Tools 4 Agile Remote Teams

Software

Mit weichen Werkzeugen sollten wir uns bei //SEIBERT/MEDIA auskennen. Sie benötigen meist nur ein Notebook mit Internet und schon geht's los. Unsere Softwaretools sind vor allem zur Kommunikation jeglicher Art gedacht und unterscheiden sich in ihrer Geschwindigkeit und Lebensdauer. Einige Nachrichten sind schon nach wenigen Stunden veraltet oder kaum mehr auffindbar, wohingegen andere Dokumente für den langfristigen Gebrauch oder als Nachschlagewerk gedacht sind.

Video-CallHacker Screen

Ob kurze Absprache, Meeting oder unsere Standleitung – ohne Video-Call wäre das nur "Telefon". Wir nutzen dafür hauptsächlich Google Meet, unter anderem, weil sich die Calls direkt aus Google Chat starten lassen. Auch Extreme-Programming-Praktiken wie Pair-Programming bilden wir via Bildschirmübertragung ab.

Der Video-Call-Markt ist groß und unübersichtlich, wobei jedes System seine Stärken und Schwächen hat. Prominente Vertreter sind Skype oder Facetime, aber auch einige Instant Messenger haben mittlerweile integrierte Video-Call-Funktionen.

Chat

Jedwede flüchtige Kommunikation landet bei uns im Chat (Instant Messenger). Das können Informationen über aktuelle Erkenntnisse oder Fragen sein, aber auch Lustiges oder Unerwartetes. Als Remotler ist der Chat vor allem die Möglichkeit Dinge zu kommunizieren, die ich sonst "laut" im Teamraum kundtun würde oder  jemanden direkt ansprechen würde.

Wir nutzen dafür Google Chat. Mögliche Alternativen sind der Atlassian Partner Slack oder die Microsoft-Lösung "Teams".

Microblogging

Kurzinfos, allgemeine Ankündigungen oder die Vorstellung neuer Mitarbeitenden – all das wird bei uns im Microblog abgebildet. In einer chronologischen Timeline (ähnlich wie Twitter oder Facebook) sind die Posts auf unserem Confluence-Dashboard zu sehen. Da der Microblog eine Eigenentwicklung ist, können wir intern super an neuen Features feilen und bekommen sofort qualifiziertes Feedback von echten Nutzern (Dogfooding). Für mich als Remote-Mitarbeiter ist die Timeline eine tolle Möglichkeit Neuigkeiten zu erfahren und mich mit kurzen Beiträgen in Diskussionen einzubringen.

Microblogging steht irgendwo zwischen Chat und "echten" News-Blogposts.

News

Längere Neuigkeiten werden bei uns in News-Blogposts gegossen. Auffälligster Unterschied zu einem Micro-Blogpost ist vor allem die Länge. Aber auch die Lebensdauer auf dem Dashboard ist höher (da deutlich weniger News als Microposts verfasst werden). News sind häufig nicht nur interner Natur und werden, je nach Thema, auch in unserem öffentlichen Unternehmensblog zur Verfügung gestellt. So ist auch dieser Artikel, nach interner Prüfung, nun für alle abrufbar. In vielen Firmen gibt es hierfür eine eigene Abteilung, die solche Beiträge redaktionell aufbereitet, bevor sie intern oder extern publiziert werden.

Für mich sind Blogposts eine Möglichkeit meine "Remote-Sicht" der Dinge darzustellen. Intern fördern sie das Verständnis und extern können andere von unseren Erfahrungen profitieren.

Dokumentation

Wichtige Entscheidungen, Protokolle von Meetings oder Arbeitsdokumente liegen bei uns im Confluence-Wiki. Sie haben meist eine hohe Lebensdauer und sollten leicht auffindbar sein. Confluence ist der zentrale Ort, um nach Informationen zu suchen bzw. der Absprungpunkt zu anderen Systemen.

Wenn man lieber im gewohnten "Office-Stil" arbeiten möchte, können hierfür lokale Text- oder Tabellendokumente in Confluence als Anhang hinterlegt oder Dokumente in einer der angebotenen Cloud-Lösungen verlinkt werden. Auch bei den Cloud-Lösungen gibt es mittlerweile mehrere Lösungen, diese wären bspw. die G-Suite oder MS Office 365.

Aufgaben

Aufgabenmanagement gehört zu den zentralen Aufgaben fast jeder Firma. In der agilen Welt ist Jira hierbei führend und so nutzen auch wir das Tool von Atlassian für die Planung unserer Aufgaben und Sprints. Auf dem Scrum-Board sehe ich direkt die aktuellen Aufgaben und weiß, wer gerade an welchem Thema arbeitet. Weiterhin ist unser Backlog mit zukünftigen Aufgaben hinterlegt. Unser Board von Papier auf Digital umzustellen, war eine der ersten großen Veränderungen, die wir bei der Aufnahme meiner Remote-Tätigkeit vorgenommen haben.

E-Mail

Auch die gute alte E-Mail hat weiterhin ihre Berechtigung. Zum einen bekomme ich aus den oben genannten Systemen Notifications und verpasse kaum etwas. Hier sind die ausgeprägte Nutzung von Mailfiltern samt Unterordnern eine gute Möglichkeit die Menge an E-Mails zu kanalisieren.

Auch die Kommunikation mit externen Kunden läuft häufig via E-Mail.

Whiteboard / Flipchart

Ein Whiteboard oder Flipchart ist ein mächtiges Instrument für Konzeption (bspw. Architektur) und Themensammlung (bspw. Retrospektive). Doch auch mit guten Kameras ist es kaum möglich, die Boards remote mitzulesen geschweige denn zu ergänzen. Miro (ehem. Realtimeboard) schließt diese Lücke, da mehrere Personen kollaborativ an einer Konzeption arbeiten können.

Hardware

Im einfachsten Fall reicht ein Notebook, das mit einer eingebauten Kamera, Mikrofon und Lautsprechern ausgestattet ist. Mit einer Software für Videochats ist das eine schnelle Möglichkeit sich mit einem Remote-Kollegen zu synchronisieren. Besonderes Augenmerk liegt auf der Ausstattung von Meeting-Räumen, diese sollen schnell und einfach Remote-Meetings ermöglichen.

MotherboardMonitor

Da Laptop-Monitore relativ klein sind, haben wir uns für einen großen Monitor (> 32'') entschieden. Dieser ist so gestellt, dass alle Team-Mitglieder ihn gut sehen können. Dort werden neben den Remote-Kollegen auch andere Dinge, wie das Jira-Board oder unsere Build-Status, angezeigt. Der Monitor schafft Präsenz im Team-Raum und es wird schneller klar, ob jemand remote arbeitet oder eben nicht. Um den Monitor mit Daten zu versorgen, steht in unserem Team-Raum ein kleiner MacMini (alt. eine ChromeBox).

Wir nutzen den Monitor als "Standleitung" ins Team-Büro, in die ich mich jederzeit verbinden kann. Durch seine Größe ist der Monitor nicht mobil, somit muss sichergestellt sein, dass im Meetingraum auch eine passende Infrastruktur vorhanden ist.

Webcam

Wie auch beim Monitor sind Laptop-Webcams eher beschränkt. Befindet man sich nicht zentral vor dem Notebook, nimmt die Videoqualität rapide ab bzw. ist der Bildwinkel sehr beschränkt. Für Team-Meetings mit fünf oder mehr Teilnehmenden braucht es eine bessere Kamera. Eine Weitwinkel- oder HD-Kamera ist, je nach Anwendungsfall, zu empfehlen. Ein netter Nebeneffekt ist, dass die meisten Webcams auch ein passendes Mikrofon mitliefern und sich auch die Tonqualität erhöht.

Auch mit Weitwinkel ist der erfasste Bereich manchmal nicht ausreichend und der Raum kann nicht komplett erfasst werden.

Freisprecheinrichtung

Tonübertragung gibt es nicht erst seit dem Internet. Was früher Telefonkonferenzen waren, wird heute zur Videokonferenz erweitert. Die Tonspur ist meist wichtiger als ein übertragenes Bild, gerade wenn es viele Dinge zu besprechen gibt. Darum kann es durchaus Sinn ergeben eine eigene Mikrofonlösung einzusetzen, anstatt sich auf das eingebaute Webcam-Mikrofon zu verlassen. Wir nutzen hierzu ein Jabra Speak das sich via Bluetooth ansteuern lässt.

Sofern alle Teilnehmer an einem Tisch und max. 1,5m entfernt vom Jabra sitzen, ist das Device zu empfehlen. Für große Runden (bspw. Vorträge) muss der optimale Standort gesucht oder gar Handmikrofone eingesetzt werden.

Meeting Owl

Eine tolle Lösung für die Probleme mit Webcam und Mikrofon ist die MeetingOwl. Mit 360°-Kamera und -Mikrofonen lässt sich der ganze Raum überblicken. Zudem wird der aktuell Sprechende automatisch fokussiert und vergrößert dargestellt. Hierzu wird ein Bild zusammengesetzt, sodass Fokus und Gesamtsicht gemeinsam übertragen werden. Das System verhält sich wie eine normale Webcam und ist mit allen gängigen Video-Chat-Lösungen kompatibel.

Das Rundum-Bild hilft bei der Integration und erzeugt das Gefühl mittendrin zu sein, statt nur dabei. Leider hat das Kamerabild eine relativ geringe Auflösung und auch der automatische Fokus funktioniert teilweise nicht zuverlässig.

Hangouts Meet Hardware Kit

Eine weitere Innovation ist das Hangouts Meet Hardware Kit. Es verbindet Kamera, Mikrofon, Lautsprecher und eine Chromebox zu einer abgestimmten Gesamtlösung. Wie der Name schon sagt, ist es allerdings auf Google Meet optimiert. Dafür geht das Starten eines Meets extrem schnell und alles greift super ineinander.

Ein absoluter Pluspunkt ist die Zoomfunktion per Fernbedienung. In einem Konzeptionsmeeting kann damit direkt auf ein Flipchart gezoomt werden, sodass es sich, je nach Handschrift, sogar lesen lässt.

Meeting-Räume

Räume haben für Vor-Ort-Besprechungen schon viele Anforderungen, für ein Meeting mit Remote-Beteiligung steigen sie noch. Im besten Fall ist man mit wenigen Schritten mit Monitor, Beamer, Micro, Webcam und Lautsprechern verbunden und kann direkt ein Video-Meeting starten. Das Hangout Meet Hardware Kit geht bspw. in diese Richtung. Aber auch Apple, Microsoft und viele andere bieten mittlerweile Gesamtlösungen dafür an.

Viele der beschriebenen Tools erleichtern auch schon Vor-Ort-Teams den Arbeitsalltag. Auf jeden Fall können sie aber die Integration und Zusammenarbeit über verschiedene Standorte verbessern.

Dabei ist die tatsächliche Zusammensetzung eigentlich egal. Ob eine oder mehrere Personen Remote teilnehmen, ob es sich um Personen des eigenen oder anderer Teams handelt oder ob die Personen im Büro eines anderen Standorts oder zu Hause sitzen. Alle sollen so teilnehmen können, als wären sie vor Ort in einem Raum. Davon sind wir, trotz der ganzen Hilfsmittel, noch weit entfernt, aber mit etwas Übung und Ausprobieren kommt man dem schon recht nahe.