Wie Sie Ihre Kollegen dazu animieren und ihnen vorleben, Confluence, Jira und Gruppenchat statt E-Mails zu nutzen

Ich habe hier im Blog und auch in meinem neuen Buch über Social Intranets immer wieder über die Probleme gesprochen, die der Kommunikationskanal E-Mail in Organisationen mit sich bringt. Ein Artikel vom Juli 2017 heißt beispielsweise "Gute E-Mails, schlechte E-Mails", und der erste Satz jenes Beitrags lautet:

"E-Mails sind in vielen Unternehmen nach wie vor das Hauptmedium für die digitale Kommunikation und gleichzeitig einer der größten Zeitfresser und Produktivitätskiller."

Diese Herausforderung ist leider auch heute noch aktuell. Und vor dem Fluch der internen Mail sind auch Teams und Unternehmen nicht gefeit, in denen die digitale Zusammenarbeit sonst eigentlich schon gut läuft.

Problem: E-Mails werden als E-Mails weitergeleitet

Vielleicht sind Sie längst soweit, dass Sie Ihre interne Kommunikation und Zusammenarbeit normalerweise in Confluence bzw. im Linchpin-Intranet, in Jira sowie mit Hangouts Chat und weiteren Tools der Google G Suite abwickeln.

Dennoch passiert es sicherlich immer mal wieder, dass Kollegen interne E-Mails schreiben. Vielleicht hat ein Kunde eine Mail geschickt, die nun mit Anmerkungen und Fragen weitergeleitet wird. Oder jemand hat irgendwo eine Idee aufgegriffen und den Inhalt mal schnell an drei, vier weitere Leute durchgeschickt.

Klingt erstmal halb so wild – und das Ergebnis ist doch wieder das altbekannte, gefürchtete und verhasste E-Mail-Chaos. Es entsteht schnell ein unübersichtlicher, kaum nachvollziehbarer Thread, der rasch außer Kontrolle geraten kann.

Confluence, Jira und Chat statt E-Mails

Das Medium steht der produktiven Bearbeitung im Wege

Die initiale E-Mail könnte Aufgaben oder Anhänge enthalten – Informationen, die an anderer Stelle dokumentiert werden müssten, um effizient mit ihnen weiterarbeiten zu können. Sie enthält womöglich Aspekte, die der Interpretation bedürfen, über die mehrere Leute diskutieren sollten oder die Kommentare von Dritten benötigen.

Wenn ich als Empfänger, da es ja so unkompliziert und rasch geht, die Ursprungs-Mail nun an ein paar Kollegen oder sogar einen ganzen Verteiler weiterleite, nehme ich zwar den (für mich) schnelleren und einfacheren Weg, doch gleichzeitig lade ich quasi die Schuld daran auf mich, dass es zum erwähnten E-Mail-Chaos kommt.

Und über diesem Chaos schwebt ständig die Gefahr, dass die Aufgaben oder Anhänge verlorengehen, dass interessante Informationen unbeachtet bleiben, dass Leute, die eigentlich sinnvolle Beiträge zum Thema leisten könnten, lieber darauf verzichten und dass eine spannende Idee oder ein inspirierender Impuls im Endeffekt nie vernünftig und produktiv bearbeitet wird.

Dieser vermeintlich schnelle und bequeme Ansatz ist also in vielerlei Hinsicht problematisch.

Lösung: Inhalt in Confluence und Jira abbilden oder Gruppenchat nutzen

Ein klügerer und deutlich nachhaltigerer Ansatz besteht darin, in dem Moment, in dem ich die ursprüngliche E-Mail erhalte, nicht auf "Weiterleiten" zu klicken, sondern einen geringen Mehraufwand in Kauf zu nehmen. Dann erstelle ich auf Basis dieser Mail nämlich eine Confluence-Seite oder einen Jira-Vorgang mit den wichtigen Informationen (oder initiiere bei eher kleineren Issues einen Chat in dem richtigen Gruppenraum).

Und damit ist plötzlich eine völlig veränderte Kommunikationsgrundlage entstanden! Die Ausgangsinformationen sind sofort ersichtlich – inklusive der mitgeschickten Dateien, die ich in Sekunden an die Confluence-Seite und an den Jira-Vorgang anhängen kann. Der Austausch findet im Kontext statt. Wir können Aufgaben erstellen, Leute mit @-Mentions gezielt involvieren, Bearbeitungstermine setzen. Alles ist zentral dokumentiert (und bei Bedarf später jederzeit auffindbar).

Wenn ich so handle, statt eine Mail einfach weiterzuleiten, lebe ich meinen Kollegen in gewisser Weise vor, dass es auch anders, nämlich richtig, funktionieren kann und sollte. Auf diese Weise (dauerhaft) mit gutem Beispiel voranzugehen, höhlt als steter Tropfen den Stein und wirkt animierend, denn der Effekt ist augenöffnend!

Das Ergebnis ist eine wirksamere Zusammenarbeit

Das Erstellen einer Confluence-Seite bzw. eines Jira-Vorgangs oder die Weiterleitung in einen passenden Raum in Google Hangouts Chat machen zwar im ersten Moment ein bisschen mehr Arbeit als das schnelle Weiterschicken einer Mail oder ein Klick auf "Allen antworten", ist jedoch deutlich gesünder, nachhaltiger und auch langfristig effektiver.

Man muss nur die anfängliche Aktivierungsenergie aufbringen, die für den Mehraufwand nötig ist, diese Seite anzulegen und die entsprechenden Leute zu erwähnen. Und das kann man ziemlich schnell habitualisieren, sodass auch in etwas hektischen Situationen stets der Gedanke im Hinterkopf präsent ist, dass mit einer schnellen Mail nichts gewonnen ist.

Das Ergebnis wird auf jeden Fall den geringen Aufwand überwiegen und Ihnen dabei helfen, mithilfe von Confluence, Jira und Gruppenchats besser, reibungsärmer und wirksamer zusammenzuarbeiten.

Weiterführende Infos

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