Migration zu Atlassian Data Center: Konsolidierung oder mehrere Instanzen?

Akquisen, voneinander abgeschottete Unternehmensbereiche, Änderungen der IT-Strategie – diverse Szenarien können dazu geführt haben, dass ein Unternehmen mehrere Installationen ein und desselben Atlassian-Produkts betreibt. Organisationen, die nach der Ankündigung des "End of Life" von Atlassian Server nun erwägen, auf Atlassian Data Center umzusteigen, müssen sich entscheiden, ob sie ihre bestehenden Instanzen im Zuge der Migration konsolidieren oder nicht. Also: Zusammenführung oder Betrieb mit mehreren Installationen? Es ist jedenfalls hilfreich, die Vorteile beider Optionen zu kennen.

Vorteile der Konsolidierung

Optimierung statt Wartung

Im Verlauf der Zeit ist in etlichen Organisationen die Situation entstanden, dass heute das IT-Team für die Pflege von Instanzen verantwortlich ist, um die sich früher individuelle Teams gekümmert haben. Die IT muss nicht nur die großen Instanzen des Unternehmens betreuen, sondern auch die kleineren Systeme, die die spezifischen Teams nach wie vor für ihre essenziellen Aufgaben nutzen. Das bedeutet mehr Arbeit und mehr Komplexität.

Durch die Konsolidierung der Instanzen beschneidet das IT-Team den Zeitaufwand, der für die regelmäßige Aktualisierung und Wartung nötig ist. Dadurch wird auch die Standardisierung der Organisationsprozesse einfacher, beispielsweise die Workflows für IT-Serviceanfragen. Dadurch gewinnt die IT mehr Zeit und Spielraum, um die Primärinstanz gezielt zu optimieren: Verbesserung der Performance, Integrationen mit anderen Tools, Automatisierung des Konfigurationsmanagements etc.

Reduzierung von Ausgaben

Ein weiterer Vorteil der Zusammenführung ist die potenzielle Kostenersparnis. Statt für mehrere Teams oder Abteilungen die physischen Infrastrukturen auszubauen, um sie bei der Skalierung zu unterstützen, können die Instanzen zusammengeführt und in einer geclusterten Architektur betrieben werden. Das ermöglicht eine Skalierung ohne Overhead.

Außerdem eröffnet die Konsolidierung dem IT-Team die Möglichkeit, einen kritischen Blick auf die Nutzung zu werfen. Häufig erwerben Unternehmen standardmäßig Lizenzen für sämtliche Mitarbeiter eines Teams oder eines Standorts, unabhängig davon, ob auch tatsächlich alle das Produkt nutzen. Bei einer Konsolidierung kann eine Auditierung der aktiven Nutzer dazu beitragen, Lizenzüberschüsse zu erkennen, was sich unter Umständen in signifikanten Kosteneinsparungen niederschlägt.

Eine kritische Prüfung ist auch im Hinblick auf die Erweiterungs-Apps sinnvoll. Gibt es Plugins, die denselben Zweck erfüllen oder die gar nicht aktiv genutzt werden? Das Entfernen aus dem Bestand eröffnet zusätzliche Einsparpotenziale.

Vorteile des Betriebs mehrerer Instanzen

Einhaltung von Industriestandards

Auch der Betrieb mehrerer Installationen im selben Unternehmen hat seine Vorzüge. Ein Grund, mehrere Instanzen laufen zu lassen, kann in Compliance-Anforderungen zu suchen sein. Falls eine Organisation auf diverse Standorte verteilt ist, greifen vielleicht unterschiedliche regionale Vorschriften, was mit einer einzelnen Installationen zu Herausforderungen führen kann.

Föderierte Instanzen

Ein anderer Grund, warum eine Organisation sich für mehrere Instanzen entscheidet, kann darin bestehen, dass eine föderierte Struktur gewünscht ist: autonom, doch verknüpft und interoperabel. Dafür gibt es im Einzelfall gute Argumente:

  • Standardisierung des Toolsets, wobei jedoch Informationen nur für die Mitarbeiter zugänglich sind, die Zugriff auf die jeweilige Instanz haben
  • Verwendung eines Systems für die interne Nutzung und einer Installation für die externe Kommunikation oder Zusammenarbeit
  • Bereitstellung komplexer Workflows und Anpassungen in bestimmten Instanzen

Optimierung der App-Performance

Durch den Betrieb mehrerer Instanzen ist es einfacher, eine optimale App-Performance zu erreichen und dauerhaft beizubehalten – unabhängig vom Wachstum der Organisation.

Tipps für die Konsolidierung

Beide Ansätze haben je nach individuellen Einsatzszenarien also ihre Vorzüge: Es kommt immer darauf an, was für das spezifische Unternehmen am besten funktioniert. Für IT-Teams, die ihre Instanzen konsolidieren möchten, gibt es indes noch ein paar Best Practices, die ihnen helfen, in die richtige Richtung voranzukommen.

Aufräumen, wo immer es geht

Wenn die Teams und Mitarbeiter intensiv mit der Software arbeiten, sammeln sich jede Menge Daten im System an – manche sind wertvoll, andere weniger. Deshalb ist es so wichtig, die Instanzen im Unternehmen aufzuräumen, wo immer es möglich ist. Gibt es Jira-Projekte und Custom Fields, Confluence-Bereiche oder Bitbucket-Branches, die nicht aktiv genutzt werden? IT-Teams, die sich hier regelmäßig um eine Bereinigung kümmern, stellen auf lange Sicht einen reibungsärmeren und performanteren Betrieb sicher.

Ein Migrations-Toolkit bereitstellen

In aller Regel sind die IT-Teams des Unternehmens für die Migration zu Data Center verantwortlich. Und ohne die richtigen Werkzeuge wird dieser Umstieg komplexer als nötig und erfordert mehr manuelle Arbeit. Eine Investition in Tools wie den Konfigurationsmanager für Jira und den Projektkonfigurator für Confluence kann dabei helfen, die Daten frühzeitig im Prozess zu übertragen und die Migration flüssiger zu gestalten.

Migration in Phasen

Statt alles in einem Schwung zu migrieren, kann es sinnvoller sein, zuerst die wichtigsten Dinge umzuziehen. Zum Beispiel sollten bei einem Umstieg auf Confluence Data Center also erst einmal die größten, am intensivsten genutzten Bereiche migriert werden. Das reduziert Reibungspunkte, wenn der Umstieg auf eine Primärinstanz startet. Außerdem finden sich womöglich Bereiche, die nicht umgezogen werden müssen, was wiederum die Aufräumaktivitäten erleichtert.

In Abhängigkeit von den Kollaborationspraktiken im Unternehmen kann die IT auch die Teams bitten, beim Umzug einiger Daten in die Primärinstanz zu helfen. (Beispielsweise migrieren Entwickler ihre Bitbucket-Repositories.) Das erleichtert die Bürde des IT-Teams und begrenzt den Umfang an nicht benötigten Daten zugunsten der Infrastrukturressourcen.

Unerwartetes erwarten

Es heißt ja oft, dass kein Unternehmen wie das andere ist – und für Migrationsprojekte zu Data Center gilt das nicht minder. Jede Migration ist anders, und obwohl Planung wichtig ist, sollte sich jedes Team auch für unerwartete Ereignisse wappnen. Es ist auf jeden Fall sinnvoll, einen Zeitpuffer mit einzukalkulieren, um Überraschungen begegnen zu können. Ein erfahrener regionaler Atlassian-Partner kann hier wertvolle Unterstützung leisten.

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