Einfaches Dokumentenmanagement für Agenturen mit der Google G Suite

Die Arbeit in Agenturen besteht zum Großteil aus Projektarbeit. All diese Projekte haben gemeinsam, dass während ihrer verschiedenen Phasen alle möglichen Dokumente anfallen – von Roadmap-Planungen über Dokumentationsinhalte bis hin zu Rechnungen, Präsentationen, Tabellenkalkulationen und Grafik- oder Videodateien.

Für den Erfolg eines Projekts ist eine enge Zusammenarbeit maßgebend. Dafür müssen das gesamte Projektteam und gegebenenfalls auch noch weitere Stakeholder jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Inhalte besitzen. Doch das ist im klassischen Dokumentenmanagement gar nicht so einfach. Die Google G Suite verbessert das Dokumentenmanagement für Agenturen signifikant.

Ortsunabhängiger Zugriff für alle Projektteilnehmer

Für interne Projekte mag es kein Problem sein, wenn Dateien in NAS-Systemen oder anderen Firewall-geschützten internen Ablagen liegen. Bei der Abstimmung mit Kunden oder anderen externen Projektpartnern erschwert diese Situation die Zusammenarbeit aber extrem. Der Zugriff ist dann nicht für alle Projektteilnehmer gleichermaßen möglich oder nur eingeschränkt. Zusatztools müssen installiert werden, um beispielsweise per VPN von außerhalb auf die Projektdokumente zugreifen zu können. Ein Zugang von unterwegs per Smartphone ist gar nicht möglich.

Mit Cloud-Speichern lassen sich diese Probleme umgehen. Als Bestandteil der Office-Lösung G Suite erfüllt der Cloud-Speicher Google Drive alle Anforderungen an ein modernes Dokumentenmanagement. Alle Dateitypen lassen in Drive unkompliziert ablegen. Persönliche Dokumente finden in der eigenen Ablage Platz. Projektteams können sogenannte geteilte Ablagen (Shared Drives) erstellen, auf die bestimmte Nutzer gemeinsam Zugriff besitzen. Die Dokumente und Dateien in Google Drive lassen sich auf jedem Gerät einfach über den Browser oder via Smartphone auch per App aufrufen. Umgekehrt können Sie natürlich auch beispielsweise Bilder direkt von Ihrem Smartphone in Drive hochladen.

Umgang von Versionskonflikten

Wenn Sie an klassischen, lokal gespeicherten Dateien zusammenarbeiten, ist Ihnen das Problem bestimmt nicht fremd, dass beispielsweise von einer Präsentation mehrere Versionen existieren. Ein Kollege ergänzt die Datei und speichert diese wieder neu ab oder schickt sie per Mail an die anderen Projektpartner. Am Tag X müssen Sie nun die Präsentation halten und wissen gar nicht genau, wo denn nun der aktuelle Stand zu finden ist, da Ihr Kollege vielleicht vergessen hat, das Änderungsdatum in den Dateinamen mit aufzunehmen. Letztlich müssen Sie sich durch den E-Mail-Verkehr wühlen und die Präsentation nochmal aufmerksam checken, um sicherzustellen, dass nicht doch etwas fehlt.

Mit den Online-Dokumenten der Google G Suit arbeiten Sie mit allen anderen Beteiligten gemeinsam an ein und demselben Dokument. Egal ob es um ein Protokoll in Google Docs geht, eine Präsentation in Google Slides oder den Projektplan in Google Sheets: Sie können immer sicher sein, dass Sie die aktuellste Version öffnen. Jede Änderung, die Sie in dem jeweiligen Dokument vornehmen, wird automatisch in Echtzeit gespeichert, selbst wenn mehrere Leute gleichzeitig daran arbeiten. Über die ausführliche Dokumentenhistorie können Sie bei Bedarf jederzeit ältere Stände des Dokuments nebst Bearbeiter einsehen und diese wenn nötig wiederherstellen.

Kosten senken und unbegrenzten Speicher nutzen

In Agenturen arbeitet man häufig auch mit größeren Dateien wie Grafik- und Videoobjekten. Der Speicherplatz der lokalen Festplatte auf Ihrem Rechner kommt dabei schnell an seine Grenzen, schließlich kann ein einziges unkomprimiertes Video schnell mal eine Größe von 25 Gigabyte und mehr erreichen. Damit die Notebooks nicht zugemüllt werden und jeder Ihrer Mitarbeiter Zugriff auf die Dateien hat, haben Sie ein NAS-System angeschafft. Nach wenigen Monaten und vielleicht einigen Neuanstellungen merken Sie aber auch hier: Wir brauchen wieder mehr Speicherplatz. Und das bindet jedes Mal aufs Neue IT-Ressourcen und kostet Geld.

Mit der Google G Suite erhalten Sie im Business- und Enterprise-Tarif unbegrenzten Cloud-Speicherplatz in Google Drive. Sie können also so viele Grafik- und Videodateien speichern, wie Sie wollen. Sie müssen sich nie wieder Gedanken darüber machen, dass Ihr Speicher vollläuft. Mit dem praktischen Tool Google File Stream können Ihre Mitarbeiter Dateien direkt über die normale Ordnerstruktur auf Ihrem Notebook abspeichern, während im Hintergrund der Upload initiiert wird. Von hier können Sie auch (wie bei lokalen Ordnern) auf die Dateien in Drive zugreifen.

Sicherheit durch Rechtemanagement

Klassische Dateien, die Sie per Mail hin und her schicken, sind ab dem Moment des Absendens quasi vogelfrei. Der Empfänger kann damit machen, was er will, und sie an Gott und die Welt weiterleiten. Die Datei befindet sich nicht mehr in Ihrem direkten Besitz und unter Ihrer Kontrolle. Zwar lassen sich auch klassische Dokumente zusätzlich beispielsweise mit einem Passwort sichern, aber das ändert nichts daran, dass sich die Datei trotzdem außerhalb Ihres Zugriffsbereichs befinden kann. Und externen Nutzern Zugang zu den internen Ablagesysteme zu geben, ist wiederum sehr aufwändig für beide Seiten und aus Sicherheitsgründen nicht immer gewünscht.

Die G Suite und Google Drive bieten ein sehr umfangreiches Rechtemanagement. Externen können Sie per Mail Zugriff mit unterschiedlichen Berechtigungen gewähren. Die Dateien bleiben dabei stets unter Ihrer Kontrolle. Sie können flexibel entscheiden, ob Sie beispielsweise nur Lese- oder Kommentierrechte vergeben oder vielleicht die Bearbeitung einzelner Dokumente oder ganzer Ordnerstrukturen zulassen. Bei besonders sensiblen Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, diese zusätzlich mit einem Ablaufdatum und einem Download-Verbot zu versehen.

Auch für Ihre Mitarbeiter können Sie Regeln aufstellen, welche Dokumente und Dateien überhaupt mit Externen geteilt werden dürfen und welche nicht. Zusätzlich warnen die Tools der G Suite Ihre Kollegen mit einem separaten Hinweis, wenn sie im Begriff sind, Nutzern außerhalb der Organisation Zugriff ein Dokument zu erteilen.

Fazit

Die G Suite bietet mit Google Drive ein einfaches, kostengünstiges und sicheres Dokumentenmanagement für Agenturen. Mithilfe der G Suite können Agenturen die interne und externe Zusammenarbeit vereinfachen und gleichzeitig sicherer machen. Der Zugriff von überall erleichtert die Integration von Nutzern, die häufig zu Hause, unterwegs oder bei Kundenterminen vor Ort Zugang benötigen. Durch die gemeinsame Arbeit an Dokumenten mit Versionshistorie entfällt das lästige Suchen nach der richtigen Version. Und der unbegrenzte Cloud-Speicher in Google Drive spart vor allem in Agenturen, die oft mit großen Dateien arbeiten oder die stark wachsen, monatlich bares Geld.

Weitere Argumente für die G Suite als Lösung für Agenturen finden Sie auf unserer Übersichtsseite: Warum die Google G Suite die perfekte Agentur-Software ist.

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