Die Vorteile der cloudbasierten Office-Lösung Google Workspace

Wer als Unternehmen nicht agil bleibt und in Innovationen investiert, bleibt auf der Strecke. Das gilt für kleine, mittelständische und große Unternehmen. Wer sich am Markt behaupten will, muss sich dem rasanten und ständigen digitalen Wandel anpassen. Die Office-Lösung Google Workspace (vormals G Suite genannt) positioniert Google genau unter diesem Aspekt als moderne Lösung zur schnellen und produktiven Zusammenarbeit.

Veränderungen am Markt

Die Dynamik an den Märkten sorgt dafür, dass nicht wenige der S&P 500-Konzerne bald durch innovativere Konzepte von der Liste der ganz Großen verdrängt werden. Neue Technologien lassen alte überflüssig werden und auch die Kundenanforderungen ändern sich. Wer da als Unternehmen zu spät reagiert, wird das schmerzhaft zu spüren bekommen. In Deutschland sind u. a. Schlecker, ToysRus oder Kodak bekannte Beispiele von Geschäftsmodellen, die auf der Strecke geblieben sind.

Wie kommt es dazu, dass Organisationen in Stagnation verfallen? Und wie kann IT als Enabler für eine dynamische Unternehmenskultur wirken? Etwa 85 % der Mitarbeiter in Unternehmen sind gelangweilt. Teamarbeit kommt zu kurz und Routineaufgaben fressen den Großteil der eigentlich kostbaren Zeit. In vielen Organisationen tragen eine veraltete IT-Infrastruktur und verstaubte Software-Landschaften zur Stagnation bei. Fehlende Vernetzung, dezentrale Speicherung und ausbleibende Teamarbeit sorgen für Inselwissen und verhindern Produktivität. 

Mit veralteten Technologien ist es unmöglich, alte Muster zu durchbrechen und Wege zu gehen, die den neuen Anforderungen entsprechen. 

Die Antwort: Mut zu tatsächlicher Veränderung!

Die Anpassung an den technologischen Wandel ist nur möglich, wenn es tatsächliche Veränderung gibt! Nur weil eine Office-Lösung plötzlich in die Cloud verlagert wird, bedeutet das nicht, dass sie den nötigen Wandel tatsächlich bringt und sich Mitarbeiter vom altbewährten Arbeitsablauf verabschieden.

Google Workspace sorgt für echte Zusammenarbeit im Team, Real-Time-Kommunikation, ist orts- und geräteunabhängig und bietet umfangreichen, je nach Tarif sogar unlimitierten Speicherplatz. Sie ist von Anfang an als Cloud-Lösung entwickelt und hat über die letzten Jahre eine große Reife in der Nutzung bei großen Organisationen erreicht. So ist Google Workspace bei global erfolgreichen Startups wie Spotify, Lyft, Twitter und Netflix genauso im Einsatz wie bei etablierten Marktführern wie Roche, Whirlpool, Carrefour, Airbus und vielen weiteren.

Airbus CIO Luc Hennekens bringt die Vorteile von Google Workspace auf den Punkt: „Im Gegensatz zu Microsoft 365 ermöglicht Google Workspace wirklich ganz neue Arbeitsweisen.“

Die Vorteile von Google Workspace im Überblick:

Welche Vorteile ergeben sich aber konkret aus Google Workspace? Ein paar zentrale Beispiele:

Effizienter arbeiten – Teams können durch Google Workspace parallel, also gleichzeitig an Projekten und Dokumenten arbeiten, sparen sich dadurch Arbeitsgänge und kommen schneller ans Ziel. Eine nahtlose und intuitive Integration in den Workflow spart Zeit.

Intelligenter arbeiten – Die Google KI ist in verschiedenste Tools von Google Workspace integriert und sorgt für reibungslose Abläufe. Googles KI profitiert von der Analyse der Milliarden von Nutzerdaten, die es möglich macht, gute Prognosen darüber abzugeben, welche Information gebraucht wird oder welche Aktion ein Nutzer als nächstes durchführen möchte. Durch die integrierten Sicherheitstools, die auf der KI von Google basieren, werden außerdem Bedrohungen frühzeitig erkannt und Risiken minimiert.

Besser vernetzt und mit mehr Spaß bei der Arbeit – Google Workspace bietet neue Möglichkeiten zur Zusammenarbeit für Mitarbeiter. Ob Terminabstimmungen, Chat, Videoanrufe oder die Zusammenarbeit in Dokumenten - alle erforderlichen Schritte werden im Handumdrehen erledigt. Jeder Einzelne kann sich direkt einbringen und die Zahlen sprechen für sich: 74 % der in der Suite verbrachten Zeit ist nachweislich Zeit, während der mindestens zwei Personen zusammenarbeiten.

Sicheres Arbeiten – Proaktive Sicherheitsfunktionen schützen vor ungewollten Zugriffen auf die in der Cloud gespeicherten Daten. Spam-Nachrichten werden mit einer 99,9 %igen Genauigkeit erkannt und blockiert. Google Workspace besitzt zudem zahlreiche Sicherheitszertifikate und kann laut Google die Anforderungen an DSGVO-Konformität erfüllen.

Integration in andere Dienste – Google Workspace ist auf ein Zusammenspiel mit ihren anderen Software-Systemen eingestellt. So können Dokumente aus dem Microsoft Office-Paket in Google Workspace geöffnet und bearbeitet werden, aber auch Google-Dateien in die Microsoft-Formate exportiert werden. Auch die Zusammenarbeit mit SAP, Salesforce oder anderen etablierten Systemen ist möglich.

Eine Forrester Studie (hier können Sie die Forrester Studie kostenfrei anfragen) zeigt, dass Google Workspace durch schnellere, intelligentere und kollaborativere Arbeit signifikante wirtschaftliche Vorteile mit sich bringt: IT-Kosteneinsparung (u. a. durch 20 % weniger IT-Supportanfragen), Umsatzwachstum (1,5 % Umsatzanstieg durch Google Workspace), Effizienzsteigerung für Mitarbeiter (171 Stunden gespart pro Nutzer und Jahr, das entspricht 21 Arbeitstagen), Risikominderung (Datenverlust-Risiko um 95 % gesenkt). Das bedeutet einen eindeutigen Mehrwert für Unternehmen. Der ROI einer Google-Workspace-Einführung liegt bei 331 %.

Vortrag: Die Power der G Suite (seit November Google Workspace)

Jeremy Rome von Google gibt in diesem Vortrag von einem unsrer Google Cloud Evenings in Frankfurt einen Einblick in das, was die Office-Lösung von Google so mächtig macht und warum sich ein Umstieg von Microsoft Office bzw. Microsoft 365 auf Google Workspace (G Suite) für Unternehmen lohnt.

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