Warum sich eine Evaluation der Google G Suite als Office-365-Alternative lohnt

Sicher ist nur der stetige Wandel. Wir erleben gerade eine tiefgreifende Wende der Arbeitsmethoden in Unternehmen. Neue Kommunikationskanäle halten Einzug, Teams arbeiten zunehmend unabhängig von Ort und Zeit zusammen, Entscheidungsprozesse werden schlanker, interaktiver und schneller. Klar ist: Die passende Office-Lösung ist ein Schlüssel für eine erfolgreiche Umsetzung neuer, effizienter Arbeitsweisen. Ein Trend ist dabei nicht mehr zu übersehen: Immer mehr Organisationen entscheiden sich für die Google G Suite als Alternative zu Office 365.

Zeit für einen Faktencheck

Mittlerweile sind rund fünf Millionen Unternehmen in allen Größen mit der G Suite unterwegs, darunter auch immer mehr namhafte deutsche Organisationen wie zum Beispiel Viessmann und Conrad. Wir finden, dass es an der Zeit für eine Evaluation der beiden Office-Lösungen ist, die alle relevanten Aspekte beleuchtet.

Unser Kollege Maximilian Boos, Produktmarketing-Manager bei //SEIBERT/MEDIA, hat sich dieser Aufgabe im Rahmen einer Webconference des Magazins Wissensmanagement angenommen. In seinem Webinar "Warum sich eine Evaluation der Google G Suite als Office-365-Alternative lohnt" geht Max auf die Vor- und Nachteile der gängigen Office-Lösungen ein und konzentriert sich dabei besonders auf einen Vergleich zwischen MS Office 365 und Google G Suite.

Wir geben Ihnen in diesem Beitrag einen kurzen Überblick über die Inhalte des Webinars, damit Sie entscheiden können, ob Sie noch einen intensiveren Blick auf die G Suite werfen wollen.

Welche Alternativen sind gerade am Markt?

Das Angebot an Office-Lösungen ist groß. Die großen Suiten konkurrieren nicht nur mit etablierten Open-Source-Systemen wie Apache Open Office, sondern auch mit zahlreichen kleineren Lösungen wie SoftMaker Office, Ashampoo Office, Zoho oder Quip.

Die meisten dieser Lösungen bieten in den einfachsten Varianten drei Basis-Office-Anwendungen an: Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation. Darüber hinaus gibt es je nach System und Preiskategorie weitere Tools – beispielsweise eine Chatfunktion, ein E-Mail-System oder eine rudimentäre Social-Intranet-Option wie bei Zoho.

Max vergleicht akribisch alle Funktionen und Preise. Sein Fazit: Nur die G Suite ist eine wirkliche Alternative zu Office 365 von Microsoft. Nur sie bietet für jedes Microsoft-Tool ein passendes Pendant. Dazu kommen noch weitere Features wie zum Beispiel die hohe Datensicherheit und – natürlich – eine mächtige Suche.

Von Doug Duncan - Eigenes Werk, CC BY-SA 3.0, Link

Wie kommt es, dass die G Suite alle bisherigen Office-Lösungen aussticht?

Stellen Sie sich jemanden vor, der ein Auto hat, das bestens funktioniert. Der Besitzer hat sich aber in den Kopf gesetzt, das Auto zum Fliegen zu bringen. Er montiert Flügel an, tauscht Teile aus. Doch trotz mühevoller Arbeit bleibt es dabei: Das Auto kann nur eines wirklich gut – auf Rädern fahren.

Max veranschaulicht mit diesem Bild den Unterschied zwischen Microsoft Office 365 und der Google G Suite. Klar, das ist ziemlich verkürzt, aber im Prinzip gar nicht so falsch – vor allem, wenn es darum geht, die Systeme hinsichtlich der neuen Arbeitsweisen zu vergleichen. Denn: Während die Google G Suite "cloud-native" ist, also von Beginn als reines Cloud-System entwickelt wurde, scheint die Cloud für die Microsoft-Produkte teils noch ein Anhängsel zu sein.

Das bedeutet: Die G Suite bietet nicht nur moderne Lösungen für die Arbeitswelt von heute an, sondern sie ist selbst Teil der Transformation der Arbeitsweisen. Mit der G Suite wird der Status quo verändert, nicht nur der Look auf dem Bildschirm.

Was sind nun die Stärken der Google G Suite? Kurz zusammengefasst: Make it fast, make it smart, make it together. Was das bedeutet, erläutert Max anhand von Beispielen.

Make it fast: unkompliziert verschiedene Anwendungen integrieren

Die Bedienung der G-Suite-Tools ist so unkompliziert, dass Teams auch ohne Schulungen sofort damit beginnen können, gemeinsam an Projekten zu arbeiten – und zwar synchron oder asynchron, ganz wie es am sinnvollsten ist. (Warum Schulungen dennoch sehr wertvoll sind, haben wir in einem früheren Artikel diskutiert.) Auch andere Systeme lassen sich einfach und schnell einbinden. So ist es etwa ohne Weiteres möglich, in Gmail Daten aus SAP-Datenbanken zu ziehen und zu teilen oder CRM-Systeme wie Salesforce zu integrieren.

Make it smart: sofort die richtigen Daten für jede Fragestellung bekommen

Für die meisten Entscheidungen in Unternehmen ist es wichtig, schnell an relevante Informationen zu kommen. Die Google G Suite unterstützt dies mit Funktionen, die auf künstlicher Intelligenz basieren. Mit intelligenten Algorithmen lassen sich beispielsweise schnell die gewünschten Daten aus einer Google-Tabelle extrahieren – und das nicht etwa mithilfe raffinierter Formeln, die auch erst einmal beherrscht werden müssen, sondern mit einer einfach formulierten Frage.

Eine weitere Funktion, die den Arbeitsalltag spürbar erleichtern kann, ist die Google-Cloud-Suche, die Informationen aus dem gesamten Unternehmen zu Tage fördert. Niemand muss sich mehr manuell durch eine weitverzweigte Ordnerstruktur quälen, nur um ein bestimmtes Dokument zu finden.

Make it together: die Zusammenarbeit auf eine neue Stufe heben

Die G Suite macht neue Wege der Zusammenarbeit auf einfache Art möglich. Wie das konkret aussehen kann, zeigt Max in seinem Webinar am Beispiel Hangouts Meet. Um mit diesem Tool eine Videokonferenz zu veranstalten, muss keine Software heruntergeladen und installiert werden. Auch Externe können ganz unkompliziert einfach per URL, Code oder auch Telefoneinwahl teilnehmen. Ein moderner Browser ist die einzige Voraussetzung.

Max berichtet aus seiner Projekterfahrung, dass Mitarbeiter, denen Videokonferenzen vorher zu kompliziert waren, nach den ersten Erfahrungen mit Hangouts Meet plötzlich anfangen, sich spontan per Video-Chat abzustimmen, statt wie vorher hin und her zu mailen.

Die positiven Konsequenzen im Hinblick auf die Arbeitsprozesse liegen auf der Hand: Wenn die Software so einfach zu handhaben ist, dass sie keine große Aufmerksamkeit fordert, können sich Teams leichter auf das Wesentliche konzentrieren: auf ihre Projekte, auf Ergebnisse und neue Ideen.

Warum sich Unternehmen für die G Suite entscheiden, hat auch wirtschaftliche Gründe

Ganz unabhängig von den Preismodellen der G Suite, die Max in seinem Webinar ebenfalls anspricht, wird es für Unternehmen immer dann interessant, wenn eine Investition neben einem unmittelbaren praktischen Nutzen auch langfristige Vorteile hat. Ein wichtiges Thema ist da zum Beispiel die nachhaltige Sicherheit des Systems. Wie Max zeigen kann, hält die Google G Suite dem Vergleich mit MS Office 365 stand.

Doch die Google-Lösung bietet noch eine weitere nachhaltige Wirkung: Sie verändert Arbeitsweisen, auch ohne dass Unternehmen dies besonders fördern. Umso besser, wenn eine Organisation den Wandel gezielt für sich nutzen will. Der CEO von Airbus, Luc Hennekens, sagt dazu: "Im Gegensatz zu Office 365 ermöglicht die G Suite wirklich ganz neue Arbeitsweisen."

Wie war das noch mit dem Flugzeug und dem Auto, das fliegen will? Egal, lassen wir die Fakten sprechen. In der Tabelle oben finden Sie eine Aufstellung relevanter Vergleichspunkte beider Office-Systemlösungen für Ihre Evaluation. Und ausführliche Details bietet die Aufzeichnung des Webinars, die Sie hier ansehen können:

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