4 Tipps für den Umzug von Unternehmen ins Homeoffice

Das IT-Team sorgt für die Grundlage, damit die Arbeit im Homeoffice ein Erfolg wird.

Das IT-Team sorgt für die Grundlage, damit die Arbeit im Homeoffice ein Erfolg wird.

Einige Unternehmen konnten das teilweise unfreiwillige Homeoffice sehr schnell umsetzen. Molly Bronstein beschreibt in ihrem Artikel im Atlassian-Blog, wie diese Veränderung erfolgreich ablaufen kann, den technischen Möglichkeiten sei Dank.  Dennoch ist dies keine leichte Aufgabe für die IT-Teams.

Probleme kennen IT-Teams vermutlich zur Genüge: von defekten Desktop-Computern über Navigationsschwierigkeiten bis hin zu Schwierigkeiten mit der Infrastruktur... Durch die Infektionswelle mit SARS-CoV-2 wurden viele Unternehmen zwangsläufig nach Hause gezwungen. So gilt aktuell die Corona-Arbeitsschutzverordnung, die Arbeitgeber sogar dazu verpflichtet, ihren Angestellten die Arbeit aus dem Homeoffice zu ermöglichen.

Diese Umsetzung bedeutet für das IT-Team, dass es sich einer Flut an Support-Anfragen gegenüber sieht, wie das Homeoffice einzurichten ist und ob hier oder da Probleme behoben werden können. Daneben müssen auch Richtlinien zum Arbeiten außerhalb des Bürogebäudes erstellt werden. Je früher dies geschieht, desto besser. Lesen Sie hier einige wichtige Tipps, wie Ihr Unternehmen erfolgreich ist – auch oder gerade mit Remote Work.

1. Erstellen Sie Richtlinien für die Arbeit im Homeoffice

Auch wenn in Ihrem Unternehmen bereits Richtlinien zur Arbeit im Homeoffice bestehen, waren vermutlich nicht darauf ausgelegt, dass Ihre gesamte Belegschaft von Zuhause arbeitet. Daher ist eine Überarbeitung ratsam. Teilen Sie diese Richtlinie beispielsweise über Linchpin. Hier können Sie auch alle unkompliziert über Änderungen und Anpassungen informieren. Zu diesen Informationen zählen laut Frau Bronstein auch, welche Ausgaben für technische Anschaffungen abgeschrieben werden können.

Die Technik bereitet häufig schon im Normalfall Kopfzerbrechen. Dies wird durch die Einrichtung neuer Geräte noch verstärkt und zeigt sich in den vielen Support-Anfragen, die Ihr IT-Team verzeichnen wird. Damit die IT hier den Überblick behält, ist es hilfreich, alle Anfragen über ein Ticket-System eingehen zu lassen. Atlassian Jira sortiert die Anfragen, dokumentiert die Prozesse und sorgt insgesamt für Ordnung im Chaos. Wenn Sie Ihre Projekt über die Team-Ebene hinaus aus dem Homeoffice auf der ganzen Unternehmensebene in Einklang bringen wollen, dann hilft Ihnen Agile Hive als Lösung für eine agile Skalierung nach dem SAFe© -Framework weiter.

2. Führen Sie auch Onboarding aus dem Homeoffice durch

Steht aktuell die Einarbeitung von neuen Teammitgliedern an, kommt dies einem Sprung ins kalte Wasser gleich. Alles ist neu, auf beiden Seiten. Dabei ist auch das IT-Team beteiligt und kann dazu beitragen, das Onboarding so reibungslos wie möglich zu gestalten. Greifen Sie dabei auf Kommunikationswerkzeuge von Google Workspace zurück, um persönliche Gespräche und einfache Kontaktaufnahme zu ermöglichen. Nutzen Sie Funktionen, wie die Aufnahme von Online-Meetings, damit sich auch Personen, die nicht direkt am Meeting teilnehmen konnten noch informieren können. So hat auch das neue Team-Mitglied die Chance komplexe Sachverhalte im Nachhinein noch mal nachzuschauen, denn in der ersten Zeit prasseln sehr viele Infos auf einen ein.

Eine offene Kommunikation ist nicht nur für neue Teammitglieder hilfreich, sondern auch für die bestehende Belegschaft. Nicht alle kennen sich mit den Feinheiten aus, wie das Homeoffice einzurichten ist oder ein sicherer Zugang zum Firmennetz erstellt wird. Auch hier kann die IT-Abteilung helfen: Eine schnelle Antwort auf Fragen kann im Google Chat oder in einem Video-Call mit Google Meet erfolgen. Anleitungen und Best-Practice-Beispiele werden in einem eigenen Linchpin-Space dokumentiert.

3. Überprüfen Sie Programme und Systeme

Im Normalfall durchlaufen alle Programme und Systeme einen Check, ob sie mit dem vermehrten Traffic klar kommen werden. Gerade die Tools für die Kommunikation müssen diesen Stresstest bestehen. Durch den abrupten Umstieg ins Homeoffice bleibt allerdings kaum Zeit dafür. Sorgen Sie dennoch für einen Notfallplan, über welche Kanäle Sie Ihre Teams informieren können. Hier spielen Cloud-Lösungen wie Google Workspace ihre Stärken aus, da diese automatisch skalieren.

Das Unternehmen soll weiterhin arbeiten können und dies lässt sich auch bei technischen Vorfällen nur durch eine offene Kommunikation und intensive Zusammenarbeit verwirklichen. Dies beginnt bereits durch Daily Standups in der IT-Abteilung. Von hier aus wird die erstellte Linchpin-Seite als verlässliche Informationsquelle geteilt, die nötigen Prozesse werden dokumentiert und die Kollaboration zwischen den Teams über Chat- und Video-Tools gefördert.

4. Zusammen sind wir stark

Die IT-Abteilung stützt das gesamte Unternehmen. Schließlich baut auf dieser Arbeit der erfolgreiche Übergang ins Homeoffice auf. Die Entscheidungen als IT-Teammitglied haben weitreichende Auswirkungen und müssen aktuell schnell, aber ohne ausreichende Informationen getroffen werden. Der große Stresstest. Behalten wir dies also im Hinterkopf und lernen aus Fehlern. Damit wir uns gegenseitig unterstützen und diese Zeiten gemeinsam meistern.

Weiterführende Informationen

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