COVID-19 – Was wir im Büro gegen Infektionen tun und wie

Was Sie im Büro tun sollten

  • Dafür sorgen, dass Mitarbeitende sich richtig die Hände waschen (30 Sekunden, mit Seife, überall). Das ist genauso schwer wie eine Wiki-Einführung und genau deshalb spannend.
  • Das Verhalten von Mitarbeitenden so verändern, dass der Infektionsschutz steigt:
    • Beim kleinsten Anzeichen einer Atemwegsinfektion (Husten, Niesen, Erkältung) oder bei erhöhter Temperatur zu Hause bleiben.
    • Als Unternehmen sollten Sie in Homeoffice-Technologie investieren. Ach ja, die verkaufen wir übrigens mit unserem Zusammenarbeitssoftware-Portfolio. 😉
    • Wer niesen muss, sollte das in die Armbeuge tun und nicht in die Hand oder den Raum.
    • Taschentücher müssen direkt in verschließbare Mülleimer entsorgt werden. Am besten stellen Sie verschließbare Mülleimer zusammen mit Desinfektionsspendern auf.
  • Desinfektionsspender, die Viren abtöten, an zentralen Stellen aufstellen (am besten welche, bei denen man direkt die Kartuschen eindreht oder einsteckt und nichts umfüllen muss; siehe Erklärung von Björn im zweiten Screenshot).
  • Die Türklinken und Oberflächen im Büro regelmäßig reinigen lassen.
  • Auf den Toiletten keine Gemeinschaftshandtücher benutzen, damit die Übergabe von Keimen und Viren verhindert wird.
  • Fistbumpen ("Ghettofaust") statt Händeschütteln und auf Umarmungen verzichten. (Fühlt sich komisch an. Geht aber.)

Was sie aus dem Artikel lernen können

  • Mit einem Wiki (z. B. in Confluence oder Linchpin-Intranets) kann man ohne viel Aufwand, sehr schnell, effektiv und unproblematisch Maßnahmen planen, ergreifen und umsetzen.
  • Innovation, Veränderung und tatsächliches Handeln in der Organisation ist keine Frage der Einstellung oder Qualifikation von Mitarbeitenden, sondern eine Frage der Ermächtigung/Kultur/geübten Verhaltensweisen und der sinnvollen Unterstützung von Werkzeugen.

Und hier ist die Geschichte, die ich erzählen will

Dieser Artikel soll Ihnen dabei helfen, Ihr Büro in Sachen Infektionsschutz zu verbessern. Denn genau darüber haben wir bei Seibert Media in den letzten Tagen nachgedacht. So richtig hilfreich sind die Tipps der World Health Organization (WHO) nicht, wenn man sie auf Büros anwenden will:

Aber irgendwas muss man doch machen, oder? Wie so oft bei uns fing es mit einer Wiki-Seite in unserem Linchpin-Intranet an. "Infektionsschutz" hieß die und sah am Anfang so aus:

Erste Version einer Infoseite

Eigentlich waren es nur zwei Zeilen: "Regelmäßig und gründlich die Hände wachen" (ja, ohne S) und "Hygieneregeln beim Husten & Niesen". Was mir an der Stelle richtig gut gefallen hat: Tilman, der die Seite erstellt hat, ist nicht dem bei unserer Kundschaft so verbreiteten "Mindestschöpfungssyndrom" erlegen. "Oh, das ist noch nicht fertig. Das kann ich noch nicht teilen." Das war am 24.02. Am 29.02. hatte die Seite bereits 24 Versionen/Überarbeitungen und 20 Kommentare von neun unterschiedlichen Personen. Aktuell sieht sie so aus:

Aktuelle Version der Seite

Oben habe ich ja schon zusammengefasst, was wir jetzt konkret tun. Das ist das Ergebnis von vier Tagen ohne zentrale Koordination, in denen einfach nur die Mitarbeitenden, die dafür Energie hatten, sich eingebracht haben. Wenn man den Screenshot genau durchliest, kann man über die Kommentare auch ganz gut erkennen, worüber alles diskutiert wurde. Leider lässt sich die Veränderung des Artikels visuell nicht so schön darstellen. Aber der Vorher-Nachher-Vergleich hilft schon weiter, denke ich. Und das ist ja nicht das Ende. Seit ich den Screenshot gemacht habe, sind sechs weitere Kommentare und drei neue Versionen entstanden. Ich bin sicher, dass es noch mehr sein werden, wenn wir den Artikel tatsächlich veröffentlichen.

Wenn Sie heute keine Zusammenarbeitssoftware wie Confluence und kein Intranet wie Linchpin einsetzen, dann sollten Sie mal überlegen, ob es solche Prozesse aktuell in Ihrer Organisation gibt. Können Themen einfach ohne zentrale Steuerung von beliebigen Mitarbeitenden eingebracht und dann heiß diskutiert werden? Entstehen dabei wirklich Konzepte und Aktivitäten, die Sie als innovativ bezeichnen würden? Welche Software hilft Ihnen dabei, solche Prozesse zu unterstützen und im Unternehmen solche Vorgänge öfter zu erleben?

Im selben Zusammenhang hat uns ein Kunde angeschrieben. Er hat den Betrieb seines Intranets und weiterer Atlassian-Systeme im Rahmen von Betriebspaketen an uns ausgelagert. Die Systeme sind als unternehmenskritisch eingestuft und dürfen nicht ausfallen. In einer Reihe von Fragen wurden wir gebeten, die Gefahren für den Betrieb durch COVID-19 zu bewerten. Hier ist das Ergebnis: COVID-19 - Fragen unserer Kunden zum Coronavirus und unsere Antworten. Das Beeindruckende ist auch hier, dass mehrere Mitarbeitende unkompliziert gemeinsam an dem Dokument arbeiten können. Das allein geht inzwischen in Office 365 von Microsoft oder der von uns favorisierten G Suite von Google ja auch. Aber durch das Intranet wird ein solches Thema im Unternehmen nach oben gespült und dann auch von anderen entdeckt, die wiederum Vorschläge und Fragen haben, die die Antworten verbessern und es uns ermöglichen, in kurzer Zeit so ein Dokument tatsächlich auch öffentlich zu machen. Auch das ist meines Erachtens nicht alltäglich. Wie läuft das bei Ihnen? Bleibt der Aufwand auf den einen Kunden beschränkt? In klassischer Word-Bearbeitung ist das aus meiner Sicht wahrscheinlich.

Ich persönlich halte COVID-19 aktuell für gefährlich, weil sich die Menschen so panisch verhalten. Es bringt nichts, wenn jetzt sämtliche Nudeln und Seife aus den Regalen eingekauft werden. Ich freue mich für die Seifen- und Nudelhersteller, die beteuern, dass sie die Nachfrage weiter decken können. Ein schönes Zusatzgeschäft. Aber solche Übersprungreaktionen sind tatsächlich gefährlich für die Wirtschaft.

Keine Seife mehr im dm-Regal

Keine Seife mehr im dm-Regal

Dieses Bild symbolisiert die Panik wunderbar:

Panik und Angst sind das Problem

Panik und Angst sind das Problem.

Aber Sie müssen sich nicht unbedingt an Hamsterkäufen beteiligen, um zum Problem zu werden. Wenn Sie allen Mitarbeitenden das Reisen verbieten und so tun, als würde die Welt morgen untergehen, dann können Sie auch mit Ihrem Unternehmen anderen Unternehmen erheblichen Schaden zufügen. Da braucht es dann gar kein Virus mehr. Die Panik und die Angst sind gefährlicher als das Virus. In der Saison 2017/2018 sind über 25.000 Menschen an der Grippe gestorben. Aktuell stehen wir beim neuartigen Coronavirus in Deutschland noch bei 0.

Eine sinnvolle Reaktion wäre es, jetzt zum Beispiel über Homeoffice nachzudenken. Können Ihre Mitarbeitenden von zu Hause aus arbeiten? Welche Werkzeuge können Sie zur Verfügung stellen, um das zu begünstigen und die Produktivität für das entfernte Zusammenarbeiten zu erhöhen? Gibt es Infrastruktur, die geschaffen werden muss? Haben Sie Bereiche, in denen das verteilte Arbeiten schon erfolgreich betrieben wird? Können Sie daraus lernen? Denken Sie darüber nach.

In unserem Newsletter hatte ich bereits meinen Unmut über die Deutsche Bank kundgetan. Der hat sich durch die Ankündigung von Negativzinsen jetzt noch mal verstärkt. In diesem Zuge investieren wir Liquidität inzwischen in ETFs. Davon haben wir heute welche gekauft. Schon allein um zu zeigen, dass wir an die Panik nicht glauben. Für Hygiene kann man ja trotzdem was tun. Das trägt auch morgen noch. Und Homeoffice-Möglichkeiten für Mitarbeitende samt Remote-Zusammenarbeit hat auch immer Konjunktur.