Es gibt ernstzunehmende Office-Alternativen
Immer mehr Organisationen gehen den Schritt in die Cloud und verlagern ihre Unternehmensanwendungen und sogar weite Teile ihrer IT-Infrastruktur aus dem eigenen Rechenzentrum in webbasierte Umgebungen.
Die Geschäftsziele, die sie durch solche Transitionen erhoffen, liegen auf der Hand. Auf der technische Seiten wünschen sich Unternehmen Flexibilität, schnellere Reaktionsmöglichkeiten bei Anforderungsänderungen und natürlich Kosteneinsparungen: Wir müssen uns nicht darum kümmern, wann, wie und wieso unsere Services laufen sollen - sie tun es einfach. Software-seitig streben Organisationen einen einfachen, nahtlosen Zugang für alle Mitarbeiter und mehr Produktivität durch eine geräteübergreifende Verfügbarkeit und Synchronisation an.
Doch wenn es um moderne Cloud-basierte Office-Software geht, verzichten viele Unternehmen leider darauf, einen (erhellenden) Blick über den Tellerrand zu werfen. Sie greifen stattdessen ohne weitere Evaluation auf Microsoft zurück: Wo bisher das klassische MS Office zum Einsatz kam, soll künftig eben die Cloud-Suite Office 365 genutzt werden.
Dabei kann eine seriöse Prüfung der verfügbaren Optionen sehr interessante und wertvolle Erkenntnisse zutage fördern. Sie hilft, die eigenen Anforderungen zu überdenken, anzupassen bzw. zu präzisieren und objektive Schwachstellen in der vorgegebenen oder präferierten Lösung zu identifizieren. Es gibt nämlich ernsthafte und ausgereifte Alternativen zu Office 365. Die wichtigste davon ist die Google G Suite.
Im Jahr 2016 hat Google ein umfangreiches Rebranding seiner bestehenden Office-Toolsammlung vorgenommen und die Business-Apps im Zuge einer konzeptionellen Überarbeitung und Neuaufstellung unter dem Dach der G Suite zusammengefasst. Seitdem haben die Google-Teams viel investiert, um diese Lösung auf Enterprise-Niveau zu heben.
Funktionen für die produktive (Zusammen-)Arbeit
Das betrifft einerseits natürlich die Endnutzerfunktionalitäten. Die Anwender im Unternehmen sollen schließlich ihre produktive Arbeit erledigen können. Und die Anwender sind es, die die Einführung einer Software letztlich zum Erfolg machen – indem sie sie nutzen und dabei die Voraussetzungen für eine effektive und effiziente (Zusammen-)Arbeit finden.
In früheren Blog-Beiträgen haben wir uns bereits ausführlicher mit funktionellen Gegenüberstellungen zwischen der G Suite und Office 365 beschäftigt: Schon ein Vergleich zwischen Google Docs und Word Online macht deutlich, dass die G Suite hinsichtlich der funktionellen Anforderungen an Endnutzer-Features in Sachen Flexibilität und Effizienz sogar die Nase vorn hat.
Dabei merkt man der G Suite den Cloud-fokussierten Ansatz jederzeit an. Die Portabilität über Endgeräte hinweg ist nahtlos, die automatische Synchronisation zuverlässig. Nutzer können bei schlechter Konnektivität (etwa in der Bahn) sogar offline an ihren Mails und Inhalten arbeiten; sie werden später automatisch synchronisiert, sobald wieder eine stabile Verbindung besteht.
Ein recht umfangreiches Bild der funktionellen Möglichkeiten bieten diese Artikel:
- Interview – Moderne Office-Systeme für Unternehmen
- Google G Suite versus Microsoft Office 365: Ist ein Vergleich möglich?
- Microsoft Word Online vs. Google Docs: Zwölf Funktionen im Vergleich
- Office 365 und G Suite im Vergleich – Microsoft Excel vs. Google Sheets
Einführungsstrategien
Die Unterstützung flexibler und möglichst effizienter Einführungsstrategien ist eine weitere Enterprise-Anforderung, die viele Unternehmen an eine großflächig auszurollende Software-Lösung stellen.
Das Tool G Suite Migrate hilft Projektteams dabei, Migrationsprojekte abzuschätzen, zu planen und schließlich große Datenmengen aus Bestandssystemen direkt in die G Suite zu überführen. Damit werden Admin- und Rollout-Teams in die Lage versetzt, große Datenmigrationen beispielsweise aus SharePoint automatisiert durchzuführen und die Transition zur G Suite für alle Nutzer reibungsärmer zu gestalten.
Bemerkenswert ist in diesem Zusammenhang übrigens die Integration von Dateien, die MS Office erstellt wurden. Sie lassen sich in in den G-Suite-Tools nicht nur nahtlos importieren und bearbeiten, sondern anschließend auch ins ursprüngliche Format zurückspeichern.
Dadurch löst die G Suite Lock-in-Effekte auf und trägt sogar zu einer zweigleisigen Strategie bei – etwa wenn Google erstmal nur in einem Teil des Unternehmens eingeführt wird, während der Rest unterdessen noch mit den klassischen Microsoft-Lösungen arbeitet.
KI, ML, BI
Zum Funktionsumfang der G Suite gehört mittlerweile Maschinelles Lernen: Machine-Learning-Technologien unterstützen beispielsweise die Bearbeitung von E-Mails sowie das Auffinden und Organisieren kontextueller Inhalte in der Unternehmensinstanz. Die Google-Teams haben angekündigt, in diesem Bereich weiter stark zu investieren und in den nächsten Monaten und Jahren zahlreiche weitere Features und Möglichkeiten dieser Art auszuliefern.
Ein mächtiges Enterprise-Feature ist auch die Google Cloud Search, die die Fähigkeiten der konkurrenzlos starken Google-Web-Suche ins Unternehmen transportiert. Vor allem in komplexen, hybriden Umgebungen mit großen Datenmengen in vielen unterschiedlichen Formaten kann diese Funktionalität den Such- und Konsolidierungsaufwand für die Mitarbeiter signifikant senken.
Die G Suite bringt "out of the box" sogar einige ausgereifte BI-Funktionalitäten mit. Das Google Data Studio erweitert die Plattform um Möglichkeiten, große Datenaufkommen dynamisch zu visualisieren und damit zugänglich, transparent und praktisch nutzbar zu machen. Auf diese Weise lassen sich strukturierte Datengrundlagen grafisch und dynamisch darstellen und statistisch auswerten.
Datenschutz und Compliance
Natürlich stehen in großen Unternehmen Sicherheits- und Compliance-Aspekte ganz oben in der Prioritätenliste, wenn es um Software geht. Hier bietet die G Suite nicht nur durch ein ausgereiftes Spam- und Bedrohungserkennungssystem für E-Mails, sondern inzwischen auch KI-gestützte Sicherheitsfunktionen, die in abgelegten und geteilten Dateien verdächtige Situationen und Aktivitäten erkennen.
Nicht zuletzt nimmt Google die Themen Datenschutz und Revisionssicherheit sehr ernst. Noch einmal detailliert auf diese Aspekte einzugehen, würde allerdings den Rahmen dieses Beitrags sprengen. Daher verweise ich an dieser Stelle noch einmal auf unsere früheren Artikel zum Thema, in denen Sie ausführliche Details finden:
- Google Cloud erfüllt die Anforderungen von BSI C5 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik
- G Suite und Google Cloud: Datenschutz, Datenschutzrecht & DSGVO / GDPR – Was Sie wissen sollten
- Revisionssichere und DSGVO-kompatible Mail-Archivierung im Google Vault
Individuelle Weiterentwicklung
Bei der Evaluation sollten Teams es schließlich nicht versäumen, sich einen Überblick über die erweiterten Möglichkeiten zu verschaffen, die die Google Cloud Platform dem Unternehmen eröffnet. Vor allem Entwicklungswerkzeuge wie Apps Scripts und der App Maker sind wertvolle Helferlein, um die G-Suite-Instanz nach individuellen Wünschen anzupassen und funktionell zu ergänzen.
Mit diesen Technologien lassen sich eigene Apps für die G Suite, Add-ons für die bestehenden G-Suite-Anwendungen, Automatisierungen oder Business-Development-Projekte auf sichere Art und Weise mit vertretbarem Aufwand umsetzen und ausliefern.
Von der losen Tool-Sammlung zum integrierten Enterprise-Paket
Mit der G Suite hat Google den Weg von einer Toolbox, die früher gerne als Sammlung netter Endkunden-Tools wahrgenommen wurde, zu einer umfassenden Unternehmenslösung konsequent und zielsicher verfolgt. Sie ist nicht nur längst in den Enterprise-Bereich vorgedrungen, sondern hat sich dort fest etabliert und zu einer seriösen Office-Alternative auch für große Unternehmen und weltweit verteilte Konzerne gemacht, die auch noch vergleichsweise kosteneffizient ist.
Teams, die in ihren Organisationen moderne Cloud-basierte Office-Lösungen evaluieren und die sich einer ergebnisoffenen, objektiven Analyse verpflichtet fühlen, sollten die Google G Suite auf jeden Fall testen. Dabei helfen wir Ihnen gerne!
Ihr Partner für die G Suite und Google-Cloud-Lösungen
Interessieren Sie sich für moderne Zusammenarbeit in Unternehmen mit Google-Software als Office-Alternative? Melden Sie sich bei uns, wenn Sie Fragen haben oder mehr wissen möchten: Wir sind offizieller Google Cloud Partner und beraten Sie gerne unverbindlich zur Einführung, Lizenzierung und produktiven Nutzung der Google G Suite!
Weiterführende Infos
Weshalb sich große Organisationen für die Google G Suite als Office-Alternative entscheiden
Microsoft Word Online vs. Google Docs: Zwölf Funktionen im Vergleich
Google G Suite: Offline-Modus und bessere MS-Office-Kompatibilität
Google G Suite: Revisionssichere und DSGVO-kompatible Mail-Archivierung im Google Vault
