Multiprojektmanagement in Jira

Mit Unterstützung von Armin Meyer.

Livedaten, Aufgabenmanagement und Transparenz auf allen Ebenen - Jira von Atlassian bietet vieles, was wir im Projektmanagement und im Multiprojektmanagement benötigen. Was sind unsere Erfahrungen aus zahlreichen Kundenprojekten und wo kommt das System an seine Grenzen?

Fast jedes Unternehmen steht über kurz oder lang vor der Herausforderung, komplexe Projekte umzusetzen, Produkte zu entwickeln oder im Projektportfoliomanagement (PPM) ein ganzes Portfolio im Blick zu behalten. Ein Tool für das Projektmanagement muss der Dynamik der Projekte gerecht werden, Mitarbeitern in unterschiedlichen Rollen die Möglichkeit geben, ihre Arbeit zu erledigen und die daraus entstehenden Informationen sinnvoll miteinander zu verknüpfen, und Projektbeteiligten oder Stakeholdern stets aktuelle Informationen über Fortschritt, Planungen und Zusammenhänge bieten.

Alle reden von Projekten, aber wir sehen bei unseren Kunden die differenziertesten Ausprägungen davon – mit verschiedenen Größen, Aufgaben, Abläufen und Definitionen. Ich möchte ein paar Erfahrungen weitergeben, die sich in fast allen Kontexten bei der Umsetzung eines – wie auch immer skalierten – Projekt- bzw. Produktmanagements in Jira wiederfinden.

Transparenz auf allen Ebenen im Projekt

Ein Projekt, eine Produktentwicklung oder ein ganzes Portfolio haben meist zahlreiche Ebenen. Eine mögliche Gliederung kann zum Beispiel folgendermaßen aussehen:

Losgelöst von der tatsächlichen Benennung soll die Hierarchie sichtbar werden. Als Projekt- oder Produktmanager möchte ich mich von der für mich relevanten obersten Ebene aus in die Details hineinversetzen können, soweit sie mich interessieren. Kritische Teilprojekte will ich auf den ersten Blick erkennen und dort Einblick in die Daten nehmen, um Handlungsbedarf zu identifizieren.

Ein operativer Projektmitarbeiter wiederum arbeitet an seinen Aufgaben und Unteraufgaben. Es hilft ihm, wenn er den Bezug "nach oben" – also zu den übergeordneten Themen und Zielen – erkennen und sein eigenes Zutun einordnen kann. Das (Portfolio-)Management wiederum möchte auf der höchsten Ebene sehen, welche Projekte aktuell umgesetzt und welche Produkte entwickelt werden, welche Initiativen in Zukunft angedacht oder geplant sind.

Wir reden im Projektmanagement viel von Transparenz, was ein Zeichen dafür ist, dass wir sie dringend benötigen und der Überblick offenbar zu häufig verloren geht. Atlassian und seine Tools stehen für einen offenen und sichtbaren Umgang mit Aufgaben und Wissen. Diese Werte und die Systeme Jira und Confluence unterstützen uns also hinsichtlich der beschriebenen Wünsche. Unsere Best Practice in der Jira-Konfiguration möchte ich kurz skizzieren.

Jira hat mit dem Epic eine gruppierende Ebene über der Hauptarbeitsebene der Vorgänge (Issues) geschaffen, bietet darüber hinaus aber von Haus aus keine weitere Hierarchie an. Wir stellen diese über spezielle Verknüpfungen her. Jeder Nutzer kann nun von seinen aktuellen Themen über diese Links durch die Ebenen springen und seine Aufgaben einordnen. Für jede Ebene konfigurieren wir ein Kanban-Board, das wir sehr flexibel anpassen und filtern können. Wir schätzen diese Boards als extrem hilfreich, vor allem wenn es um einen Überblick der Projekt-Pipeline oder um die Selbstorganisation und Arbeit in den Umsetzungsteams geht.

Nun bleiben einige Herausforderungen: Wo wird der Aufbau dieser Hierarchie sichtbar? Und wie kann ich "ganz oben" sehen, wie viel in den Projekten, Teilprojekten oder Arbeitspaketen bereits abgearbeitet wurde?

Jira ist durch viele kleine und größere Apps erweiterbar. Zur Visualisierung der beschriebenen Ebenenhierarchie ist Structure – Project Management at Scale eine geeignete Erweiterung. Hiermit lassen sich durch Verknüpfungen definierte Ebenen verständlich visualisieren. Das Tool ist bestens in die Oberfläche von Jira integriert. Ich kann in diesen Ansichten direkt arbeiten, Anpassungen vornehmen und genau diejenigen Ebenen auf- und zuklappen, die gerade interessant sind. Hier lässt sich zudem ein einfacher Fortschrittsindikator ergänzen, um den Bearbeitungsstand des Projekts sichtbar zu machen.

Der zeitliche Verlauf im Gantt-Diagramm

Welches Bild kommt Ihnen als erstes in den Kopf, wenn Sie an Projektmanagement denken? Wahrscheinlich ist es ein Gantt-Diagramm. Um eine zentrale Ansicht des Projekts im zeitlichen Verlauf darzustellen, bietet sich diese bewährte und intuitive Form an.

Dazu verwenden wir die App Structure.Gantt - Planning at Scale, da sie sehr schön mit Jira an sich und insbesondere mit Structure selbst zusammenspielt. Durch Drag & Drop kann ich hier intuitiv den zeitlichen Ablauf planen oder Abhängigkeiten modellieren und erhalte eine gute grafische Aufbereitung. Fortschritt wird sichtbar und ich habe mit Ebenen, Meilensteinen, Beschriftungen und Baselining viele Möglichkeiten.

Im agilen Kontext würden wir analog dazu von einer Roadmap sprechen, die einen zeitlichen Verlauf ähnlich darstellt. Spezifische Start- und Enddaten würden hier durch eine Gliederung in Zeitintervalle ersetzt. Auch in diesem Kontext bringt das Gantt-Diagramm Funktionen mit, die ein agiles Planen ermöglichen.

Wovon andere Planungstools träumen: Livedaten im Projektfortschritt

Bekannte Tools aus dem klassischen PM/PPM sind sehr gut in der Planung von oben nach unten und bieten in der Regel schöne Berichte bzw. Exporte. Jira selbst ist kein klassisches Planungstool. Vielmehr hat es seine Beliebtheit im operativen Einsatz an der Basis erlangt, weil Mitarbeiter hier selbst ihre tägliche Arbeit organisieren: Sie sehen, was zu tun ist. Dabei findet die relevante Kommunikation direkt in der Jira-Aufgabe statt und nicht dezentral versteckt in diversen Mailboxen.

Jira spielt seine Stärken also im Doing bei den Nutzern aus. Die Ebenen nach oben wurden anschließend ergänzt, ebenso das Reporting. Und weil die Mitarbeiter direkt in Jira ihre To-dos pflegen, bekommt das System wertvolle Livedaten aus der Umsetzung. Wird das System gut angenommen und konsequent genutzt, muss kein Projektmanager mehr um Berichte betteln oder Status nachtragen.

Jira-Berichte mögen unter Umständen weniger "poliert" sein, als wir es aus mancher PowerPoint-Folie kennen – aber sie sind immer direkt und ohne Zusatzaufwand einsehbar und beruhen auf Livedaten, von denen viele andere Tools nur träumen können.

Die Frage nach dem Ressourcenmanagement

Wir stellen gerne die Frage, worauf der Fokus im Projektmanagement liegen soll. Wo wollen wir Energie und Zeit investieren? In den Fluss der Aufgaben, in das Abarbeiten der richtigen Tasks oder in die "optimale" Nutzung der Ressourcen? Häufig betonen wir ersteres: die Flussoptimierung und damit die größtmögliche Wertschöpfung.

Jeder investiert unterschiedlich viel in den Detailgrad der Ressourcenplanung. Einige verzichten gänzlich darauf. Andere schätzen grob die Kapazitäten und verteilen dann zum Beispiel beschätzte Teilprojekte auf die Teams. Und wieder Andere beschätzen jede Aufgabe und weisen sie einzelnen Mitarbeitern unter Beachtung von Abwesenheiten zu. Wir möchten als Kompromiss eine schlanke und im Aufwand angemessene Ressourcenplanung bzw. -einschätzung vorstellen.

Jira bietet von Haus aus eine Option zur Beschätzung von Vorgängen in Stunden oder in Story Points, die wir nutzen werden. Eine Abbildung von Ressourcen fehlt in Jira, aber mit den Apps Structure und Structure.Gantt steht ein einfaches Ressourcenmodul zur Verfügung. Diese Lösung ist performant und bestens in die Standard-Jira-Funktionen integriert. Andere Apps im Bereich Ressourcenmanagement weisen jeweils in einem dieser Punkte markante Defizite auf, sodass wir bevorzugt mit den beiden genannten Apps von ALM Works arbeiten.

Welche Funktionen bietet dieses schlanke Vorgehen zur Ressourcenplanung?

  • Ich kann Einzelpersonen in der Planung berücksichtigen oder ganze Teams zusammenstellen.
  • Ich kann die Planungsebene (Projekte, Teilprojekte, Aufgaben, ...) frei wählen.
  • Eine Anbindung an andere Systeme zum Import von Abwesenheiten realisieren wir nicht.
  • Für Teams sowie für Personen arbeiten wir mit einer festen bzw. durchschnittlichen Kapazität.
  • Eine detaillierte Planung auf Tagesbasis sparen wir uns – unserer Erfahrung nach ist das Ergebnis identisch und man kann auf eine Menge Mikromanagement verzichten.
  • Selbstverständlich brauchen wir Daten für die Planung, was diese Aufgabe so aufwändig macht: Start- und Enddaten im Vorgang, Aufwand in Stunden oder Story Points im Vorgang, Zuordnung zu Team oder Person, Kapazität des Teams/der Person.
  • Auf dieser Basis kann ich in der Kombination aus Jira + Structure + Structure Gantt nun sehen, wo freie Kapazitäten oder Überplanung liegen.
  • Fazit: Zusammen mit der oben beschriebenen Gantt-Planung habe ich eine pragmatische, übersichtliche, funktionale und schlanke Lösung.

Damit ein Projekt gelingt

Ein neues System ist nicht mit einem Fingerschnipsen eingeführt. Zahlreiche Mitarbeiter, manchmal hunderte oder tausende, müssen sich mit dem Tool vertraut machen. Eine adäquate Infrastruktur und gegebenenfalls die Individualisierung der Software oder gar der ganzen Systemlandschaft sind erforderlich.

Bevor das Projektmanagement digital abgebildet wird, sollten die Methoden und Prozesse im Unternehmen klar sein. Einige Aspekte helfen hier erfahrungsgemäß: Eine professionelle Beratung mit Workshop und eine Erstkonfiguration sind nötig, wenn Sie nicht bereits selbst tiefes Jira-Wissen im Haus haben (aber selbst dann häufig hilfreich). Um die Konfiguration rund zu machen und für den Einsatz zu optimieren, empfehlen wir noch weitere, teils individuelle Einstellungen und Apps, die wir hier nicht alle beschreiben können.

Auf das Erfahrungswissen aus anderen Jira-Einführungen sollten Sie bei großen Einführungsprojekten nicht verzichten. Admins für das System müssen intensiv geschult werden, damit sie später Anpassungen selbst vornehmen können. Eigene Applikations-Admins haben den Vorteil, dass sie viel besser mit den Prozessen im Unternehmen vertraut sind und eine externe Beratung perfekt ergänzen.

Auch Mitarbeiter müssen bzw. sollten geschult werden, um Akzeptanz zu schaffen und das unter Umständen neue Konzept der Arbeit mit Jira Vorgängen zu verinnerlichen. Ohne angemessene Schulung können Mitarbeiter oft nur in kleinem Umfang im System arbeiten und Potenziale wie gezieltes Suchen oder individuelle Auswertungen bleiben ungenutzt.

Wir freuen uns, Sie auf dem Weg in ein erfolgreiches Projekt- und Portfoliomanagement mit unserer Erfahrung zu unterstützen. Gerne präsentieren wir Ihnen unseren PPM Best Practice-Ansatz in einer persönlichen Demo!

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