Bessere Kollaboration im Team mit Google Drive

Dass die Kollaboration zwischen Kollegen und auch teamübergreifend verstärkt und verbessert werden muss, um mittel- und langfristig erfolgreich zu sein, ist vielen Unternehmen bewusst. Doch trotz moderner (inhaltlicher) Zusammenarbeitsmethoden mit Wikis, Social Intranets, Google Docs und Co. kursieren in den meisten Organisationen weiterhin vielerlei Dateien und Dokumente, deren effiziente Handhabung und Verwaltung oft ein Problem bleibt. Die Google G Suite liefert in Gestalt des Tools Google Drive eine Lösung mit, um dieser Herausforderung Herr zu werden.

Google Drive hilft Teams, Dateien effizient zu verwalten.

Google Drive hilft Teams, Dateien effizient zu verwalten.

Dateichaos statt reibungsarmer Zusammenarbeit

In vielen Unternehmen, die auf Google umsteigen, geht schnell nichts mehr ohne Google Drive und die anderen Tools der G Suite. Der Grund dafür ist simpel: Diese Software-Lösung setzt sich gegen frühere und andere Tools durch, denn sie macht viele Dinge besser – vor allem dann, wenn die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und Standorten bisher oft mühselig und umständlich war.

An welchem Ablageort hat der Kollege denn die benötigte Datei abgespeichert? Eine andere Kollegin muss nachfragen, an welcher Textversion weitergearbeitet werden soll. Der Austausch von Dokumenten per E-Mail ist eine Seuche, die zu Chaos und Ineffizienz führt. Und kaum jemand hat einen Überblick über die Dateien, die für die Arbeit des Teams gebraucht werden.

Kollaboration als Pfeiler der Unternehmenskultur

Um gegen ein solches Datei- und Dokumentenchaos anzugehen, bietet die G Suite eine effektive Lösung. Hier trägt nicht zuletzt die Tatsache Früchte, dass viele Leute Google Drive oder andere Google-Cloud-Lösungen bereits aus dem privaten Nutzungsumfeld kennen: Die Adaption in einem Unternehmen fällt den Teammitgliedern häufig leichter als bei anderen Systemen, mit denen es bisher keine Berührungspunkte gegeben hat.

Das Dokumentenmanagement in der G Suite sorgt für eine Arbeitserleichterung im Büroalltag. Alle Beteiligten kennen den zentralen Ablageort und können darauf zugreifen – egal, ob sie sich im Büro, auf Geschäftsreise oder doch im Home-Office befinden. Und egal, ob eine andere Person gerade ebenfalls daran arbeitet. Möglich macht dies die automatische Synchronisation in Echtzeit.

Das Konzept der G Suite als reine Cloud-Software hilft Organisationen zudem, sich für plötzlich auftretende Veränderungen besser zu wappnen. Denken wir nur an die Corona-Situation: Von einem auf den anderen Tag waren zigtausende Firmen dazu gezwungen, einen Wechsel ins Home-Office technisch und organisatorisch zu unterstützen. Und zahlreiche Unternehmen hat diese Veränderung ziemlich unvorbereitet getroffen. Infrastruktur wurde per "Trial & Error" adaptiert, Workarounds und Provisorien bestimmten für längere Zeit den Arbeitsalltag der Teams.

Wie sich das in Zukunft weiterentwickelt – ob sich das Home-Office in Deutschland vielleicht stärker etabliert –, wird sich erst noch herausstellen. Doch klar definierte Workflows, eine kollaborative Haltung als Teil der Unternehmenskultur und moderne Software-Tools unterstützen Organisationen maßgeblich dabei, auf neue Anforderungen schneller und angemessen reagieren zu können.

Noch mehr positive Nebeneffekte

Aber künftige Veränderungen hin oder her – die meisten Unternehmen führen neue Software ein, um sich im Hier und Jetzt besser aufzustellen. Und da hat die G Suite unmittelbare Effekte. Teams sparen wertvolle Arbeitszeit, wenn niemand lange nach Dateien suchen und wenn niemand mühsam Dateiversionen zusammenführen muss. Diese Zeit kann dann viel sinnvoller in wertstiftende Projekte investiert werden.

Ein weiterer Bonus, der sich aus kollaborativer Teamarbeit mit der G Suite ergibt: weniger Anfragen beim IT-Support. Moderne Cloud-Software verlagert viele Verantwortlichkeiten (Updates und Wartung, technische Infrastruktur, Skalierung) an den Anbieter, wodurch die IT-Teams von diversen Standardaufgaben befreit werden. Diese gewonnene Zeit können die administrativen Teams in produktive Projekte investieren, die das Unternehmen weiter voran bringen.

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