewissen Unwillen gibt, das Treffen zu öffnen.

Die Gründe sind vielfältig. Einerseits kennen sich nicht alle Teilnehmer mit der Infrastruktur aus und haben keine Erfahrung mit der Einbindung von Videoteilnehmern. Andererseits scheuen Leute den Aufwand und fürchten, dass das Meeting unnötig aufgebläht wird. Und ja: Es gibt viele Formate, die erstmal nicht remote-geeignet sind (beispielsweise Konzeptionsarbeiten mit großen Flipcharts).

Aber trotzdem: Ich möchte gerne teilnehmen! Und manch anderen Remotlern in anderen Unternehmen und Teams geht es bestimmt genauso.

Lernen und es beim nächsten Mal besser machen

In meiner mittlerweile über vierjährigen Remote-Zeit gab es viele verschiedene Meetings und Meeting-Typen. Nicht alle liefen gut. Viele wurden erst nach mehrmaligen Versuchen besser – und heute sind sie fast so, als wäre ich live vor Ort.

Ein aktuelles Beispiel ist unser Inspect & Adapt im Linchpin-Universum. Konnte ich beim ersten Termin nur teilweise teilnehmen, war ich im zweiten schon fast die ganze Zeit dabei (wenn auch in ausbaufähiger Qualität). Und im dritten Anlauf habe ich endlich alles mitbekommen und konnte auch aktiv teilnehmen.

Ich für meinen Teil bin lieber bei einem (aus organisatorisch-technischer Sicht) schlechten Meeting dabei, um wenigstens ein paar Impulse mitzunehmen und zu geben, als gar nicht oder als erst im Nachgang die Dokumentation zu lesen, zu der ich nun nichts mehr beitragen kann. So geht es vermutlich vielen Remote-Leuten.

Da fällt mir eine Anekdote ein: In einem unserer übergreifenden Linchpin-Meetings waren auch zwei Kollegen aus der Ferne zugeschaltet, die sonst fest vor Ort sind. Lustigerweise hielten sie die Video- und Sound-Qualität für unterirdisch, wohingegen ich eigentlich ganz zufrieden war. Das zeigt mir, dass solche Konstellationen durchaus etwas mit Übung und Gewöhnung zu tun haben.

Aber grundsätzlich gilt, dass es auch heute noch Remote-Meetings gibt, die sogar ich wirklich mies finde. Das ist aber nicht weiter schlimm, sofern wir daraus lernen und es beim nächsten Mal besser machen.

Bei uns kommen immer wieder innovative Ideen aus verschiedenen Richtungen auf – beispielsweise unsere "Remote-Retro 2.0", in der wir die Arbeit mit Klebezetteln ziemlich gut digital abbilden konnten. Ein anderes Beispiel ist die Meeting Owl, die wir gerade bestellt haben und auf deren Einsatz wir im Team schon gespannt sind.

Unsere Remote-Retro 2.0: die Arbeit mit Klebezetteln digital abbilden

Jedes Meetings sollte offen für Remote-Kollegen sein

Ich kann alle Teams nur dazu ermutigen, Remote-Meetings auszuprobieren. Im einfachsten Fall ist es schon mit einem kurzen Call via Google Meet getan, der sich direkt aus dem Google-Chat starten lässt. (Auch andere Gruppenchat-Tools bieten entsprechende Funktionen.) Im nächsten Professionalisierungsschritt ist ein Setup, wie wir es in unserem Team nutzen und wie ich es in früheren Blogposts schon näher beschrieben habe, auch nicht allzu schwer nachzubauen.

Mein Wunsch wäre, dass wir jedes Meeting auch remote machen können. Egal, wie viele Teilnehmer. Egal, welches Format. Und wenn es beim ersten Mal nicht klappt - so what? Dann eben beim nächsten Mal! Natürlich sind dabei auch wir Remote-Mitarbeiter aufgefordert, uns Gedanken über eine gelungene Integration zu machen und vorab die notwendigen Ressourcen zu klären.

Super finde ich daher die Bemühungen einiger Kollegen, unser bald anstehendes internes Open Space auch für Remote-Mitarbeiter zu öffnen. Denn eines ist klar: Ohne Personen vor Ort funktionieren solche Meetings nicht. Es braucht Leute, die mit daran denken, die notwendige Infrastruktur bereitzustellen und gegebenenfalls nachzujustieren, die ein Auge auf den Chat haben, die Zettel schreiben oder Handmeldungen auf dem Bildschirm registrieren. Cool, dass das jetzt schon viele Kollegen tun!

Diesen Beitrag schreibe ich nicht nur in eigener Sache, sondern stellvertretend für alle Remotler in beliebigen Teams. Ich bin fest davon überzeugt, dass jedes Unternehmen vor dem Hintergrund unterschiedlicher Standorte, aber auch bei rein lokalen Terminen und Veranstaltungen von einem unbeschwerten Umgang mit verteilten Meetings profitieren wird.