Linchpin Events 3.0: Events für definierte Zielgruppen und ein verfeinertes Berechtigungskonzept

Mit dem Release von Linchpin Events in der Version 2.0, wollten wir unseren Kunden Anfang 2019 erweiterte Möglichkeiten bieten, Events in Confluence einzusetzen. Die starren Grenzen, welche durch das Prinzip "ein Event ist immer an eine eigene Confluence-Seite gebunden" vorgegeben waren, sollten durchbrochen werden. Das ist uns zwar gelungen, allerdings zeigte das Feedback der letzten Monate, dass wir mit unserem Ansatz an manchen Stellen über das Ziel hinaus geschossen waren. Linchpin Events war aus Sicht einiger Kunden mittlerweile zu offen und zwingend erforderliche Abgrenzungen waren nur schwer oder überhaupt nicht mehr umsetzbar.

Mit Linchpin Events 3.0 verfeinern wir die Vergabe von Berechtigungen auf Event-Ebene und möchten hier eine kurze Vorschau darüber geben, was zukünftig möglich sein wird.

Events für Alle - oder optional für eine vordefinierte Zielgruppe

Events sind in den meisten Fällen Veranstaltungen mit einer großen Reichweite im Unternehmen - weshalb sie für viele Mitarbeiter sichtbar sein müssen. Als Event-Organisator möchte man nicht jeden Kollegen einzeln berechtigen, sondern benötigt ein mächtiges Werkzeug, um die Zielgruppe schnell, aber gleichzeitig trennscharf, festlegen zu können. In der Vergangenheit wurde hierzu ein einzelner Confluence-Bereich verknüpft und die Sichtbarkeitsberechtigung für das Event übernommen.

Zukünftig sind neu erstellte Events standardmäßig für alle angemeldeten Confluence-Nutzer sichtbar, sofern keine Einschränkung festgelegt wurde. Auf diese Weise ist es einfach, unternehmensweite Events zu erstellen oder anzukündigen.

Optional kann die Sichtbarkeit eines Events, wie bisher,  über Bereiche auf eine Teilmenge der Nutzer eingeschränkt werden. Da allerdings häufig nicht der eine Bereich existiert, welcher die Zielgruppe des Events vollständig repräsentiert, ist es ab sofort möglich, eine Kombination mehrerer Bereiche anzugeben, für deren Nutzer ein Event sichtbar sein soll.

Auf diese Weise lassen sich auch komplexere Anwendungsfälle abbilden und die Zielgruppe stets an das individuelle Event anpassen.

Editoren pro Event gezielt benennen

Ein weiteres zentrales Thema, welches uns immer wieder als Feedback erreichte, war die nur auf einem sehr generischen Level umsetzbare Vergabe von Editor-Berechtigungen für einzelne Events. Durch das bisherige Koppeln der Editor-Berechtigung an die Berechtigung zum Erstellen von Seiten in einem verknüpften Confluence-Bereich erhielten oftmals zu viele Nutzer die Möglichkeit, zentrale Event-Daten zu ändern, Teilnehmer zu verwalten oder das Event komplett zu löschen.

Mit Linchpin Events 3.0 können Event-Editoren zukünftig explizit auf Basis einzelner Nutzer oder über Confluence-Benutzergruppen benannt werden – und zwar individuell für jedes Event.

Auf diese Weise können sämtliche, event-bezogene Angaben ausschließlich von einer sorgfältig ausgewählten Gruppe von Personen bearbeitet werden. Die Gefahr eines versehentlich oder gar mutwillig verursachten Datenverlustes wird so minimiert.

Ersteller-Info, Teilnehmerlisten und der Umstieg auf die neuen Berechtigungen

Neben den großen Änderungen an Event-Sichtbarkeit und dem Ernennen von Editoren gibt es noch kleinere Anpassungen und Verbesserungen, die wir an dieser Stelle kurz zusammenfassen möchten:

  • Solange ein Nutzer für ein Event als Editor eingetragen oder angemeldet ist, kann er dieses auch anzeigen - selbst dann, wenn die Sichtbarkeit auf Bereiche beschränkt ist, auf welche der Nutzer keinen Zugriff hat.
  • Es ist zukünftig möglich, den Namen des Event-Erstellers mit dem Event anzuzeigen. Diese Information kann optional ausgeblendet werden.
  • Event-Editoren können die Teilnehmeranzahl, die Teilnehmerliste sowie den Event-Ersteller immer einsehen, auch wenn diese Informationen für ein Event ausgeblendet sind.
  • Die Teilnehmerliste kann ausschließlich von Nutzern mit Editor-Berechtigung für ein Event heruntergeladen werden.
  • Der Ersteller eines Events sowie Confluence-Administratoren besitzen für Events immer Editor-Berechtigungen - diese können auch nicht eingeschränkt werden.

Der Umstieg auf die neuen Berechtigungen erfolgt übrigens automatisch beim Update auf Linchpin Events 3.0: Für jedes Event wird der bisher verknüpfte Confluence-Bereich übernommen, sodass das Event nach dem Update ausschließlich für Nutzer des Bereichs sichtbar ist. Als Editoren sind nach dem Update ausschließlich der Ersteller sowie die Confluence-Administratoren gesetzt - hier müssen bei Bedarf weitere Personen oder Benutzergruppen ergänzt werden.

Hochwertige Event-Titelbilder auf Knopfdruck

Wer kennt es nicht – man möchte ein optisch ansprechendes Event erstellen, hat aber grade kein passendes hochwertiges Titelbild in der virtuellen Schreibtischschublade. Was also tun? Zukünftig fällt die langwierige Google-Recherche hierfür weg, denn Linchpin Events bietet fortan die Möglichkeit, über die Bilddatenbank Unsplash.com ein Titelbild direkt in das Event zu importieren - und alles, ohne Linchpin verlassen zu müssen.

Sobald die Integration von einem Confluence-Administrator einmal aktiviert wurde, steht die Bildauswahl jedem Event-Ersteller zur Verfügung.

Verfügbar ab Anfang Dezember

Linchpin Events 3.0 durchläuft aktuell die letzten Testreihen und wird anschließend über den Atlassian Marketplace verfügbar sein. Momentan rechnen wir damit, das Update in der ersten Dezemberwoche bereitstellen zu können. Für alle Kunden der Linchpin Intranet Suite werden die neuen Funktionen im Januar 2020 bereitstehen.

Möchten Sie mehr über Linchpin Events und die Integration in Intranet-Lösungen auf Confluence-Basis wissen? Würden Sie das Produkt gerne unverbindlich testen? Oder haben Sie Anregungen für die Weiterentwicklung? Dann melden Sie sich bei uns, unser Entwicklungsteam kommt gerne mit Ihnen ins Gespräch!

Weiterführende Infos

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