Vorgangsarchivierung in Jira Data Center

So, wie eigentlich jeder es daheim gerne schön, ordentlich und gemütlich hat, wünscht sich auch jedes Unternehmen und jedes Administrationsteam saubere, performante, nicht zugemüllte Software-Systeme, die ihre Aufgaben zuverlässig und reibungsarm erfüllen und in denen die Anwender ihre gesuchten Informationen schnell finden.

Gerade in einem System wie Atlassian Jira muss man sicher nicht schlampig sein, um mit der Zeit zahllose Projekte und Tickets anzuhäufen, die irgendwann nicht mehr aktuell sind und quasi im Jira-Niemandsland schlummern. Und diese Inhalte sammeln sich naturgemäß an.

Solche veralteten Datenbestände verkomplizieren die Dinge auf zwei Ebenen: Für Nutzer wird es immer schwieriger, ihre gesuchten aktuellen Informationen effizient zu finden. Noch schwerer wiegt die Gefahr, dass sehr viele ungenutzte Altdaten letztlich die gesamte Jira-Instanz verlangsamen und zu Performance-Verlusten führen.

Um systematisch ein professionelles Maß an Datenhygiene herzustellen, das auf skalierendem Enterprise-Niveau nötig ist, hat Atlassian für Jira Data Center und Jira Service Desk Data Center ein Feature zur Vorgangsarchivierung ausgeliefert – einen einfachen, aber mächtigen Weg, um nicht mehr benötigte Informationen aus Jira zu entfernen und so die Suchzeiten zu verkürzen und die Performance zu verbessern. Mit der Einführung der Archivierung auf Vorgangsebene steht eine wirksame und sinnvolle Ergänzung zur bereits vor einiger Zeit implementierten Projektarchivierung inzwischen standardmäßig bereit.

Eine robuste Archivierungslösung für Jira

Ohne Vorgangsarchivierung ist es selbst für erfahrene Administratoren nicht trivial gewesen, Jira ordentlich und performant zu halten. Sie hatten diese Optionen:

  • Sie belassen alte Informationen im System und nehmen ein unendliches Wachstum der Produktivinstanz hin. Auf skalierender Enterprise-Ebene ist das keine Option.
  • Sie jonglieren mit Workarounds. Einer besteht beispielsweise darin, Berechtigungsschemata zu ändern und Daten auf diese Weise zu verbergen; das hilft aber in Perfrormance-Fragen nicht weiter. Eine andere Option ist der Export von Projekten und Vorgängen, was wiederum der Performance hilft, die Daten aber außer Reichweite schafft. Es sind eben Workarounds.

Im letzten Jahr hat Atlassian dann endlich die Projektarchivierung eingeführt – eine native Lösung, um die Performance der Instanz durch die Archivierung ganzer Projekte zu stabilisieren. Doch nicht immer können Teams komplette Projekte "einstampfen" und ins Archiv verfrachten: Bei dauerhaften Entwicklungsprojekten, Projekten, die nach Teams benannt sind, Projekten für bestimmte Unternehmensfunktionen wie "Support" usw. geht das nicht.

Mit der Vorgangsarchivierung wird die Archivierungslösung also ergänzt, sodass auch individuelle Vorgänge einzeln, im Block oder durch Automatisierungen im Archiv abgelegt werden können. So schaffen Admins mehr Ordnung und Sichtbarkeit für aktuelle Informationen und verbessern die Stabilität und Leistung ihres Systems.

Archivierung für eine bessere Performance

Diese Auswirkungen kann Atlassian auch mit einigen Zahlen belegen, die verdeutlichen, wie die Jira-Performance sich durch Datenhygiene verbessert. Selbst nach den signifikanten Performance-Optimierungen, die mit dem Plattform-Release Jira 8.0 einhergegangen sind, konnte Atlassian in Performance-Tests deutliche zusätzliche Reduktionen der Reaktions- und Ladezeiten messen. In einer Instanz mit 7 Mio. Vorgängen und 43 Prozent archivierten Tickets wurden die folgenden Werte beobachtet:

  • um 9 Prozent schneller ladende Backlogs
  • um 28 Prozent schnellere JQL-Suchen
  • um 44 Prozent kürzere Reindizierungen
  • um 42 Prozent geringere Indexgrößen

Insgesamt hat das Testteam festgestellt, dass die Jira-Performance eine Linearität im Verhältnis zur Menge der archivierten Informationen aufweist: Je mehr Daten entfernt werden, desto deutlicher merklich sind die Verbesserungen.

Dabei ist jedoch auch zu beachten, dass viele Faktoren eine selbst gehostete Jira-Instanz beeinflussen, darunter das Netzwerk und die Hardware-Konfiguration. Individuelle Performance-Tests können daher zu abweichenden Werten führen.

Strategien für eine regelmäßige Archivierung

Wenn es darum, welche Jira-Vorgänge archiviert werden sollen, halten die meisten Administrationsteams die folgende Frage für die relevanteste: Müssen diese Informationen weiterhin auffindbar sein?

Falls die Admins in Abstimmung mit den Projektteams und/oder gemäß ihrer etablierten Datenhygiene-Prozesse zu dem Schluss kommen, dass die Antwort "nein" lautet, dann stehen einer Archivierung eigentlich keine Argumente mehr im Wege. Und damit verschwinden die Daten nicht aus dem System: Sie sind nach wie vor vorhanden und für Administratoren jederzeit sichtbar; sie können auch problemlos wieder aus dem Archiv zurück in die Produktivumgebung geholt werden.

Zwei sinnvolle Ansatzpunkte für eine Archivierungsstrategie sind diese beiden Schritte:

  • Eine Suche nach abgeschlossenen Vorgängen, die in den letzten X Monaten oder Jahren nicht mehr verändert wurden.
  • Eine Suche nach alten Komponenten oder ausgelieferten Versionen ohne Log-Aktivität.

(Vor allem am Anfang ist es natürlich empfehlenswert, dass sich das Admin-Team stets mit den Eignern der entsprechende Vorgänge bzw. Projekte dahingehend kurzschließt, ob diese Informationen nun weiterhin im Produktivbetrieb benötigt werden oder nicht.)

Die Archivierung an sich ist ein simpler Arbeitsschritt, der per Klick in einem Vorgang selbst oder mithilfe von JQL-Abfragen als Massenbearbeitung durchgeführt werden kann. Dieses kurze Video zeigt, wie das funktioniert:

Zusätzlich hat Atlassian für Admins die Möglichkeit implementiert, in Archiven zu browsen, um wiederherzustellende Vorgänge schnell zu finden (beispielsweise zu Audit-Zwecken). Für Teams, die ihre Prozesse automatisieren möchten, gibt es sogar ein Set an APIs, die die regelmäßige Archivierung erleichtern.

Best Practices für die Archivierung

Je intensiver die produktiven Teams mit Jira arbeiten, desto wichtiger ist es für Administratoren, die Plattform zukunftsfähig zu machen. Dafür ist ein langfristiger Plan für das Entfernen nicht mehr aktueller Daten wichtig. In vielen Teams haben sich dafür die folgenden drei Aspekte als besonders relevant erwiesen:

  • Den richtigen Ansatz finden: Die Archivierung individueller Vorgänge bietet mehr Flexibilität und Präzision, wohingegen das Archivieren kompletter Projekte sich positiver auf die Performance auswirkt.
  • Nicht mehr aktuelle Informationen archivieren: Es ist nicht schwer, Kandidaten für die Archivierung zu finden. Admins sollten die Projektliste durchgehen und nach großen Projekten suchen, deren Vorgänge seit X Monaten oder Jahren nicht mehr aktiv genutzt wurden. Eine zusätzliche Abstimmung mit den Projekteignern ist auf jeden Fall sinnvoll.
  • Teams zur Archivierung befähigen: Dank delegierbarer Berechtigungen ist es möglich, die produktiven Teams in die Lage zu versetzen, ihre Vorgänge selbständig zu archivieren. Dann kann die Archivierung zum Beispiel ein fester Bestandteil des regelmäßigen Backlog-Refinement-Prozesses werden.

Indem administrative Teams sich der Datenhygiene ihrer Jira-Instanz wirksam und langfristig annehmen und indem sie Parameter etablieren, wann welche Informationen archiviert werden oder nicht, schaffen sie die Grundlagen für ein gesundes, schnelles System und sichern sich Spielraum für die Zukunft.

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