Workflows und Prozesssteuerung für individuelle Confluence-Anwendungsfälle

Die Nutzung von Confluence ist in jeder Organisation anders. Ein offener Ansatz, der die Menschen im Unternehmen ermutigt, ihr Wissen zu teilen, und der echte Zusammenarbeit fördert, ist unserer Ansicht nach der beste Weg, um den größten Nutzen aus der Software zu ziehen. Aber es gibt natürlich auch Organisationen, die ihre Wiki-Nutzung stärker regulieren und Confluence hauptsächlich zu Informationszwecken einsetzen. Auch das hat natürlich seine Daseinsberechtigung.

Letzterer Ansatz erfordert oft ein paar zusätzliche Prozesse und Mechanismen, als Confluence nativ bietet. Hier kommen Erweiterungs-Apps ins Spiel, die das System funktionell erweitern – und wenn es um Workflows und Freigaben geht, entscheiden sich viele Kunden für die Produkte Comala Document Management und Comala Publishing.

Eine Kundenstory, die unsere spanischen Freunde und Kollegen des Herstellers Comalatech veröffentlicht haben, gibt ein paar interessante Einblicke, wie ein individueller Kunde mit Workflow-Lösungen mehr Effizienz und Struktur geschaffen hat und spezifische Use-Cases nun besser abbilden kann. Bei diesem Kunden handelt es sich um die Organisation Port of Antwerp mit rund 1.600 Mitarbeitern. (Hier finden Sie die beiden ausführlichen englischen Artikel: Teil 1, Teil 2.)

Eine Software-Wissensbasis mit Confluence

Der Ansatz der Confluence-Nutzung beim Port of Antwerp lässt sich in die zweite der oben genannten Kategorien einordnen: Hier dient das System in erster Linie dazu, dass Mitarbeiter sich informieren können. Im Mittelpunkt steht dabei ein Confluence-basiertes Wissensportal. Es enthält eigens erstellte Anleitungen und Einführungen zu den Software-Systemen, die im Unternehmen zum Einsatz kommen – darunter Microsoft Office, IBM Maximo und diverse Speziallösungen.

Diese Wissensbasis des Kunden ist ein gutes Beispiel für organisches Wachstum: Im kleinen Rahmen gestartet, sind mehr und mehr Nutzer hinzugekommen. Andere Abteilungen haben ebenfalls angefangen, Confluence einzusetzen. Und innerhalb von zwei Jahren musste die initiale 100-User-Lizenz auf eine 2.000-User-Lizenz erweitert werden, die alle Mitarbeiter abdeckt. Inzwischen wird das Portal in der gesamten Organisation verwendet und umfasst viele hundert Seiten.

Es besteht aus zwei Bereichen: einem für Entwürfe, in dem ein Redaktionsteam Seiten erstellt und bearbeitet, und einem für die publizierten Inhalte, die für alle Mitarbeiter verfügbar sind. Jede Software-Anleitung in diesem Bereich hat ihre eigene Elternseite, während die Unterseiten sich diversen Unterthemen und Detailanweisungen widmen.

Beispielsweise gibt es in der Anleitung für Confluence selbst ein Dokument zum Erstellen und eines zum Betiteln von Seiten. Diese kleinteilige Separation ist sinnvoll, weil das Team sich ein weiteres Feature von Confluence zunutze macht – die Integration mit Jira Service Desk. Die Mitarbeiter können Jira Service Desk verwenden, um die Wissensbasis gezielt zu durchsuchen und präzise Antworten auf ihre Fragen zu finden. Dieser granulare Ansatz erlaubt es dem Redaktionsteam außerdem, Änderungen schnell und einfach vorzunehmen.

Verwaltung und Veröffentlichung von Inhalten

Bei der Erstellung, Freigabe und Publizierung der Inhalte hatte das Team eine Zeit lang mit manuellen Workflows herumprobiert und dafür native Confluence-Features wie Aufgaben und Mentions genutzt. Doch diese Methode hatte sich rasch als zu mühselig und im größeren Rahmen als zu wenig praxistauglich erwiesen.

Mittlerweile kommen stattdessen die oben erwähnten Confluence-Apps Comala Document Management und Comala Publishing zum Einsatz. Während Comala Document Management anpassbare Review- und Freigabeprozesse integriert, bietet Comala Publishing Funktionen, um Inhalte einfach von einem Bereich in den anderen zu kopieren.

Und so sieht der Anwendungsfall konkret aus: In der Wissensbasis des Kunden werden Seiten im Entwurfsbereich erstellt, der auf ein kleines Team von Redakteuren beschränkt ist. Ist eine Seite freigegeben, wird sie in den Veröffentlichungsbereich kopiert, der im gesamten Unternehmen zugänglich ist. Der Workflow startet, wenn ein Redakteur eine Seite erstellt; sie wird dann auf einen Entwurfsstatus gesetzt. Wenn der Ersteller das Dokument geschrieben hat, stehen ihm drei Optionen zur Verfügung:

  • Bereit zum Veröffentlichen – ein Zwischenstadium, wenn das Team einen Experten bitten muss, die Seite zu prüfen, bevor sie publiziert wird. Dieser kann die Seite durchsehen und anschließend veröffentlichen.
  • Veröffentlicht – Die Seite kann direkt veröffentlicht werden, es sind keine weiteren Reviews nötig. In diesem Schritt wird das Dokument automatisch in den Veröffentlichungsbereich kopiert.
  • Nicht zur Veröffentlichung – Dieser Status ist für Seiten vorgesehen, die nicht publiziert werden sollen, sondern für die interne Nutzung gedacht sind. Das können zum Beispiel Guidelines für das Redaktionsteam selbst sein.

Wird eine publizierte Seite später wieder editiert, verbleibt die letzte freigegebene Version im Veröffentlichungsbereich, während die neu bearbeitete Revision im Entwurfsbereich in den Entwurfsstatus zurückkehrt, der erneut freigegeben werden muss. Weiterhin hat der Workflow einen Ein-Jahres-Timer, der das Team daran erinnert, alle Seiten nach spätestens zwölf Monaten auf Aktualität zu prüfen.

Ein Beispiel-Workflow mit drei Veröffentlichungsoptionen

Das Redaktionsteam nutzt Comala Document Management außerdem, um auf den Seiten im Entwurfsbereich Zusatzinformationen auszustrahlen, die erklären, was der aktuelle Status bedeutet und was die nächsten Schritte im Prozess sind. Im Veröffentlichungsbereich werden diese (vom dem Workflow kontrollierten) Infos dann nicht mehr angezeigt.

Auf diese Weise ist es dem Kunden gelungen, ein organisationsweites, viele Abteilungen umfassendes Wissensportal zu schaffen, das sich ebenso einfach wie strukturiert verwalten lässt, das auf breiter Ebene zugänglich ist und dessen Inhalte stets aktuell sind.

Workflow-basierte Trainingskurse für Mitarbeiter

Einen weiteren wichtigen Anwendungsfall des Kunden bilden die Trainingskurse für interne User. Sie sollen das Unternehmen dabei unterstützen, die Confluence-Nutzung anzukurbeln. Hier gibt es strukturierte Kurse für Einsteiger und Fortgeschrittene.

Die Trainingsmodule residieren in einem dedizierten separaten Confluence-Bereich. Jeder Trainingsteilnehmer bekommt eine eigene Seite mit seinem Namen, für die eine spezielle Vorlage des Kunden genutzt wird. In diese Vorlage sind mehrere Trainings-Workflows auf Basis von Comala Document Management integriert. Jedes Tutorial beginnt mit dem Klick eines Buttons auf dieser Seite, der den Workflow in Gang setzt, der den User durch die Lektion führt.

Beispielsweise startet die erste Lektion, wenn der Nutzer den Button "Einsteiger" klickt. Der Workflow legt automatisch eine "Einsteiger-Seite" als Unterseite an. In diesem Modul muss der Anwender den Inhalt der Seite lesen und ein paar einfache Aktionen wie das Hinzufügen seines Namens, das Erwähnen eines Kollegen sowie das Verfassen eines Standard-Kommentars und eines Inline-Kommentars ausführen.

Nachdem der User diese Aufgaben erledigt hat, aktiviert er unten auf der Seite eine Checkbox, woraufhin die Manager des Trainingsprogramms automatisch benachrichtigt werden und mithilfe von Comala Document Management bestätigen, dass alles vollständig bearbeitet worden ist. Dann fügt der Workflow auf der Seite des Schulungsteilnehmers eine Grafik mit einer Bronzemedaille hinzu, die für die erfolgreiche Teilnahme am Modul verliehen wird.

Wenn ein User bereit für eine weitere Lektion ist, drückt er den entsprechenden Button und startet damit einen weiteren Workflow, der ihn durch fortgeschrittene Funktionen wie das Definieren eines Seiten-Layouts, die Nutzung von Tabellen, das Einbinden von Bildern und die Verwendung einiger Makros leitet.

Auch dieses Trainingssystem ist ein cooles Beispiel dafür, wie in Confluence innovative, nutzerfreundliche Speziallösungen entstehen können, wenn es eine ausgereifte Tool-Basis mit den richtigen Funktionen gibt.

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