Google AppSheet und Apps Script: Für welche Aufgabe eignet sich welches Werkzeug?

Im letzten Artikel haben wir die Tools Google AppSheet und Apps Script vorgestellt, mit denen Sie Google Workspace erweitern, anpassen und automatisieren können. Vielleicht fragen Sie sich jetzt, wann man denn nun genau besser zu AppSheet und wann zu Apps Script greifen sollte und wie beide Plattformen miteinander interagieren.

Hier ist es zunächst hilfreich, sich die folgenden Fragen zu stellen:

  • Mit welchen Tools kenne ich mich aus?
  • Was will ich erreichen?
  • Wie komplex ist das Problem, das ich lösen möchte?

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele, die Ihnen bei der Einschätzung helfen können, ob AppSheet oder Apps Script das richtige Werkzeug für Ihr Vorhaben ist.

Anwendungsfälle für AppSheet und Apps Script

Ich will eine Anwendung mit einer intuitiven Benutzeroberfläche bauen, die Daten aus Google Workspace nutzt und die sowohl über den Laptop als auch mobil verwendet werden kann.

In diesem Fall sollten Sie AppSheet nutzen, da sie auf diese Weise eine responsive Benutzeroberfläche für alle möglichen Geräte bereitstellen können.

Ich will eine Lösung, die es ermöglicht, zwischen verschiedenen Google-Workspace-Tools wie Gmail, Sheets und Docs zu interagieren.

Wenn Sie eine Lösung erstellen wollen, die ein Ereignis in einer Google-Workspace-Anwendung aufgrund einer bestimmten Aktion in einer anderen App auslöst, kommen dafür beide Tools in Frage.

Mit AppSheet können Sie Daten und Funktionen aus diesen unterschiedlichen Google-Workspace-Tools in einer App-Oberfläche bündeln. Zum Beispiel haben Sie die Möglichkeit, eine Inventar-Lösung bauen, die aktuelle Inventurdaten aus Google Sheets liest und bei bestimmten Bedingungen (etwa einer zu geringen Stückzahl) eine E-Mail- und Text-Benachrichtigung auslöst. Weiterhin unterstützt AppSheet das Scannen von Bar-, NFC- und QR-Codes sowie maschinelles Lernen inklusive der optischen Zeichenerkennung und der Erkennung von Datenanomalien.

Apps Script wiederum bietet eine große Anzahl von Diensten für alle Google-Workspace-Anwendungen, mit denen Sie Workflows und Automatisierungen einrichten können. Ein Beispiel hierfür wäre das Erstellen eines neuen Drive-Ordners oder das Senden einer E-Mail auf Basis einer vorangegangen Aktion in einer anderen App. So einen Workflow können Sie wie gesagt auch mit AppSheet erstellen (und zwar ohne mit Code in Berührung zu kommen); Apps Script bietet in diesem Zusammenhang allerdings einen umfangreicheren Katalog an Diensten. Es kommt also darauf an, wie umfangreich und komplex Ihre Lösung ist.

Ich möchte auf Datenquellen von Drittanbietern zugreifen.

Auch hier kommen theoretisch beide Tools in Frage. AppSheet unterstützt eine breite Palette von Datenquellen wie SQL-Datenbanken und Drittanbieter-APIs. Aber wenn Sie diese Daten in eine Google-Workspace-Anwendung übertragen und dabei bereinigen und nach Ihren Bedürfnissen aufbereiten wollen, ist der Einsatz von Apps Script sinnvoller.

Ich möchte eine benutzerdefinierte Kalkulation in Google Sheets vornehmen.

Sheets beinhaltet hunderte von integrierten Funktionen wie =SUMME, =MEDIAN, =ANZAHL usw., mit denen Sie Daten aufbereiten können. Wenn eine spezielle Funktion nicht vorhanden ist, die Sie benötigen, können Sie diese mit Google Apps Script erstellen. Beispiele wären eine Funktion zur Konvertierung von Metern in Meilen oder um Echtzeitdaten aus dem Internet in Kalkulationen einzubinden.

Ich möchte eine Automatisierung bauen, die Informationen einer Google-Formular-Anmeldung nutzt, eine automatische Antwort-E-Mail versendet und die Anmeldungen über einen eigenen Menüpunkt in Google Sheets sichtbar macht.

Eine der Stärken von Apps Script besteht darin, Automatisierungen einzurichten und diese über eigene Menüpunkte in Google-Workspace-Apps wie Sheets anzuzeigen. So sind Ihre Funktionen direkt in den Tools sichtbar, als wären diese normale Bestandteile der Anwendungen. Durch diese Integration können Sie und Ihre Kollegen Ihre Erweiterung intuitiv nutzen.

Beide Plattformen gemeinsam nutzen für noch mehr Power

Wie diese Beispiele zeigen, ist im spezifischen Einzelfall mal die eine, mal die andere Entwicklungsplattform die etwas bessere Wahl, auch wenn sich viele Anwendungsfälle theoretisch mit beiden Tools abbilden lassen. Es gibt darüber hinaus auch Entwicklungsszenarien, in denen Sie von der geballten Power beider Werkzeuge profitieren, die im Zusammenspiel ihre individuellen Stärken voll ausspielen können.

Ich will Informationen aus mehreren Quellen sammeln und eine übersichtliche Oberfläche bauen, um mit diesen Informationen zu interagieren.

Mit Apps Script können Sie sich die Informationen aus unterschiedlichen Quellen wie Docs, Sheets, Kalender oder auch aus Drittanbieter-Sofware ziehen. Diese Informationen können Sie dann in einem Google Sheet aggregieren und per Skript nach Belieben manipulieren. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, mit AppSheet eine App zu bauen, die diese Daten nutzt und über deren benutzerdefinierte Oberfläche Sie mit den Daten interagieren können.

Ich möchte eine App erstellen, mit der mein Team über bestimmte Interaktionen komplexe Workflows auslösen kann.

Sie können mit Google AppSheet eine App erstellen, die in der Lage ist, Workflows auszulösen, die entweder mit AppSheet oder mit Apps Script gebaut wurden. Je nachdem, welche Aktionen Sie auslösen wollen, bietet sich für die Workflows das eine oder das andere Tool an, siehe die Beispiele oben. Wenn Sie bereits mit Google Apps Script Workflows erstellt haben, können Sie mit AppSheet einfach eine Benutzeroberfläche anbinden, die diese auslöst. Falls Sie sogar schon mit Apps Script eine Web-Anwendung gebaut haben, lohnt es sich zu prüfen, ob Sie diese wegen der besseren Wartbarkeit durch eine AppSheet-App ersetzen.

Ich will eine moderne und leicht zu handhabende App haben, die auch als Frontend für komplexe Arbeitsabläufe dient.

Auch in diesem Anwendungsfall ist es sinnvoll, AppSheet und Apps Script zusammen zu verwenden. Mit AppSheet können Sie eine Anwendung erstellen, die beispielsweise Daten sammelt, die durch Apps Script entstehen und die durch bestimmte Aktionen (Trigger) ausgelöst werden. Trigger lassen Apps Script bestimmte Dienste automatisch durch eine bestimmte Aktion ausführen, beispielsweise eine Bearbeitung in Google Docs, Sheets, Slides oder Forms. Zusätzlich zu den Triggern kann Apps Script dazu verwendet werden, eine Vielzahl von Workflows im Hintergrund zu erstellen, die von einer mit AppSheet erstellten App überwacht und sichtbar gemacht werden.

Zusammenfassung und Fazit

Sowohl AppSheet als auch Apps Script bieten hervorragende Möglichkeiten zur Lösung von Problemstellungen im Geschäftsablauf. Mithilfe der beiden Entwicklungsplattformen lassen sich Arbeitsschritte automatisieren und komplexe Workflows abbilden. Je nach Anwendungsfall bietet sich das eine oder andere Tool oder die kombinierte Nutzung beider Plattformen an.

AppSheet hat den Vorteil, dass Sie nicht eine Zeile Code schreiben müssen und dennoch eigene übersichtliche Apps für alle Endgeräte erstellen können. Apps Script bietet die Möglichkeit, mit wenig Code eine noch größere Vielzahl an Aktionen innerhalb der Workspace-Anwendungen und übergreifend zwischen ihnen zu realisieren. Dabei lassen sich beide Tools auch zusammen verwenden, um die jeweiligen Vorteile zu kombinieren.

Viele Beispiele finden Sie auch auf der AppSheet-Website und in der Google-Workspace-Solution-Galerie.

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