Wie die Google G Suite eine schnelle Zusammenarbeit in Agenturen ermöglicht

Die Arbeit in Agenturen unterscheidet sich in vielerlei Hinsicht von der in klassischen Unternehmen. Egal ob Digitalagentur, Designagentur oder PR- und Werbeagentur – eine besonders hohe Dynamik ist an der Tagesordnung. Wechselnde Aufgabengebiete, Kunden und Zielgruppen sowie häufiger Zeitdruck erfordern eine besonders enge und intensive Zusammenarbeit. Silodenken hat hier keine Chance, denn ohne Teamwork sind die vielen Projekte nicht zu stemmen.

Wie klassische Office-Tools Sie im Agenturalltag ausbremsen

Ist es Ihnen auch schon passiert, dass Sie dringend auf wichtige Informationen zugreifen mussten, diese aber in einem Excel-Sheet auf dem Notebook eines Kollegen, also außerhalb Ihres Zugriffs lagen? Ist der Kollege dann nicht erreichbar, ist das Desaster perfekt.

Sie müssen den betroffenen Kunden hinhalten und stecken dafür die Prügel ein. Vermutlich haben Sie sich auch schon öfter geärgert, weil Kollegen Dokumente nicht korrekt mit Version und Datum benannt haben und Sie deshalb rätseln durften, was nun der endgültige Stand ist. Von der Zeit, die Ihnen regelmäßig beim Durchsuchen von E-Mails nach Anhängen verloren geht, mal ganz zu schweigen. Und wenn Sie wiederum ein NAS-System als gemeinsame Ablage verwenden, bekommen Sie möglicherweise Zugriffsprobleme von unterwegs, im Home-Office oder wenn Sie Dokumente mit Kunden teilen müssen.

Auch in Sachen Kommunikation hat sich heutzutage viel verändert.  Als Mitarbeiter einer Agentur sind Sie vermutlich viel auf Reisen und möchten sich auch in der Bahn oder beim Kunden vor Ort weiter abstimmen können. Größere Agenturen sind außerdem meist über mehrere Standorte und vielleicht sogar Zeitzonen hinweg verteilt. Eine klassische Kommunikation per E-Mail ist da viel zu langsam.

Sie merken schon: Traditionelle Office-Tools sind für eine enge, zeitsparende Zusammenarbeit nicht die beste Idee. Sie verlieren einfach viel zu viel Zeit – Zeit, die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen müssen, was diese sicher nicht begeistert und Sie im Wettbewerb nicht gut aussehen lässt. Alternativ fakturieren Sie diese "verplemperte" Zeit nicht, da Sie nicht zur Leistungserbringung dient, und verlieren so bares Geld. Kurz: Klassische Office-Tools bremsen Agenturen aus und können zum Wettbewerbsnachteil führen.

Beschleunigen Sie die Zusammenarbeit in Ihrer Agentur mit der Google G Suite

Ohne Office-Tools geht es natürlich auch nicht. Präsentationen, Projektabläufe, Kalkulationen und Berichte müssen Sie nun mal für Ihre Kunden erstellen. Hier kommt die G Suite ins Spiel, eine vollumfängliche cloud- bzw. webbasierte Office-Suite. Im Gegensatz zum klassischen Microsoft Office können Sie hier in Echtzeit mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten und von überall aus auf Dokumente zugreifen.

Einen guten Überblick, wie schnell und effizient das Arbeiten mit der G Suite funktioniert, gibt Ihnen dieses kurze Teaser-Video:

Arbeiten Sie gemeinsam an Dokumenten

Mit der Google G Suite können Sie mit Ihren Kollegen gleichzeitig in ein und demselben Dokument arbeiten. Der Cursor jedes Nutzers erhält eine eigene Farbe. So können Sie alle Änderungen in Echtzeit mitverfolgen. Dabei ist es egal, ob Sie auf Ihrem Notebook, Tablet oder Smartphone auf das Dokument zugreifen. Spezielle Funktionen wie beispielsweise die Filteransichten in Google Sheets sorgen dafür, dass kein Chaos entsteht, selbst wenn viele Mitarbeiter gleichzeitig in einem Dokument aktiv sind. Diese Dokumente können Sie außerdem einfach mit anderen Kollegen und auch unkompliziert und sicher mit Externen wie Kunden und Partnern teilen.

Zusammenarbeit in Google Docs

Vergessen Sie die Suche nach der finalen Dateiversion

Mit der G Suite gibt es keine lokalen Kopien von Dokumenten mehr, die zwischen Ihnen und Ihren Kollegen hin und her gemailt werden müssen. Sie alle greifen auf ein und dasselbe Dokument in der aktuellen Version zu. Durch die ständige automatische Speicherung und die ausführliche Versionshistorie der Dokumente bleiben alle Änderungen für Sie stets nachvollziehbar. Ältere Versionsstände können Sie wenn nötig einfach per Klick wiederherstellen.

Änderungshistorie in der G Suite

Minimieren Sie Ihren Organisations- und Abstimmungsaufwand

Alle G-Suite-Tools sind eng miteinander verzahnt, um Ihre Arbeit so effizient wie möglich zu machen. So haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit, Kommentare in Dokumenten, in denen Sie erwähnt wurden, direkt in der Benachrichtungs-E-Mail zu beantworten, ohne erst das Dokument öffnen zu müssen. Weiterhin können Sie direkt aus Gmail auf Ihren Kalender zugreifen und Termine anlegen oder zu- und absagen. In Terminen werden wiederum direkt ein Hangouts-Meet-Link und eine Einwahlnummer hinzugefügt. Alle Teilnehmer, die nicht vor Ort sind, können so unkompliziert per Telefon oder Video-Chat an Ihrem Termin teilnehmen.

Das Zusammenspiel von Gmail und Kalender

Kommunizieren Sie unkompliziert mit Kollegen und Kunden

Eine reibungsarme Kommunikation ist für eine effektive und effiziente Zusammenarbeit gerade in Agenturen unheimlich wichtig. Die Google G Suite bietet mit Gmail nicht nur ein modernes E-Mail-Tool, sondern mit Hangouts Meet und Hangouts Chat auch alle Funktionen, die Sie für eine schnelle und unkomplizierte persönliche Abstimmung in Ihrer Agentur benötigen.

Mit Hangouts Chat können Sie sich schnell mit einzelnen Kollegen oder ganzen Gruppen bzw. Teams per Notebook, Tablet oder Smartphone abstimmen. Die Einteilung der Chats in Diskussionen erhöht die Übersichtlichkeit; per Suche finden Sie jeden Chat wieder. Hangouts Chat bietet außerdem die Option, Bots einzubinden, die Benachrichtigungen aus Ihren anderen Tools wie dem CRM-System integrieren oder automatisierbare Aufgaben für Sie erledigen (beispielsweise die Vereinbarung von Terminen).

Hangouts Meet ermöglicht es Ihnen, sich so einfach wie noch nie per Video-Meeting auszutauschen. Da Meet (wie alle Tools der G Suite) komplett webbasiert ist, müssen Sie oder Ihre Kunden und Partner keine zusätzliche Software downloaden und einrichten, um an Video-Calls teilzunehmen. Durch die Integration mit Google Kalender können Sie mit nur wenigen Klicks passende Termine ausmachen; Ihre Teilnehmer treten dem Call dann einfach über den Link in der Einladung bei. Falls Sie gerade keine gute Internetverbindung haben, können Sie sich übrigens auch per Telefonnummer einwählen.

Hangouts Meet und Hangouts Chat

Fazit

Die Google G Suite ist eine moderne Office-Lösung, die vor allem durch ihre standortunabhängige Verfügbarkeit und viele nützliche Funktionen zur Zusammenarbeit punktet – Anforderungen, die für Agenturen besonders wichtig sind.

Weitere Argumente für die G Suite als Lösung für Agenturen finden Sie auf unserer Übersichtsseite: Warum die Google G Suite die perfekte Agentur-Software ist.

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