Zusammenarbeit in Dokumenten der G Suite mit Externen ohne Google-Account

Die G Suite ermöglicht es, in Echtzeit gemeinsam in cloudbasierten Dokumenten zusammenzuarbeiten. Das hat viele Vorteile! Wichtige Inhalte wie Textdokumente, Tabellen und Präsentationen sind so für alle berechtigten Mitarbeiter jederzeit verfügbar und versauern nicht bei einzelnen Kollegen auf der lokalen Festplatte.

Auch die Zeitersparnis ist enorm, weil in einem gemeinsamen Dokument gearbeitet wird und nicht mehrere Versionen eines Datei nervig per Mail zwischen den Kollegen hin- und hergeschickt werden müssen. Zusätzlich gibt es so keine Missverständnisse mehr, welches Dokument das aktuellste ist. Auch die einzelnen Ergänzungen und Änderungen lassen sich mit den Google-Dokumenten durch die Versionshistorie viel besser nachvollziehen und gegebenenfalls rückgängig machen oder wiederherstellen.

Sie merken schon: Die Liste der Vorteile ist lang. Doch noch besser wäre es natürlich, wenn man von dieser schnellen und einfachen Teamkollaboration mit der G Suite nicht nur innerhalb des Unternehmens profitieren würde, sondern so auch die Zusammenarbeit mit externen Parteien wie Kunden und Partnern verbessern könnte.

Bisherige Möglichkeit zum Teilen von G-Suite-Dokumenten mit Externen

Bisher gab es dafür bereits die Möglichkeit, G-Suite-Dokumente per E-Mail oder Link auch mit Personen außerhalb des Unternehmens zu teilen. Was das reine Betrachten der Dokumente betrifft, hat dies per Mail bereits prima funktioniert. Um allerdings das Dokument auch bearbeiten oder wenigstens Kommentare hinzufügen zu können, musste man zwar selbst keinen bezahlten G-Suite-Account besitzen, sich aber wenigstens in einem Google-Konto einloggen oder die Freigabe musste per Link erfolgen. Letzteres ist keine besonders sichere Variante, da dieser Link theoretisch einfach weitergegeben oder irgendwo veröffentlicht werden kann.

Zwar besitzt heutzutage fast jeder Internet-Nutzer sowieso ein Google-Konto – sei es für YouTube oder das Android-Smartphone –, allerdings sind diese Accounts meistens privat und nicht für den geschäftlichen Einsatz erstellt worden. Damit unterliegen diese Konten auch nicht der Kontrolle der jeweiligen Organisation, was die IT nicht freuen wird und rechtlich für Probleme sorgen kann. Sich nun extra ein geschäftliches Google-Konto zu erstellen, um mit einem geteilten Dokument interagieren zu können, ist natürlich auch ein gewisser Aufwand und vielleicht von der jeweiligen Unternehmens-IT auch nicht gewollt.

Neu: Sicheres Teilen von G-Suite-Dokumenten mit Externen auch ohne Google-Account

Dafür hat Google nun eine ebenso einfache wie elegante Lösung gefunden. Mit dem gerade im Rollout befindlichen Update lassen sich Google-Dokumente auch mit Personen ohne Google-Konto auf sicherem Wege via E-Mail und Pin-Code teilen. Dank der neuen Methode können Sie nun also künftig Dokumente für Externe ohne Google-Account nicht nur zur Ansicht, sondern auch zum Bearbeiten und Kommentieren einfach und sicher verfügbar machen.

Die Vorgehensweise ist dabei die gleiche, die Sie bereits gewohnt sind. Das heißt, Sie können einfach in den Dokumenten oben rechts auf den Teilen-Button klicken und im erscheinenden Freigabefenster die E-Mail-Adresse der Person eingeben, mit der Sie das Dokument teilen möchten. Dabei lässt sich natürlich auch weiterhin einstellen, welche Berechtigung die Person genau erhalten soll, also beispielsweise nur zum Kommentieren oder auch zum Bearbeiten.

Besitzt der von Ihnen eingegebene Adressat nun keinen Google-Account, erhält er eine E-Mail mit Ihrer Einladung und kann sich damit einen PIN-Code generieren lassen, der mit dieser E-Mail verknüpft wird. Klickt der Empfänger den Link des Dokuments an, erscheint eine Aufforderung, den PIN-Code einzugeben. Wenn das geschehen ist, kann die Person vollumfänglich in dem Dokument mit Ihnen zusammenarbeiten, also Kommentare einfügen, Vorschläge machen, Ergänzungen vornehmen und so weiter. Für Sie hat das auch den Vorteil, dass nun die Änderungshistorie in den Dokumenten mit dieser Person nachvollziehbar ist.

Das Teilen mit Pin-Code funktioniert übrigens auch für andere Dateien und Ordner im Google Drive, also Bilder, PDFs, Microsoft-Office-Dateien. Einzig Dokumente aus geteilten Ablagen können Sie nicht für Externe ohne Account freigeben.

Wann und für wen ist das neue Teilen per PIN verfügbar?

Das Update mit der neuen Teilen-Funktion befindet sich aktuell noch im Rollout. Das heißt, bis ca. Ende September 2020 wird Ihr Unternehmen diese Neuerung automatisch erhalten. Voraussetzung dafür ist, dass Sie die G Suite in einem der folgenden Tarife nutzen:

G Suite Essentials
G Suite Business
G Suite Enterprise
G Suite for Education
G Suite Enterprise for Education
G Suite for Nonprofits.

Für Kunden von G Suite Basic wird die neue Funktion nach aktuellem Stand nicht verfügbar sein.

Nutzt Ihr Unternehmen einen der oben genannten Tarife und ist das Teilen von Dokumenten mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens (ohne Google-Konto) in der G-Suite-Administration bereits aktiviert, steht Ihnen und Ihren Mitarbeitern die neue Funktion in Kürze automatisch zur Verfügung.

Falls Sie die Funktion nach Erhalt des Updates nicht vorfinden, wenden Sie sich am besten an Ihre G-Suite-Administratoren. Diese können die Freigabe in den Einstellungen der Admin-Konsole unter Anwendungen > G Suite > Laufwerk und Docs > Freigabeeinstellungen aktivieren.

Zusammenfassung

Bisher war das Teilen von G-Suite-Dokumenten mit Externen nur eingeschränkt möglich, da diese wenigstens einen Google-Account besitzen mussten, wenn sie die Dokumente nicht nur lesend betrachten wollten oder die Dokumente relativ unsicher per Link geteilt werden mussten. Mit dem laufenden Update, das bis ca. Ende September allen Unternehmen (ausgenommen G Suite Basic) zur Verfügung steht, können Sie Dokumente Externen ohne Google-Account auch zum Bearbeiten auf sicherem Weg per PIN-Code freigeben.

Haben Sie Fragen zur neuen Funktion oder überlegen Sie deshalb, Ihren Tarif von G Suite Basic auf beispielsweise Business zu upgraden? Sprechen Sie uns gerne einfach an oder werfen Sie einen Blick auf unseren Tarifvergleich.