Infomeetings mit News für denselben Wissensstand: Alternative zu einem Intranet?

Wie informieren Unternehmen ihre Mitarbeiter, wenn sie kein erfolgreiches Intranet haben?

Im Rahmen meiner Überlegungen, wie wir mehr Kunden ansprechen können, mache ich mir oft darüber Gedanken, welche Mittel diese in ihren Organisationen eigentlich nutzen, um ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten. Das ist eine hilfreiche Frage, weil die meisten Unternehmen eben gar keine funktionierenden digitalen Lösungen haben, sondern sich mit Umwegen behelfen.

Ich lese gerade das Buch Und mittags geh' ich heim... von Detlef Lohmann. Und darin bin ich auf Infomeetings gestoßen.

Infomeetings: Jetzt hören wir die News und sind alle wieder auf demselben Wissensstand

Auf Seite 108 schreibt Lohmann:

"So sind zum Beispiel regelmäßige Infomeetings mit ganzen Teams unabdingbar, um gut zu arbeiten. Dort informiert der Verantwortliche das ganze Team über wichtige Änderungen, strategische Themen oder besondere Kundenwünsche. Diese Meetings dauern meist nicht lange, und die Erwartungshaltung des Team ist ganz klar: 'Wir hören uns jetzt die News an und haben danach alle wieder den gleichen Wissensstand.'"

An dieser Stelle läuft es mir mit unserer Intranet-Lösung doch kalt den Rücken runter. Natürlich ist mir klar, dass ein Buch von 2012 vermutlich eine Situation aus dem Jahr 2010 oder noch früher beschreibt. Und wir selbst vertreiben unsere Linchpin-Intranet-Lösung am Markt ja erst seit 2014. Confluence nutzen wir in dem Zusammenhang aber schon seit 2008 und Wikis bereits seit Anfang 2000. Und es passt halt genau in mein Beuteschema: Infomeetings statt Intranet also.

Die Schreibe von Detlef Lohmann ist sehr authentisch und sympathisch. Das Buch liest sich toll. Er scheint ein innovativer, offener und zukunftsgerichteter Geschäftsführer zu sein, den seine Mitarbeiter zurecht lieben dürften. Und er wurde schon von Niels Pfläging, Lars Vollmer und Mark Poppenborg als innovativer Mensch referenziert.

Auf Seite 113 führt er aus:

"Bisher war ich kein großer Fan von Automatisierung. Ich bin eigentlich ganz zufrieden mit der manuellen Bedienung und dem Output. Auch will mir nicht einleuchten, warum eine Automatisierung mehr Flexibilität zur Folge haben soll."

Daraus spricht viel gesunder Menschenverstand und eine gesunde Skepsis gegenüber Digitalisierung, Computer und Software als Allheilmitteln.

Lohmann scheint bereits 2012 den meisten Unternehmen des Jahres 2019 gedanklich und organisatorisch voraus gewesen zu sein. Und da empfiehlt dieser bodenständige, schlaue Unternehmensführer doch tatsächlich "Infomeetings" als "unabdingbbar"?

Das hat mich beeindruckt. Tatsächlich plätscherte das Buch bis dahin ein bisschen dahin, denn für mich waren die meisten Ideen nicht neu. Ja, die Transparenz muss hoch. Bei uns hängen sogar Kontostände für Kunden sichtbar in der Teeküche aus. Natürlich müssen die Zielvereinbarungen weg. Gibt es bei uns längst nicht mehr. Ja, wir hängen die Kennzahlen aus. Alle. Ja, die Entscheidungen werden in der Peripherie getroffen. Ich als Geschäftsführer weiß oft gar nichts davon. Ja, die meisten Meetings sind Zeitverschwendung und sollten abgeschafft werden. Aber ausgerechnet Infomeetings dürfen und sollen bleiben?!

Informationen sollten immer transparent und zugänglich sein

Die Infomeetings gehören für mich ebenfalls in die Kategorie "Zeitverschwendung". Wenn jemand eine Information hat, sollte er diese doch sofort für alle anderen verfügbar machen. In einem Gruppenchat wie Slack oder besser Google Chat oder zur Not auch Microsoft Teams können wir in Echtzeit darüber diskutieren - und das sogar von unterwegs via Smartphone.

Nicht mehr in Echtzeit, aber immer noch schnell, persistent und themenfokussiert diskutieren wir im Microblog (z.B. in Linchpin) oder von mir aus auch in Yammer oder Facebook Workplace.

Und dann veröffentlichen wir wichtige Nachrichten wie in einer Zeitung in internen Weblogs (da ist Linchpin durch die Personalisierung wirklich bärenstark). Ich weiß gar nicht, welche Plattform man hier alternativ als etabliert ansehen darf. Die großen Unternehmen nutzen dafür oft millionenschwer zusammengefrickelte SharePoint-Eigenbau-Lösungen, die möglicherweise irgendwann mal passgenau waren, in der Regel inzwischen aber hoffnungslos überholt und (seitens der Mitarbeiter) großflächig verhasst sind.

Die höchste Persistenz haben schließlich Wiki-Seiten, die ständig geändert werden können, aber hauptsächlich als Referenz und zur Dokumentation dienen. Der Nachrichtenwert ist zwar gering. Aber der Wissensschatz wächst bei intensiver Nutzung Wikipedia-ähnlich an und ist unermesslich hoch.

Ein Evergreen: Kommunikationskanäle im Unternehmen

Schon im Jahr 2010 haben wir hier über Kommunikationskanäle im Unternehmen geschrieben. Den Artikel benutze ich immer noch gerne und häufig. Und die Grafik ist auch nach wie vor hilfreich:

Unternehmenskommunikation Kanäle Intranet

Und jetzt frage ich mich, wo ich in diesem Konzept etwas falsch sehe oder was Detlef Lohmann 2012 übersehen haben mag, als er damals sein Buch in Arbeit hatte.

In der Regel stehen Unternehmen einfach gar nicht die erforderlichen technischen Werkzeuge zur Verfügung. Und ähnlich wie Wikis technisch als Kitt funktionieren, fungieren in der analogen Welt dann eben Meetings als "Brücke" für die Lücken in der Technologie. Das ist meine plausibelste Erklärung. Vielleicht will Lohmann dieses ganze Arsenal an Software auch gar nicht in seinem Unternehmen haben. Wenn alle an einem Standort arbeiten, wie man es bei Gisbert Beckmann vom April 2019 nachlesen kann, ist tatsächlich sehr viel Kommunikation analog durchführbar.

Aber ich werde Detlef Lohmann anschreiben und mal fragen. Das gehört sich ja auch bei einem vernünftig recherchierten Artikel so. Außerdem bin ich sicher, dass er ein umgänglicher Typ ist, mit dem man reden kann. Vielleicht komme ich dadurch in einen engeren Kontakt. Ich aktualisiere diesen Artikel natürlich mit seinen Antworten, wenn ich welche bekomme.

Was machen Sie jetzt mit Ihren Infomeetings?

Ich weiß leider nicht, wie weit diese Art von Synchronisationsmeetings verbreitet ist. Falls es so etwas auch bei Ihnen gibt, würde ich vorschlagen, dass Sie sich diese Kommunikationsform mal genauer ansehen.

Auch bei uns kommen die Teams täglich in ihren Daily Standups zusammen. Das ist ja ein etabliertes Artefakt aus den agilen Vorgehensmodellen. In diesen Meetings sprechen die Leute aber nicht über "News", sondern stimmen sich zu ihrer produktiven Arbeit und möglichen Hindernissen ab: Woran habe ich gestern gearbeitet und was mache ich heute? Was blockiert mich? Welche Unterstützung brauche ich? Diese Standups sind also hochgradig operativ und haben sicherlich nicht das Ziel, einen gemeinsamen "Wissensstand bei News" herzustellen.

Brauchen Sie also Infomeetings, weil Informationen in Ihrem Unternehmen nicht einfach so reibungslos fließen können? Dann ist die wichtigste Erkenntnis aus diesem Artikel die folgende:

Ja, alle Mitarbeiter können gleichzeitig immer über alle wirklich wichtigen Dinge Bescheid wissen!

Es ist keine Utopie. Und es ist auch keine Ausnahme, die nur in Technologieunternehmen möglich ist. Mit einfachen Software-Lösungen kann man heute dafür sorgen, dass sich Neuigkeiten rasend schnell verbreiten. Die Grenzkosten dafür sind sehr gering. Durch Personalisierung lässt sich die Relevanz von Nachrichten noch steigern. Aber das ist erst bei 500 Mitarbeitern oder mehr wirklich wichtig.

Der Konsum und die Diskussion dieser Nachrichten erfolgen übers Smartphone (bei uns via Linchpin Mobile) und auf der Linchpin-Weboberfläche. Natürlich werden Mitarbeiter bei wirklich wichtigen Themen zusätzlich auch per E-Mail informiert und können die meisten Infos dort auch (fast) vollständig konsumieren. Allerdings finden Interaktionen dann wieder in der mobilen App oder auf der Web-Oberfläche statt.

Analysieren Sie doch mal, wie viel Zeit und Geld diese Meetings kosten

Die Durchführung solcher Infomeetings ist keinesfalls eine Nichtigkeit. Ich habe an anderer Stelle schon darüber geschrieben, wie kostbar synchrone Arbeitszeit heutzutage ist. Geld ist gar kein hinreichendes Maß, um den Schaden zu beziffern. Die Kreativität, die uns in Deutschland von Niedriglohnländern unterscheidet; die Bewältigung von Komplexität, die sich eigentlich nur noch in interdisziplinären Teams überhaupt sinnvoll und wirksam angehen lässt - dafür braucht man die synchrone Anwesenheit.

Wer aber die ganze Zeit in öden und sinnlosen Meetings hockt, kann nicht an den wichtigen Problemlösungen seiner Kunden arbeiten. Meetings sollten wirklich die allerletzte Option sein. Denn die Kosten sind enorm. Und der Spaß, den es macht, anderen dabei zuzuhören, wie sie Nachrichten verkünden, ist - sagen wir mal: ausbaufähig.

Asynchrone Kommunikation und Intranet Asynchrone Kommunikation und Intranet
So mag ich Meetingräume am liebsten: ungenutzt und leer

Nachrichten werden auf dem Smartphone und unterwegs konsumiert

Warum sollte es im Unternehmen anders sein als bei Nachrichten im Internet? Sie müssen über das Smartphone und den Rechner einfach zugänglich sein. Sie müssen in digitaler Textform vorliegen, unterstützendes Bildmaterial und wenn möglich und sinnvoll auch Videos sind super. Und idealerweise sind direkte Interaktionsmöglichkeiten für Feedback und Diskussionen vorhanden.

Es gibt im Jahr 2019 keinen Grund mehr, den eigenen Mitarbeitern so etwas nicht anzubieten. Und ja, das geht auch sicher und geschützt mit Systemen hinter der Firewall.

Möchten Sie mit uns mal darüber sprechen, ob und wie Sie Infomeetings oder andere Relikte aus dem Mittelalter der internen Kommunikation durch ein modernes Social Intranet ersetzen können, das für alle Mitarbeiter einfach zugänglich ist? Melden Sie sich einfach bei uns!

Update

Detlef Lohmann hat tatsächlich auf meine Mail geantwortet. Er kam sogar nach Wiesbaden gereist und wir haben uns einen ganzen Tag lang ausgetauscht. Der Eindruck aus dem Buch - und inzwischen habe ich auch sein zweites gelesen - hat sich bestätigt: ein wirklich außergewöhnlicher Typ, der beeindruckt. Allerdings tickt er tatsächlich ganz anders als ich.

Während ich ganz viel digital mache, ist er ein sehr analoger Typ. Sein Unternehmen richtet er so aus, dass alle auf einem Stockwerk sitzen und sich sehen können. Er erlebt zwar, dass einige Entwickler nachts arbeiten und eben nicht immer jeder vor Ort präsent ist. Aber in unserer Diskussion blieb offen, wie das aufgelöst wird.

Aktuell erzielen sein Unternehmen Allsafe und er jedenfalls beeindruckende, nein eher phänomenale Ergebnisse mit dieser direkten, persönlichen und menschlichen Art der Kommunikation. Wenn Sie das auch leben können, sollten Sie das tun. Und der Rest sollte sich vielleicht doch mal Linchpin ansehen. Das wollte Herr Lohmann mit seinem Team jetzt auch mal (zusätzlich) machen.

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Linchpin ist die ausgereifte Lösung, die Confluence zu einem vollwertigen Social Intranet ausbaut. Möchten Sie mehr erfahren? Gerne sprechen wir mit Ihnen über Ihre Anforderungen und Anwendungsfälle und laden Sie zu einem Demotermin ein. Ausführliche Infos zu Funktionen, Vorteilen und Preisen finden Sie auf unserer Website zur Suite. Oder schauen Sie sich die Möglichkeiten doch mal in einem konfigurierten System an: Unsere öffentliche Demoinstanz ist jederzeit verfügbar und prima geeignet, um sich einen ersten Eindruck zu verschaffen.

Weiterführende Infos

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