Als Kommunikationsagentur arbeitet man viel in Projekten und mit Massen an verschiedenen Dateien, wie Videos, Grafikdateien, PDFs etc. Doch wie legt man diese speicherfressenden Dateien und Dokumente so ab, dass alle Mitarbeiter leicht darauf zugreifen können, sie aber gleichzeitig auch sicher sind? Keine leichte Aufgabe. Ein klassisches NAS-System ist relativ sicher, aber erschwert auch den Zugriff von unterwegs und für Externe. Der Schritt in die Cloud wird wiederum skeptisch beäugt und durch Ängste, vor Kontrollverlust und mangelnder Sicherheit, begleitet.

Einfache Rechtevergabe und Datenaustausch mit der Google G Suite

Vor diesen Herausforderungen stand auch das Atelier VorSicht aus Wiesbaden. VorSicht ist eine mehrfach ausgezeichnete Kommunikationsagentur, die 1996 von Gerd Brünig, Guido Bittner, Christof Müller und Ralf Scheiber gegründet wurde. In einem kurzen Interview gibt uns Gerd Brünig einen Einblick in die Entscheidungsfindung, die zur Einführung der G Suite geführt hat.

Wer seid ihr und was macht ihr?

Wir sind das Atelier Vorsicht in Wiesbaden. Wir machen Kommunikationsdesign über verschiedene Medien hinweg und arbeiten zu 50 Prozent für öffentliche Auftraggeber, der Rest hauptsächlich im B2B-Bereich.

Wie kam es, dass ihr euch mit der G Suite beschäftigt habt?

Wir hatten vorher ein NAS-System. Das haben wir immer noch. Die Überlegung war gehen wir in die Cloud, gehen wir nicht in die Cloud? Ist es sicher? Datenschutz? DSGVO? Große Unsicherheit! Überraschenderweise hat sich herausgestellt, dass die G Suite die einfachste und sichere Lösung ist. Gleichzeitig hatten wir immer ein Problem wenn wir mit Externen zusammengearbeitet haben, dass die recht unkompliziert auf die Daten zugreifen konnten. All das funktioniert jetzt prima.

Was waren Eure Herausforderungen in der täglichen Zusammenarbeit?

Ganz klar die Rechtevergabe. Dass man einfach freien Mitarbeitern Zugang geben kann und die auch etwas ablegen können. Dass man eine Versionierung hat. Also hauptsächlich der Dateienaustausch.

Warum habt ihr euch für die G Suite entschieden?

Es ist ein erprobtes großes System und es hat mich bei der Beschäftigung damit überrascht, dass die Sicherheit dort eigentlich größer ist. Normalerweise hätte ich auch gesagt: “Hm Google?” Da ist man vielleicht etwas vorsichtiger. Aber ich habe das Vertrauen über die Beratung gewonnen, dass das ein besonders sicheres System ist, erprobt und zuverlässig.

Wie kommen eure Mitarbeiter mit der G Suite zurecht?

Sehr gut!

Was hat sich für euch seit der Einführung verändert?

Gerade der Austausch ist deutlich einfacher. Man sagt einfach: “Ich habs in das Drive gelegt.” Und damit ist die Sache klar. Ich muss kein VPN einrichten und es geht einfach schnell in der Zusammenarbeit. Dadurch, dass du dir die Dateien auch offline einfach zur Verfügung stellen kannst, hast du sie auch überall dabei, auch über die Grenzen der Medien hinweg. Also du hast sie auf dem iPad genauso wie auf dem Laptop.

Warum habt ihr euch für Seibert Media als Google Partner entschieden?

Wir haben die G Suite zuerst direkt bezogen. Wir haben dann umgestellt auf Seibert Media, um die Beratung zu haben. Was jetzt noch ansteht ist zum Beispiel unseren Mail-Verkehr zu übertragen. Das wären alles Sachen, mit denen will ich mich gar nicht beschäftigen oder keiner bei uns im Haus. Da ist es natürlich gut einen Partner zu haben, der sich darum kümmert.

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