AppSheet und Apps Script: Google Workspace automatisieren und erweitern

Google Workspace hilft Unternehmen, reibungslos zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten – egal ob gemeinsam im Büro, verstreut über verschiedene Standorte, von daheim oder von unterwegs. Und AppSheet und Apps Script unterstützen Nutzer von Google Workspace dabei, genau die Lösungen zu bauen, die sie benötigen.

Sehr viele Nutzungsszenarien wie E-Mails, Chat, Videokonferenzen, Terminmanagement, Dokumente zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und zahlreiche weitere Use Cases werden mit den Tools von Google Workspace abgedeckt. Für die Erweiterung um spezielle unternehmensspezifische Anwendungsfälle stellt Google die Werkzeuge AppSheet und Apps Script bereit. AppSheet ist eine No-Code-Entwicklungsplattform von Google Cloud; bei Apps Script handelt es sich um die in Google Workspace integrierte Low-Code-Entwicklungsplattform.

Beide Lösungen ermöglichen es, recht unkompliziert auch ohne Programmierkenntnisse eigene Use Cases abzubilden und zu automatisieren. Das kann zum Beispiel eine App sein, die es Ihren Außendienstmitarbeitern erlaubt, Kundenbesuche zu dokumentieren, eine Benutzerfunktion in Google Sheets, um spezielle Kalkulationen durchzuführen, oder ein Makro, das Arbeitsschritte automatisiert. Mit Google AppSheet und Apps Script lassen sich solche eigenen Lösungen so einfach realisieren wie nie zuvor.

AppSheet: Google Workspace ohne Programmierarbeit erweitern

Google AppSheet ist eine wirkliche No-Code-Plattform. Das bedeutet: Sie können absolut keine Ahnung von Programmiersprachen haben und müssen nicht eine Zeile Code schreiben, um eine eigene App oder einen Workflow zu entwerfen. Alle Schritte, die nötig sind, um Ihren Anwendungsfall abzudecken, können Sie über die AppSheet-Benutzeroberfläche vornehmen. Dabei wird der Code, der im Hintergrund natürlich trotzdem geschrieben werden muss, für Sie durch maschinelles Lernen (ML) in eine natürliche Sprache übersetzt, mit der Sie arbeiten können.

Use Cases, die Sie mithilfe von Google AppSheet umsetzen können, sind beispielsweise Services für den Außendienst, Datenerfassung, Logistik, Lieferverfolgung, Reporting und weitere mehr. Dafür können Sie mit AppSheet auf eine breite Palette von Datenquellen und -funktionen zugreifen – von benutzerdefinierten Anwendungen und SQL-Datenbanken im Unternehmen über Quellen wie Google Maps bis hin zu den Google-Workspace-Anwendungen wie Sheets, Drive, Docs, Kalender und Gmail.

Die AppSheet-Anwendungen werden dabei als Mobil- und Web-Apps bereitgestellt und von allen modernen Browsern unterstützt, um von jedem Desktop-PC, Laptop oder Android- und iOS-Gerät darauf zugreifen zu können.

Google AppSheet ist im Enterprise-Plus-Tarif von Google Workspace ohne Zusatzkosten inbegriffen. Für alle anderen Google-Workspace-Tarife ist AppSheet als Erweiterung verfügbar.

Erstellen einer App mit AppSheet

Apps Script: Eine Low-Code-Plattform zur Anpassung von Google Workspace

Google Apps Script wiederum ermöglicht es, mit wenigen Programmierkenntnissen die Google-Workspace-Apps wie Gmail, Docs, Sheets und Drive um eigene Funktionen zu erweitern sowie Prozesse in diesen Anwendungen zu automatisieren und Ihren Bedürfnissen anzupassen. Dabei nutzt Apps Script die Script-Sprache JavaScript und integriert diese nativ in die Google-Workspace-APIs und -Events. So können Sie relativ simple Lösungen für eigene Anwendungsfälle erstellen, die Menüstruktur ergänzen und Automatisierungen vornehmen, die Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern.

Apps Script funktioniert direkt über die Google-Cloud, sie müssen also keine Apps oder Plugins herunterladen und installieren, keine Konfiguration vornehmen und auch keine eigene Infrastruktur beziehungsweise Entwicklungsumgebung dafür bereitstellen.

Da sich die Entwicklung von Apps Script vornehmlich auf normale Geschäftsmitarbeiter fokussiert, weist die Lösung keine besonders hohe Komplexität auf. Daher können Sie wie gesagt auch mit überschaubaren Programmierkenntnissen schnell zu funktionalen Ergebnissen kommen, da für die Plattform eine ausführliche Dokumentation sowie zahlreiche Tutorials, Beispiellösungen und von der Community geteilte Skripte zur Unterstützung bereitstehen. Manchmal reicht es dabei schon, einfach ein paar Zeilen Code zu kopieren, um die gewünschte Funktion abzubilden, die Ihnen eine Aufgabe abnimmt.

Google Apps Script in Aktion

Wann AppSheet, wann Apps Script oder sogar beides?

Mithilfe von Apps Script können Sie mit wenig Code die Google-Workspace-Anwendungen um Funktionen erweitern und anpassen. Mit AppSheet wiederum bauen Sie weitere Anwendungen, um eigene Business-Prozesse und Use-Cases "on top" von Google Workspace abzubilden. Beide Entwicklungsplattformen schließen sich dabei nicht aus, sondern lassen sich auch zusammen verwenden.

Beide Tools sind auf eine geringe Komplexität ausgelegt, um möglichst jedem Mitarbeiter die Möglichkeit zu eröffnen, mit geringem Aufwand und ohne tiefe Programmierkenntnisse typische Prozesse besser abbilden zu können. Das trägt auch zur Entzerrung des IT-Backlogs im Unternehmen bei, da quasi jeder Mitarbeiter der Lage ist, sich selbst zu helfen – eine gewisse technische Affinität vorausgesetzt.

Vielleicht fragen Sie sich aber immer noch, wann man denn nun genau besser zu AppSheet und wann zu Apps Script greifen sollte und wie beide Plattformen miteinander interagieren. Darauf gehen wir im folgenden Blog-Beitrag ein.

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