Standortübergreifende Zusammenarbeit mit der Google G Suite bei e3N

Reibungslose interne Kommunikation durch die Google G Suite

Die Internetagentur e3N mit Hauptsitz in Mainz ist spezialisiert auf E-Commerce und individuelle Softwareentwicklung. "Wir kommen dann zum Einsatz, wenn der Shop von der Stange nicht mehr ausreicht", so fasst es COO Tobias Niebergall zusammen.

Da das schnell wachsende Unternehmen auf mehrere Standorte in Deutschland verteilt ist, war bei der Auswahl einer Office-Lösung insbesondere die reibungslose und standortunabhängige Zusammenarbeit der verschiedenen Teams wichtig.

Seit der Einführung der Google G Suite bei e3N ist die Zusammenarbeit der verteilt sitzenden Teams für das Unternehmen keine Herausforderung mehr. Auch Teams, deren Mitglieder über Standorte hinweg verstreut sind, können durch Hangouts Chat, Hangouts Meet und das kollaborative Dokumentenmanagement sehr eng zusammenarbeiten.

Tobias Niebergall erzählt im folgenden Interview, wie es zur Umstellung auf die G Suite kam, wie der Umstieg ablief und wo sich die Vorteile der G Suite für e3N besonders bemerkbar machen:

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Wer seid ihr und was macht ihr?

Wir sind die e3N. Unser Spezialgebiet ist das Thema E-Commerce und individuelle Software-Entwicklung rund um die Programmiersprache PHP. Und in der Regel kommen wir ins Spiel, wenn der Shop von der Stange nicht mehr ausreichend ist.

Was sind eure größten Herausforderungen in der täglichen Zusammenarbeit?

Dadurch, dass wir zwei Standorte und noch ein drittes Büro haben, sind wir verteilt über ganz Deutschland – in Mainz, Köln und Bremen. Da ist die tägliche Herausforderung für uns immer wieder, die Kommunikation zwischen den Teams sicherzustellen, da wir standortübergreifend mit den Teams zusammenarbeiten. Und am Ende des Tages ist es doch eine der größten Hürden, hier eine effiziente Kommunikation zu haben.

Warum habt ihr euch für die G Suite entschieden?

Die G Suite war das Mittel unserer Wahl, weil wir 2008 eine Agentur übernommen haben, die die G Suite bereits im Einsatz hatte, weil wir bei uns auch gerade in einer Umstellungsphase waren, da Exchange bei uns nicht mehr so gepasst hat, und weil auch das ganze Thema Zusammenarbeit wichtiger wurde. Und die G Suite bietet da mit der ganzen Office-Suite ideale Möglichkeiten, dass wir komplett übergreifend zusammenarbeiten können.

Wie lief die Einführung der G Suite bei euch ab?

Die Schritte waren für uns recht einfach. Aufgrund der Größe konnten wir leicht umstellen. Wir haben die ganzen Kollegen von e3N, die noch keine G Suite hatten, dort angelegt; die anderen Kollegen waren ja bereits drauf. Wir haben die Mails migriert – damit war die E-Mail-Thematik erledigt. Und die Einführung der Office-Suite wurde dann einfach peu à peu im Team durchgeführt.

Was hat sich für euch seit der Einführung verändert?

Definitiv ein effizienteres Arbeiten mit E-Mails. Auch die Suche von E-Mails ist durch die Technologie von Google deutlich angenehmer geworden. Und die standortübergreifende Zusammenarbeit in Dokumenten ist ein großer Pluspunkt für uns. Auch Themen wie mit Ultradox die Vertragsgestaltung zu automatisieren, sind eine große Zeitersparnis.

Wie kommen eure Mitarbeiter mit der G Suite zurecht?

In der Regel eigentlich ganz gut. Es gibt hier und da mal noch Rückfragen, was die Office-Produkte angeht, weil sie sich doch an der einen oder anderen Stelle ein bisschen von Word oder Excel unterscheiden. Aber im Großen und Ganzen finden sich die Kollegen gut zurecht und auch die Dokus von Google reichen in der Regel aus, dass man schnell herausfindet, wie man es dann zum Laufen bekommt.

Warum habt ihr euch für //SEIBERT/MEDIA als Google-Partner entschieden?

Wir haben uns für //SEIBERT/MEDIA entschieden, weil es für uns angenehm ist, dass wir einen deutschen Rechnungssteller haben. Das erleichtert in der Buchhaltung schon mal den Abrechnungsprozess. Und auch das Thema Support lässt sich dadurch viel einfacher regeln, weil man nicht erst mit einem US-Support in Kontakt treten muss, sondern auf //SEIBERT/MEDIA zukommen kann und auch bei größeren Einführungen oder Schulungen einen Partner hat.

Was würdet ihr anderen Unternehmen mit ähnlichen Herausforderungen raten?

Ich würde auf jeden Fall raten, den Weg zu gehen, sich die G Suite einfach mal anzuschauen. Wir haben mittlerweile auch schon den einen oder anderen in unserem Unternehmernetzwerk davon überzeugen können, sich die Demo einzurichten, die es ja auch bei //SEIBERT/MEDIA gibt, und dann die G Suite selbst zu erleben und Stück für Stück einfach umzustellen: nicht zu hastig alles umbiegen, sondern schauen, dass man vielleicht mit den Mails anfängt, dann mit den Office-Produkten nachzieht und nach und nach die komplette G Suite einführt.

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