In drei Tagen ein Social Intranet einführen? Im Ernst?

Allgemein vorherrschende Themen haben das Marketing schon immer bestimmt und so laufen mir jetzt insbesondere bei Social-Media-Posts immer mehr schlaue Ratschläge zur Coronakrise über den Weg. "Nutzen Sie unsere Intranet-Technologie und unsere Mitarbeiter-App innerhalb von drei Tagen für die Krisenkommunikation!", las ich jüngst bei einem Marktbegleiter.

Das triggert mich. Ich bin deshalb so aufgebracht, weil es einerseits richtig und andererseits total irreführend bis falsch ist. Richtig ist, dass man mit einem modernen Social Intranet und einer Mitarbeiter-App ganz prima kommunizieren kann. Und zwar nicht nur während einer Krise, sondern generell, aber in dem mit der Coronakrise einhergehenden "Physical Distancing" oder "Wir sind alle im Home-Office!" wird der Bedarf eben noch mal viel größer und für alle spürbar.

Nicht richtig und geradezu irreführend dagegen ist, zu suggerieren, dass man von jetzt auf gleich, in wenigen Stunden oder Tagen, aufbauen könnte, was man bisher versäumt hat. Die momentane Situation ist keine besondere Gelegenheit, um sich mit einem ordentlichen Intranet auszurüsten. Es ist einfach nur längst überfällig, wenn Sie noch keins haben.

"Dringend" war noch nie ein guter Berater

Die aktuelle Krise deckt offensichtlich auf, welche technologischen, aber auch kommunikativen Schwachpunkte es in Ihrem Unternehmen gibt. Und wenn die Kommunikation, die sonst vielleicht hemdsärmelig und per Zuruf in Meetings ablief, seit Corona nicht mehr sauber funktioniert, ist das jetzt keine besondere Chance für Unternehmen, umzusteigen, sondern macht erst einmal darauf aufmerksam, dass Gefahr in Verzug ist.

Und eine Gefahr sollten Sie natürlich abwenden. Aber mit Ruhe und Bedacht. Mit Augenmaß. Und in Abstimmung mit den anderen, die relevant sind. Und ob dafür gerade der richtige Zeitpunkt ist, ist nicht sicher. Die Umstellung wird nicht einfacher, wenn gerade nicht die gesamte Manpower am Start ist und es eventuell gleich an mehreren Ecken und Enden brennt.

Verfallen Sie jetzt nicht in Panik. Die erfolgreiche Umstellung der internen Kommunikation braucht Zeit.

Wenn Sie es richtig angehen, dann wollen Sie langfristig Verhaltensweisen, Routinen und Gewohnheiten verändern. Sie wollen die Abhängigkeit von physischer Kommunikation in Ihrer Organisation reduzieren. Das gilt jetzt, wo wirklich viele Leute von zu Hause aus arbeiten müssen. Aber das gilt nicht weniger auch in den nächsten Monaten und Jahren, wenn es irgendwann einen Impfstoff gibt und die Menschen wieder reisen, unterwegs oder einfach nur auf mehrere Standorte verteilt sind.

Wie wäre es mit einem guten, fundierten Buch über Intranets und moderne Zusammenarbeit?

Ich bin gerade in den letzten Zügen meines Intranet-Buchs und gebe Ihnen gerne jetzt schon digitalen Zugriff auf das über 400seitige Werk, wenn Sie möchten. Wir beschäftigen uns seit über 20 Jahren mit Intranets und Software zur Zusammenarbeit.

Virtuelle Zusammenarbeit in Unternehmen: Social Intranets als digitale Heimat

Nie zuvor wurde die Unternehmenswelt so sehr von Cloud-Software und Spezialanbietern überrannt wie jetzt. Es gibt so viel Software, dass es immer schwieriger wird, den Überblick zu behalten. Umso wichtiger ist es für die Zukunft von Unternehmen, einen Ort der digitalen Zusammenkunft zu haben. Einen verlässlichen Heimathafen, sinnvoll vernetzt mit den ganzen anderen Systemen. Eine Möglichkeit, sich einfach und schnell zu orientieren, die Transparenz im Unternehmen zu erhöhen und die Zusammenarbeit effektiver zu machen. Dieses Buch verrät Ihnen, wie das heute schon geht und welchen vermeintlichen Trends Sie lieber nicht folgen sollten.

Die Zukunft kommt durch Covid-19 schneller

Als Unternehmen profitieren wir von der aktuellen Situation. In den letzten Tagen und Wochen sind viele Aufträge eingegangen, bei denen wir dachten, dass es noch viel länger dauern würde, bis der Kunde die interne Politik überwunden hätte und bereit für Neues wäre. Darüber hat Prof. Scott Galloway in seinem jüngsten Newsletter die für mich inspirierende These aufgestellt, dass Covid-19 die Zukunft nicht verändert, sondern einfach nur schneller eintreten lässt.

"Things won't change as much as they will accelerate. While other crises reshaped the future, Covid-19 is just making the future happen faster." - Scott Galloway

Wenn Sie Scott Galloway nicht kennen, etwas schwarzen Humor vertragen und an wirklich geistreichen Gedanken und Spekulationen über die amerikanische Tech-Branche interessiert sind, sollten Sie Prof. Galloways Newsletter abonnieren.

Wenn wir jetzt also viel mehr Aufträge für Linchpin Intrantes, Agile Hive - SAFe-Lösungen mit Atlassian Tools und Google G Suite als E-Mail-, Kalender- und Office-Lösung erhalten, müssten wir doch eigentlich glücklich sein, oder?

Keine Frage – für uns ist das wirklich toll, weil wir in einer Zeit, in der alles um uns herum in Sauer liegt, weiter an strategischen Themen arbeiten und sinnvoll investieren können. #dankedanke

Nachhaltigkeit ist, wenn digitale Werkzeuge auch langfristig erfolgreich sind

Aber wir beschäftigen uns seit einigen Monaten sehr intensiv mit dem Thema Nachhaltigkeit. Und es ist halt nicht nachhaltig, wenn etwas einfach nur getan wird, weil es gerade hip ist. Wir haben als Unternehmen keinen Vorteil, wenn wir jemanden schnell für Linchpin begeistern, es aber langfristig nicht trägt.

Wenn Sie heute im Unternehmen noch gar keine modernen, digitalen Zusammenarbeitswerkzeuge haben, dann starten Sie mit der Google G Suite.

Evaluieren Sie die G Suite von Google - Das ist in der Krise der erste Schritt!

Die meisten Unternehmen schielen noch immer eher Richtung Microsoft Office 365, das ist mir schon klar. Aus meiner Sicht ist das zwar ein Fehler (weniger Qualität, dabei teurer), aber es ist zumindest eine annähernd vergleichbare Lösung zur G Suite. Wenn das Arbeiten damit für Ihr Unternehmen noch komplett neu ist, dann konzentrieren Sie sich erst einmal darauf, dass es auch tatsächlich genutzt wird.

Und wenn Sie den Schritt zur G Suite wagen, dann sorgen Sie dafür, dass konsequent E-Mails mit Gmail geschrieben werden, Google Tabellen statt Excel-Sheets genutzt werden, Gruppenchats in Google Chat statt in Whatsapp stattfinden, Video-Konferenzen mit Google Meet statt über Skype, Facetime oder Whatsapp laufen. Und auch Termine lassen sich besser und kollaborativer organisieren mit dem Google Kalender.

Nur bei breiter Unterstützung das Social Intranet angehen

Diese Veränderungen allein reichen schon mehr als aus, um Ihre Organisation massiv zu irritieren. Diese Werkzeuge sind einzeln alle so komplex, dass es meines Erachtens nicht sinnvoll ist, da auch noch ein Intranet-Projekt oben drauf zu setzen. Denn das würde bedeuten, dass Sie, sehr vereinfacht gesprochen, den Menschen auch noch erklären müssten, warum Word (oder eben Google Docs) in vielen Fällen suboptimal ist und man im Team besser zum Beispiel wiki-basiert arbeitet. Das kann man zwar machen – und wir haben in Nicht-Corona-Zeiten auch schon Unternehmen gesehen, die mit uns gemeinsam all das auf einmal auf die Beine gestellt haben und dabei erfolgreich waren –, aber mit einer solchen Entscheidung und Veränderung sollte "gerungen" werden.

Man sollte sie nicht auf die leichte Schulter nehmen und erst recht nicht in einer Panik-Reaktion vom Zaun brechen wollen. Wir bekommen im Moment mit, wie zig Projekte in diese Richtung aktuell auf den Sankt-Nimmerleinstag verschoben werden. Und das völlig zu Recht! Unternehmen müssen sich erst mal neu orientieren. Und ja, man kann News kaum so schön und effizient verteilen, wie mit einem guten Intranet. Aber während der Corona-Krise tut's für ein paar Wochen auch noch die Mail in Kombination mit Mundpropaganda. So wie bisher immer eben.

Ohne gute Inhalte und "Strong backing from the top" wird's nichts

Ich freue mich über jeden, der in der aktuellen Zeit für sich und seine Organisation die digitale Zusammenarbeit entdeckt. Es ist richtig, auf digitale Tools zu setzen. Aber behalten Sie die Ruhe. Nehmen Sie sich die Zeit, die es braucht. Das beste Tool ist gar nichts ohne richtig gute und relevante Inhalte. Und der Intranet-Fisch stinkt leider oft vom Kopf her. Wenn in der Top-Führungsriege noch Intransparenz und Politik herrschen, dann kann das Coronavirus auch nur ein Anlass zum Umdenken sein. Ein "Augenhöhe" propagierendes Intranet wird die Situation aktuell nicht verändern, sondern nur jämmerlich verkümmern.

Schnell testen ist super, aber nehmen Sie sich Zeit für Benutzerakzeptanz

Wenn Sie also in der glücklichen Situation sind, dass jetzt Ihre Geschäftsführung offen für digitale Tools ist und Sie das Projekt freigegeben bekommen, dann herzlichen Glückwunsch. Aber nehmen Sie sich die Zeit für eine ordentliche Einführung. Ich habe gar nichts dagegen, dass Sie nach zwei Tagen alle auf das System lassen, damit jeder mal rumprobieren kann.

Aber kümmern Sie sich um die Inhalte. Kümmern Sie sich um die Redakteure. Kümmern Sie sich um die Schulungen. Und betreuen Sie den Einführungsprozess. Vielleicht soll aktuell gespart werden und sie können nicht so viel für Beratungsleistungen ausgeben. Das ist verständlich, aber eins muss klar sein: Auf die gute Einführung kommt es an, die können Sie nicht wegfallen lassen. Wenn da kein Hilfestellung von außen kommen kann, dann müssen Sie als Verantwortlicher selber ran und ackern, bis es sitzt. Ob das am Ende günstiger ist, wird sich weisen. Aber es ist nicht optional.

A fool with a tool remains still a fool.

Nehmen Sie sich die Zeit. Das Coronavirus bleibt uns ja noch ein bisschen erhalten. #yuck

Weiterführende Infos

Linchpin: Social Intranet mit Confluence
Podcast: Über Nacht von der Präsenzfirma zum Remote-Unternehmen – Erfahrungen, Learnings, Tipps
Wie die Google G Suite Sie bei der Remote-Arbeit unterstützt
Moderne Zusammenarbeit im Intranet und ein Fachbuch für Intranet-Teams

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