Seiten- und Massenarchivierung in Confluence Cloud

Gehören Sie zu den Elternteilen, die ihren Kindern mit Engelsgeduld permanent den Kram hinterherräumen? Oder erinnern Sie sich vielleicht an die WG-Zeiten, in denen es den einen Mitbewohner gegeben hat, der in dem allgegenwärtigen Chaos stets für eine gewisse Grundordnung gesorgt hat?

In Firmenwikis und wikibasierten Intranets wie Linchpin nennen wir solche Leute Wiki-Gärtner. Das sind die Personen innerhalb der Organisation, die dafür Sorge tragen, dass das System mit seinen Inhalten möglichst gut strukturiert, aufgeräumt, aktuell und sinnvoll operationalisiert ist. Und davon profitieren alle anderen Nutzer, die ihre gesuchten Informationen schneller finden, die weniger Zeit mit veralteten Inhalten verschwenden und die nicht mit ineffizienten Redundanzen hadern müssen.

Die neuen Archivierungsfunktionen in Confluence

Für diese Wiki-Gärtner (und für alle anderen User) hat Atlassian in Confluence Cloud einige neue Werkzeuge ausgeliefert. Die Features zur Seiten- und Massenarchivierung machen es den Gärtnern und ihren Teamkollegen noch einfacher, Seitenbäume akkurat zu beschneiden.

Confluence Cloud - Archivierungsfunktion

Die Archivierungsfunktion ist über das Drei-Punkte-Menü zu erreichen.

Mit der Seiten- und Massenarchivierung lassen sich einige wirklich wertvolle Effekte erzielen:

  • Die Anwender können sicher sein, dass der Content in Confluence aktuell und verlässlich ist.
  • Seitenbäume sind ordentlich gepflegt und beispielsweise auch vor Kunden vorzeigbar.
  • Das Auffinden von Informationen wir leichter, weil sich die User durch weniger Inhaltsredundanzen und weniger Unordnung wühlen müssen.
  • Die Ladezeiten von Seitenbäumen verkürzen sich.

Wer kann die Seiten- und Massenarchivierung nutzen?

Die Archivierung einzelner Seiten ist für alle Confluence-Cloud-Kunden ab dem Standard-Tarif verfügbar. Die Massenarchivierung (und demnächst folgende Funktionen wie Archivierungsempfehlungen und Basis-Workflows inklusive Auto-Archivierung) sind in Instanzen ab dem Premium-Tarif enthalten. (Hier ist eine Übersicht zu den unterschiedlichen Tarifplänen für Confluence Cloud.)

Diese Features sind wichtige und wertvolle Werkzeuge für das Content-Management. Im Standard können Content-Ersteller ihre eigenen Seiten archivieren. Administratoren haben ab sofort eine neue Berechtigung zur Verfügung, die sie an alle Personen vergeben können, die mit der Verwaltung und Pflege von Inhalten zu tun haben. Die Rechteeinstellungen von Seiten bleiben auch nach der Archivierung aktiv. Ein Anwender mit den entsprechenden Berechtigungen kann auf eine archivierte Seite nach wie vor zugreifen; Änderungen sind jedoch erst wieder möglich, wenn das Dokument wiederhergestellt wird.

Die Seiten- und Massenarchivierung unterstützt die Organisation der Confluence-Instanz auf mehreren Wegen und in diversen Anwendungsszenarien:

  • Ein User sucht etwas und stößt auf eine Seite, die offensichtlich veraltet ist. Statt weiterzuklicken und die Sache auf sich beruhen zu lassen, kann der Nutzer die Seite rasch archivieren und sicherstellen, dass Kollegen nicht in die gleiche Situation kommen.
  • Ein Team hat im Seitenbaum eine Sektion mit Meeting-Notizen der vergangenen Jahre. Mit der Gruppenarchivierung in Confluence Cloud Premium lassen sich all die Meeting-Seiten, die nicht mehr benötigt werden, mit einem Schlag archivieren. In der Massenarchivierungs-Ansicht ist der Kontext des Seitenbaums ebenso ersichtlich wie die letzten Aktualisierungsdaten der gewählten Seiten.
  • In einem Bereich befinden sich alte Kundenprojekte, die heute niemand mehr braucht, aber irgendwann vielleicht noch einmal relevant werden. All die alten Seiten in einem Projekt lassen sich in einem Schwung archivieren und aus dem Seitenbaum entfernen. Aber sie sind anschließend im Archiv weiterhin verfügbar. Dort behalten sie sogar ihre Struktur, sodass User bei Bedarf die ganze Sektion übersichtlich und wohlorganisiert vorfinden.
Confluence Cloud - Massenarchivierung

Per Massenarchivierung lassen sich mehrere Seiten gleichzeitig bearbeiten.

Wie oben schon erwähnt, lassen sich archivierte Seiten jederzeit wiederherstellen. Sie rücken dann wieder an ihre ursprüngliche Position oder können einer neuen Elternseite untergeordnet werden. Falls die einst übergeordnete Seite nicht mehr existiert, erscheint die wiederhergestellte Seite an der Spitze des Seitenbaums. Atlassian implementiert außerdem gerade eine Multi-Selektion, um mehrere Seiten mit ihren Kinderseiten auf einmal wiederherzustellen oder endgültig zu löschen.

Confluence Cloud - Archiv

Archivierte Seiten mit wichtigen Metainformationen sind jederzeit einsehbar.

Confluence Cloud - Wiederherstellung archivierter Seiten

Archivierte Seiten können problemlos wiederhergestellt werden.

Archivierung und die Auswirkungen

Aber was passiert eigentlich, wenn Seiten archiviert werden? Welche Effekte hat das genau?

  • Archivierte Seiten erscheinen nicht mehr an den folgenden Stellen: Seitenbäume auf Bereichsebene, Ergebnisse der Schnellsuche und der erweiterten Suche, Analytics, Aktivitätsstrom, Editor-Makros, Seiten-Links, Homepage.
  • Links auf archivierte Seiten funktionieren weiterhin, aber Smart Links werden mit kleinen Icons als "archiviert" gekennzeichnet. Die archivierten Seiten selbst sind mit Bannern markiert und haben eingeschränkte Funktionalitäten.
  • Um den Status einer Seite zum Zeitpunkt der Archivierung zu schützen, sind die folgenden Aktionen für archivierte Inhalte deaktiviert: Editieren, Liken, Verschieben, Kopieren, hierarchische Ansicht, Teilen, Hinzufügen und Entfernen von Labels, Hinzufügen, Editieren und Löschen von Anhängen, Kommentieren.
Confluence Cloud - Banner für archivierte Seiten

Ein Banner kennzeichnet eine archivierte Seite.

Für Wiki- und Intranet-Gärtner (aber eigentlich auch für alle anderen User) sind die neuen Features in Confluence Cloud wirklich hilfreiche Werkzeuge, um gemeinsam auf ein sauber strukturiertes, aufgeräumtes, effizient nutzbares Confluence-System hinzuarbeiten.

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