ERPNext bei Seibert Media nach 12 Monaten ERP-Einführung

Heute findet die diesjährige europäische ERPNext-Konferenz in unserem Büro statt. Hier ist das Konferenzprogramm. Mein Ansatz für meinen Vortragsbeitrag ist frei nach dem Vorbild von Gary Vaynerchuk, ganz ohne Folien zu arbeiten. Mal sehen, wie das funktioniert. In Vorbereitung habe ich den folgenden Text erarbeitet. Und da ich den eh nicht 1:1 vortragen kann, teile ich den jetzt hier mit Euch.

Wenn Ihr schnell entschlossen seid, dann kommt doch später einfach vorbei. Ihr könnt Euch hier bei meetup anmelden. Die Teilnahme ist kostenfrei.

Im September 2018 sind wir mit ERPNext gestartet

Im letzten Jahr habe ich Euch etwas über uns als Unternehmen und unseren Auswahlprozess für ERPNext erzählt. Wir haben uns Salesforce angesehen. Wir haben SAP Business by Design evaluiert. Und am Ende haben wir uns für ERPNext entschieden. Hier ist der Artikel mit dem Bericht über meinen Vortrag und die Video-Aufzeichnung:

Hier ist eine Playlist mit einer Liste aller Vorträge im letzten Jahr.

Wir haben in 12 Monaten 5% Durchdringung erreicht, wo ich mir 80% erhofft hatte.

Diese Entscheidung haben wir bis heute nicht bereut. Auch wenn die Geschwindigkeit einer ERP-Implementierung so schneckenlahm vor sich geht, dass ich platzen könnte. Als ich meinen Vortrag im letzten Jahr gehalten habe, dachte ich, dass wir in diesem Jahr eigentlich 80% unserer Ziele bereits erreicht hätten. Tatsächlich sind es eher 5%.

Wie kann der da zufrieden sein, fragen Sie sich? Das ist recht einfach zu beantworten. Wir erhalten aus ERPNext mehr Nutzen, als wir an Geld reinstecken. Das ist natürlich nicht das einzige, was zählt. Aber es ist eine wirklich wichtige Grundlage.

10 Millionen US-Dollar mit knapp 2.000 Datensätzen nur durch ERPNext ermöglicht

In den letzten paar Monaten haben wir zum Beispiel in knapp 2.000 Fällen ein Gesamtvolumen von mehr als 10 Millionen US-Dollar mit Atlassian-Lizenzen über ERPNext im Handel abgewickelt. Ein großer Teil davon sind gar nicht unsere eigenen Lizenzen, sodass man diesen Handelsumsatz nicht mit Gewinn verwechseln darf. Aber wenn wir den kompletten Ablauf nicht voll automatisiert hätten, wäre es gar nicht möglich gewesen, diese Menge an Umsatz überhaupt abzuwickeln.

170.000 Artikel in Sekunden zusammen klicken und zig Varianten generieren. Der Rest ist automatisiert.

Früher hat mein EDV-Prof in der Uni mal gesagt: “Die IT ist ein Enabler.” Für uns ermöglicht ERPNext dieses Volumen-Geschäft erst. Ohne die Automation könnten wir gar nicht skalieren. Ganz konkret haben wir einen manuellen Prozess, der viele Minuten pro Fall gekostet hat, auf einen Prozess reduziert, der weniger als eine Minute dauert. Vorher musste manuell mit viel Hintergrund-Wissen und Erfahrung ein Warenkorb aus knapp 170.000 Artikeln individuell für den Kunden zusammengestellt werden. Oft in vielen verschiedenen Varianten. All das passiert jetzt mit wenigen Klicks und rasend schnell in ERPNext. Das spart sehr viel Zeit und macht uns für Kunden viel flexibler, schneller und effizienter.

13.000 Kunden und 42.000 Kontakte aus 4 Systemen zusammen geführt.

Im Rahmen dieses Prozesses haben wir 13.000 Kunden und 42.000 Kontakte aus zahlreichen verschiedenen Systemen importiert und aktualisieren diese teilweise heute noch, wenn dort neue Datensätze hinzugefügt werden.

Das ist der größte Erfolg, den wir nach einem Jahr Nutzung vorweisen können. Um das wieder etwas klein zu reden. Diesen Erfolg haben etwa 5 bis 10 Anwender in ERPNext ermöglicht. Im gesamten Unternehmen arbeiten inzwischen aber über 170 Personen. Unsere Durchdringung liegt mit allen Anwendungsfällen aktuell vielleicht bei 10 bis 20% der Belegschaft.

6 Personen (1 PO, 5 Entwickelnde) kosten monatlich 27 TEUR

Wir arbeiten an der Software mit einem professionellen Team, dessen einzige Aufgabe es ist, ERPNext zu implementieren und weiter zu entwickeln. Dieses Team ist seit Sommer 2018 mit ERPNext beschäftigt. Davor hat es sich um interne Automation ohne ERP-Software gekümmert. Seit letztem Jahr haben wir 300 bis 400 TEUR in die Entwicklung und Anpassung von ERPNext investiert. Es kommt ein bisschen darauf an, wie man das berechnet. Es sind 6 Personen. 2 Vollzeitkräfte, drei Studierende und ein 1 Praktikant. Insgesamt fließen monatlich etwa 700 Stunden in die Entwicklung von ERPNext bei Seibert Media. Das produziert aktuell etwa 27 TEUR an Kosten pro Monat.

Lizenzkosten: 0 Euro

Bei dieser Zahl muss man etwas vorsichtig sein. Intern wurde das Investitionsvolumen schon oft mit den Lizenzkosten von Salesforce oder SAP verglichen. Tatsächlich hätten wir nahezu genau die gleichen – in wenigen Fällen mehr oder weniger – Kosten gehabt, wenn wir eine andere Software genutzt hätten.

Hier spielt ERPNext seine Stärke perfekt aus. Unsere Entwickler haben nämlich mit der Programmiersprache Go, Apache Kafka und weiteren Elementen eine eigenständige Lösung entwickelt, die die Daten eigenständig in ERPNext importiert und dort verwaltet und aktualisiert. Das kann man sich sehr vereinfacht wie einen Mitarbeiter vorstellen, der Millionen von Änderungen an der Software in kurzer Zeit machen kann.

Superschnelle Entwicklungsumgebung und komplette Freiheit für Teams

Dieses Modell führt zu einem sehr einfachen Deployment-Prozess für unsere ERPNext-Implementierung. Man nehme unser öffentlich zugängliches Docker-Image von ERPNext und installiere das zum Beispiel als Software-Entwickler auf seiner lokalen Maschine. (Das kann übrigens jeder machen, weil das einfach nur die Core-Software von ERPNext aus deren github-Repo ist.) Danach installiere man die Seibert Media App mit den ganzen Anpassungen und zusätzlichen Funktionen, die für Seibert Media erforderlich ist. Dann spiele man die Daten (anonymisiert) aus dem Kafka-Dienst in die lokale Instanz ein. Fertig ist das lokale Test-System zum Entwickeln.

Die Flexibilität in der Software-Entwicklung und die anpassbare bärenstarke API haben auch schon andere tolle Vorteile im Unternehmen hervor gebracht. So haben wir in verschiedenen anderen Unternehmensbereichen begonnen, eigenständig Anwendungsfälle in ERPNext zu bauen. Dabei haben Software-Entwickler aus den anderen Teams sich ein bisschen (in der Regel ein paar Stunden, deutlich weniger als 2 Tage) eingearbeitet. Danach haben sie eigenständig implementiert. Teilweise sind die Anwendungsfälle schon in Nutzung. Teils auch noch in Vorbereitung. Wir steuern das nicht, sondern überlassen den einzelnen Teams die Wahl, das schneller umzusetzen oder langsam angehen zu lassen.

Ganz konkret gibt es Entwicklungen und spezielle Nutzungsplanung in den Bereichen Marketing, Google Cloud, Vertrieb, Support, Personalverwaltung, Rechenzentrumsbetrieb und Cloud-Dienste.

Tracking und Optimierung für über 10.000 Marketing Assets

Unser Marketing hat inzwischen sämtliche öffentliche Inhalte, die wir so produziert haben, auf unseren Plattformen zu einzelnen Marketing Assets gemacht. Ein Marketing Asset ist zum Beispiel ein Blog-Artikel wie dieser hier. Oder eine Seite in unserem öffentlichen Wiki. Oder eine Antwort in unseren Antwortenportal. Das allein sind schon über 10.000 Marketing Assets, die wir in ERPNext importieren und dort dann verwalten. Den Marketing-Asset-Prozess habe ich hier für die Interessierten mal für die Community erklärt.

Das klingt vielleicht auf den ersten Blick für Sie noch wie ein Anwendungsfall für Nerds. Aber wenn Sie auch im B2B-Geschäft sind, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie Medienbrüche in Ihrem Verkaufsprozess haben. Wenn Sie wie Amazon alles im Shop verkaufen, ist das Tracking einfacher.

Aber bei uns bestellt jemand anderes als anfragt. Manchmal vergehen Wochen, Monate oder sogar Jahre, bis es zu einem Auftrag kommt. Mit Hilfe der Marketing-Assets kann ich auch nach 2 Jahren noch meine 250 TEUR für einen Auftrag auf die einzelnen Marketing-Assets verteilen und herausfinden, was im Marketing wirklich viel hilft. Und das mache ich dann noch besser.

Das kann zum Beispiel so ablaufen, dass Sie auf unsere Website kommen, mit uns in Kontakt treten und dort unserer DSGVO-Abfrage zustimmen. Dann erstellen wir ein Profil von Ihnen. Wenn Ihr Unternehmen dann einen Auftrag erteilt, verteilen wir den Auftragswert nach einem Schlüssel auf die einzelnen Marketing-Assets. Fertig ist das noch nicht. Vermutlich Stoff für meine Vorträge in den nächsten Jahren. Aber sowas können die SAPs und Salesforces der Welt gar nicht. Da ist ERPNext einfach viel viel cooler.

Automatisierte Google-Cloud-Abrechnung für 5 TEUR Entwicklungskosten (ROI = 20)

In der Google Cloud verkaufen wir die G Suite, also die bessere und günstigere Alternative zu Office 365, und Rechenzentrumskapazitäten in der Google Cloud. Für unsere Kunden entsteht eine monatliche Rechnung: 10 Nutzer mal 8 Euro sind 80 Euro als Rechnung. Für hunderte von Kunden müssen wir so jeden Monat eine Rechnung erstellen. Leider verändert sich die Rechnung jeden Monat, weil die Nutzer anlegen und deaktivieren und natürlich auch die Rechenkapazitäten sich verändern können. Da Google tagesgenau abrechnet, entstand bei uns bisher jeden Monat ein Aufwand von 2-3 Arbeitstagen allein für die Google-Abrechnung. Und noch viel schlimmer ist, dass wir teilweise bis zu 20 Tage gebraucht haben, um die Rechnungen rauszuschicken. Dann wird natürlich auch später bezahlt und wir müssen Gelder viel länger vorfinanzieren. Mit der Automatisierung entsteht hier ein erheblicher Mehrwert und auch erst die Möglichkeit, das krasse Wachstum in diesem Bereich administrativ überhaupt erst zu bewältigen.

Wie hätten Sie denn bei Ihnen ohne ERPNext so eine Abrechnung automatisiert? Mit SAP? Hätte das dann auch das Google-Team mit einem Vollzeit-Entwickler geschafft, der sich nebenbei über ein paar Wochen mal 50 bis 60 Stunden Zeit nimmt, um das zu entwickeln? Um das noch mal einzureiben: Wir haben mit weniger als 5 TEUR Kosten einen vollautomatischen Abrechnungsprozess für unser Google-Business in ERPNext eingebaut. Den Nutzen über die nächsten 5 Jahre schätze ich auf locker 100 TEUR. Wie geil ist das denn?

Ach ja. Hatte ich schon erwähnt, dass der vollautomatische Abrechnungsprozess keine Fehler macht?

Zentrale Kundendaten: korrekt und stets aktuell

Unser Vertrieb und unser Support sind auf Kundendaten angewiesen. Wenn wir eine Anfrage bekommen, brauchen wir so schnell wie möglich alle Infos über einen Kunden: Wer ist das? Kennen wir die schon? Haben die schon Aufträge erteilt? Gibt es bestehende Verträge, die wir erfüllen müssen? Welche SLAs sind vereinbart? Was ist in den letzten Tagen und Wochen gesprochen und geschrieben worden? Welche Rechnungen sind offen? Welche Angebote sind draußen? Wer sind die Entscheider? Und so weiter und so fort.

Wenn Sie auf einer Website mit uns chatten, dann will ich diese Infos in unserer Chat-Software Intercom haben. Wenn Sie mir eine Mail schicken, will ich das direkt in GMail sehen. Und wenn ich einen Support-Fall in Jira-Service-Desk sehe, sollen diese Infos dort direkt in der Software angezeigt werden. Im Zweifel kann ich immer in ERPNext gehen und mir das komplette Profil anzeigen lassen und dort die Daten auch manipulieren.

Ich glaube, der Anwendungsfall einer zentralen Kundendatenbank, die wirklich alle Infos auf dem aktuellsten Stand beinhaltet und top gepflegt ist, leuchtet jedem sofort ein. Der Nutzen dieser Informationen, integriert nutzbar über alle Software im Unternehmen ist unschätzbar hoch.

Leider sind wir aktuell von diesem Zustand noch recht weit entfernt, auch wenn wir in diesen Bereich des Abgleichs, der Normalisierung und Synchronisation schon viel Zeit investiert haben. Unsere internen Betriebsteams, die für unsere Kunden Atlassian-Systeme wie Confluence, Jira, Linchpin oder Agile Hive betreiben, sind auch gerade kurz davor, sämtliche Infos über Server, Dienste, Verträge und technische Datengrundlagen in ERPNext zu importieren. Dann werden alle Infos aus unserem Infrastructure as a service - Werkzeug (IAAS) BundleWrap in ERPNext landen.

Personalverwaltung kann sich Oberfläche selbst zusammenklicken

In der Personalverwaltung sind wir gerade dabei, die komplette Stammdatenverwaltung in ERPNext abzubilden. Letztendlich kann man sich das so vorstellen, dass die komplette Personalakte nur noch digital in ERPNext dokumentiert wird. An der Stelle gefällt mir an ERPNext supergut, dass jeder Anwender die Oberfläche und auch die Datenfelder von ERPNext kinderleicht ohne Programmierkenntnisse auf der Oberfläche anpassen, erweitern und auf seine Bedürfnisse ausrichten kann. Das bedeutet, dass die Personalverwaltung die digitale Personalakte selbst anlegt und ausgestaltet. Keine teuren SAP-Berater. Keine langen Ausbildungszeiten. Und alle Felder für auch den obskursten Anwendungsfall wie die Parkkarten, die an Mitarbeiter herausgegeben wurden samt Status oder das Datum des Arbeitsvertrags sind sofort systematisch über die ERPNext-API-Schemata verfügbar. Die Personalverwaltung erweitert die Software selbst, und im nächsten Schritt können die Software-Entwickler die Automation übernehmen.

Man muss vermutlich ein Nerd sein, um das so cool zu finden wie ich. Aber am Ende des Tages schafft diese ERP-Lösung für uns als Unternehmen ein enormes Potenzial, kommt schneller voran als andere und ist nachhaltig, weil es für jedes Datenfeld automatisch einen API-Punkt gibt.

Selbst in einem Fall, in dem wir morgen mal unzufrieden mit ERPNext sein sollten, handelt es sich um eine tolle Lösung für uns, weil wir über die APIs jederzeit die Daten strukturiert abziehen und zum Beispiel in SAP oder Salesforce importieren könnten.

Wir sind damit rundum zufrieden. Es könnte halt alles noch schneller gehen, als es aktuell geht. Aber das ist ein Luftschloss im Kopf des Geschäftsführers. In der Realität sind die Ergebnisse im Verhältnis zu unseren Investitionen vollkommen vorzeigbar.

Danke an Frappe und die ERPNext-Community für dieses Stück Software.

Weiterführende Links und Infos