Wie Sie Ihr Wissensmanagement in Confluence mit Blaupausen und Schlagwörtern optimieren

Ein gutes, nachhaltiges Wissensmanagement ist für Unternehmen unentbehrlich. Im Idealfall werden Informationen quer durch die Organisation geteilt und es entstehen keine Wissensinseln. Die Leute arbeiten gemeinsam auf transparente Weise an Inhalten. Damit schaffen Sie nicht nur verteiltes Wissen über die gesamte Organisation hinweg, sondern auch die Voraussetzungen für eine moderne, erfolgreiche, transparente Zusammenarbeit in Ihren Teams und über sie hinaus.

Viele Organisationen sind bestrebt, möglichst viel von dem bereits vorhandenen Wissen allen Leuten im Unternehmen zugänglich zu machen. Sie wollen Silos auflösen, informelle Flaschenhälse abschaffen und die Mitarbeiter befähigen, benötigte Informationen selbständig an einem zentralen Ort zu finden.

Um diese Herausforderungen anzugehen und um ein erfolgreiches Wissensmanagement zu etablieren, braucht es ein strukturiertes System sowie die richtigen Tools, damit die Teams die Informationen an den richtigen Stellen platzieren können. Hier sind fünf Tipps, um Ihr Wissensmanagement in Confluence zu optimieren.

Nutzen Sie Blaupausen für Wissensartikel

Ermöglichen Sie Ihren Teams, Confluence-Blueprints für die Wissensdokumentation zu verwenden. Mit diesen Blaupausen stellen Sie sicher, dass beim Erstellen einer neuen Seite stets alle relevanten Informationen im Eingabe-Dialog erfasst werden.

Außerdem können Blaupausen helfen, die systematische Verschlagwortung von Seiten zu unterstützen. Dann versehen die User ihre neu angelegten Seiten direkt mit Schlagwörtern. (Die Confluence-native Bezeichnung lautet Labels.) Das führt dazu, dass die Informationen besser in Kontext gesetzt werden, noch besser auffindbar sind und eine erweiterte Navigationsmöglichkeit zwischen den Inhalten geschaffen wird.

Sortieren Sie Ihr Wissen mithilfe von Schlagwörtern (Labels)

Nutzen Sie Schlagwörter, um Inhalte zusätzlich nach Themenbereichen, Abteilungen oder Teams zu sortieren. Solche Labels bieten einen elementaren Nutzen für die Auffindbarkeit und die Organisation von Inhalten innerhalb Ihres Wissensmanagement-Systems.

Jede Confluence-Seite lässt sich frei mit beliebigen Schlagwörtern versehen. Wenn Sie in Confluence mit Blaupausen für Seitenvorlagen arbeiten, können Sie darin die Vergabe von Labels vorgeben und entsprechend vordefinierte Platzhalter bereitstellen.

Verwenden Sie Präfixe in den Dokumententiteln

Manchmal möchten Sie vielleicht, dass alle Seiten in einem Confluence-Bereich einheitliche Titel haben. Beispielsweise soll immer der Name des Produkts oder des Teams in der Überschrift mit aufgeführt sein. Dies ist besonders hilfreich, wenn es sich um einen wichtigen Suchbegriff handelt, für den die entsprechenden Seiten angezeigt werden sollen.

Die Konfiguration des Seitentitels in einer Blaupause ermöglicht es Ihnen, einen bestimmten Präfix-Wert für den Seitennamen zu setzen, der dann vor den von den Nutzern gewählten Titeln angezeigt wird.

Optimieren Sie Ihre Dokumentation mit Übersichtsseiten

Confluence-Blueprints können im Zusammenhang mit vordefinierten Indexseiten verwendet werden. Diese listen alle Seiten, die mit dem jeweiligen Blueprint erstellt wurden, in einer Übersicht auf. Genau dieses Ergebnis erreichen Sie durch eine Kombination der Makros Seiteneigenschaften und Seiteneigenschaftsbericht.

Erstellen Sie Übersichtsseiten zu ausgewählten Themen und filtern Sie Dokumente und Inhalte nach Schlagwörtern, mit denen die Nutzer die Seiten versehen haben.

Blaupausen mit dem Blueprint Creator

Mit Blaupausen in Confluence können Sie auf einfache Weise neue Seiten und Blog-Einträge auf der Grundlage vordefinierter Vorlagen erstellen. Fügen Sie Platzhalter hinzu, die als Formularfelder dienen, die von den Benutzern zuerst ausgefüllt werden müssen, wenn diese eine neue Seite anfertigen. Sie haben sogar die Option, Ihre Blaupausen so anzupassen, dass User gleich eine ganze Reihe von Seiten auf einmal erstellen können.

Der Blueprint Creator ermöglicht es Ihnen, Blaupausen in Confluence ganz ohne Programmierkenntnisse anzulegen. Erstellen Sie einfach vordefinierte Blaupausen für Seiten, Blogpost, Seitenbäume sowie Bereiche in einem intuitiven Editor, die dann dauerhaft zur Verfügung stehen, wann immer ein User neue Inhalte kreieren möchte.

Möchten Sie mehr über den Blueprint Creator für Confluence wissen? Interessieren Sie sich für einen unverbindlichen Test der App? Der Blueprint Creator steht auf dem Atlassian Marketplace bereit. Und falls Sie weiterführende Fragen haben oder gerne einen Demotermin vereinbaren würden, kommt unser Entwicklungsteam gerne mit Ihnen ins Gespräch. Melden Sie sich einfach bei uns!

Weiterführende Infos

Die Website zum Blueprint Creator für Confluence
Einführung in die Möglichkeiten und Funktionen
Blueprint Creator: Vorlagen für einheitliche Blogposts in Confluence
Genehmigungen und Freigaben in Confluence mit Blueprint Creator und Comala Document Management


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