Das Teilen und Dokumentieren von Wissen generiert in Organisationen direkten Nutzen in Form von Effizienz. Zum Beispiel für das Zeit- und Qualitätsmanagement ist das besonders wichtig. Genau deshalb sind Wiki-Systeme wie Confluence so praktisch. Denn sie eignen sich perfekt für diese Aufgabe. Die Inhalte können von verschiedenen Nutzern angelegt, und wiederum von anderen Nutzern editiert werden.

Um dabei sowohl eine Zeitersparnis als auch eine einheitliche Struktur gewährleisten zu können, können für das Erstellen von Seiten Vorlagen und Blaupausen genutzt werden.

Begriffsdefinition: Vorlagen und Blaupausen

Vorlagen sind, im Grunde genommen, Seiten mit vordefinierten Inhalten. Das heißt, dass (Bereichs-)Administratoren mithilfe des gewöhnlichen Confluence-Editors Vorlagen erstellen können. Anschließend stellen sie die Vorlagen den Nutzern zur Verfügung. Außerdem können rudimentäre Variablen eingesetzt werden, die beim Anlegen einer neuen Seite im sogenannten "Vorlagenassistenten" abgefragt werden.

Blaupausen, hingegen, sind deutlich mächtiger als Vorlagen. Sie wurden vor ungefähr sechs Jahren von Atlassian in Confluence eingeführt. Und auch wenn sie auf Vorlagen basieren, vereinfachen Sie den Erstellungsprozess von Seiten enorm. Nämlich dadurch, dass Blaupausen deutlich mehr Funktionen aufweisen.

Demzufolge können bspw. Seitentitel automatisch einen Präfix erhalten. Oder man kann für jeden Bereich dynamische Übersichtsseiten führen. Es werden auch mehr Variablen von verschiedenen Feldtypen unterstützt. Im Gegensatz zum Assistenten, der bei Vorlagen zum Einsatz kommt, werden Variablen intuitiv und nahtlos in dem "Erstellen"-Dialog als Formular angezeigt.

Anders als bei Vorlagen, sind für die Bereitstellung von Blaupausen aber Programmierkenntnisse (Velocity und Java) erforderlich.

Vorlagen und Blaupausen im direkten Vergleich

Vor- und Nachteile von Vorlagen:

Vorteile	Nachteile
(Bereichs-)Administratoren können Vorlagen direkt im System anlegen.	Der Vorlagen-Assistent ist nicht intuitiv und wirkt wie ein Fremdkörper.
Änderungen können schnell vorgenommen werden.	Variablen werden nur rudimentär unterstützt und sind nicht besonders hilfreich.
	Nur Seiten werden unterstützt.
	Es existiert nur ein Standard-Icon für alle Vorlagen.

Vor- und Nachteile von Blaupausen:

Vorteile	Nachteile
Eine deutlich bessere Nutzerführung ist durch Variablen ermöglicht, die über eine intuitive Formulareingabe gesteuert werden.	Blaupausen müssen mit Velocity und Java programmiert werden.
Es gibt deutlich mehr Feldtypenunterstützung bei Variablen (Benutzererwähnung, Stichwörter, etc.).	Blaupausen können nur vom Confluence-Administrator auf globaler Ebene installiert werden.
Es gibt vordefinierte Einstellungen am Seitentitel (Präfix, Variablenunterstützung).	Änderungen (z. B. neue Variablen, Fehlerkorrektur) müssen stets im Programmiercode vorgenommen werden.
Automatische Erstellung von Übersichtsseiten.
Icons können individuell gewählt werden.
Weitere Inhaltstypen wie Blog-Einträge oder Bereiche werden unterstützt.

Blueprint Creator - die perfekte Fusion

Blaupausen erlauben eine schnelle, benutzerfreundliche, strukturierte und dynamische Erfassung von Daten. Insofern haben sie den Vorlagen also einiges voraus. Und dennoch werden Vorlagen häufiger eingesetzt. Die Erklärung: Die Programmierkenntnisse stellen für Blaupausen eine Hürde dar. Doch man muss nicht auf die Vorteile der Blaupausen verzichten. Der Blueprint Creator vereint beide Features.

Kurz gesagt: Mit dieser App ist es möglich, die Funktionen von Blaupausen in Vorlagen zu integrieren. Und das ganz ohne Programmierkenntnisse. Dadurch ist es möglich, die Vorteile von Vorlagen zu nutzen, und die Nachteile von Blaupausen zu ignorieren. Analog dazu kann man Blaupausen natürlich auch für Bereiche und Blog-Einträge erstellen.