Updates und neue Features für Google Workspace im Februar 2021

Schon wieder ist ein Monat rum. Zugegeben, der Februar ist ja auch der kürzeste im ganzen Jahr. Dennoch gab es wieder viele Updates zu Google Workspace, die wir hier zusammenfassen wollen.

Wie immer führen wir hier nur die Neuerungen für Endnutzer und nicht die Änderungen für Administratoren auf. Auch kann es sein, dass manche Features nur in bestimmten Google-Workspace-Tarifen zur Verfügung stehen oder Funktionen von den Admins in Ihrem Unternehmen erst freigeschaltet werden müssen. Für Details klicken Sie einfach auf die jeweilige Überschrift.

Audio- und Videoqualität vor Beitritt in Google Meet testen
Eine kleine Vorschau der eigenen Kamera vor dem eigentlichen Beitritt in ein Google Meet gibt es schon lange. Nun hat Google hier noch mal nachgelegt und einen Button "Audio und Video prüfen" hinzugefügt. Dieser öffnet ein Pop-up mit einem größeren Kamerabild und einer direkten Anzeige der verbunden und ausgewählten Audio- und Videogeräte, also Mikrofon, Lautsprecher und Kamera. Auch gibt Google Meet hier direkt Feedback zu möglichen Problemen und Tipps zu ihrer Behebung. Die neue Funktion ist also super, um vor wichtigen Meetings sicherzustellen, dass auch wirklich alles gut funktioniert.

Gruppenmitgliedschaften mit Ablaufdatum versehen
Google Groups ermöglicht es, mehrere Mitarbeiter in einer Gruppe zu bündeln und dann beispielsweise alle Mitglieder der Gruppe per @-Erwähnung auf einen Schlag anzusprechen, statt jeden Mitarbeiter einzeln zu erwähnen oder E-Mail-Verteiler zu bilden. Mit dem aktuellen Update ist es jedem Nutzer mit der Berechtigung zum Erstellen und Verwalten von Gruppen möglich, Mitarbeiter beim Hinzufügen zu einer Gruppe mit einem Ablaufdatum zu versehen, das zum Beispiel bis zu einem Projektende gilt.

Neue Optionen zum Erstellen eines Meetings über meet.google.com
Die Google-Meet-Startseite wurde überarbeitet und bietet jetzt drei Optionen zum Erstellen eines Google Meets:

Später stattfindende Besprechung erstellen
Sofortbesprechung starten
In Google Kalender planen

E-Mail-Aliase jetzt in Gmail-Suchergebnissen enthalten
Bei der Suche nach einer E-Mail-Adresse in Gmail werden nun alle Mails dieser E-Mail-Adresse und die Mails der Alias-Adressen, zu denen diese Mail gehört, angezeigt.

Außer-Haus-Benachrichtigung wird auch in Kommentaren angezeigt
Die Außer-Haus-Funktion ist praktisch, um Kollegen oder anderen Kommunikationspartnern zu signalisieren, dass Sie gerade nicht im Büro oder im Homeoffice verfügbar sind. Hier gibt es eine neue App-übergreifende Funktion: Wenn ein Kollege Sie in einem Kommentar in Google Docs, Sheets oder Slides erwähnt, während Sie die Außer-Haus-Funktion aktiv haben, bekommt diese Person direkt einen Hinweis über Ihre Abwesenheit angezeigt. So wissen Kollegen sogleich Bescheid, dass sie gegebenenfalls etwas länger auf Ihre Antwort warten müssen.

Beschränkung der Google Drive-Freigabe auf bestimmte Gruppen
Administratoren können das Teilen von Dokumenten auf bestimmte Gruppen wie zum Beispiel spezifische Abteilungen limitieren. Wenn Sie also im Teilen-Dialog von Google-Drive und in Google-Dokumenten nur bestimmte Gruppen sehen, mit denen Sie die Dateien und Dokumente teilen können, liegt das an dieser Funktion und den Einstellungen Ihrer IT.

Google Kalender kann automatisch einen Ersatzraum buchen
Termine zu planen, ist manchmal eine nervige Angelegenheit, die unnötig viel Zeit beansprucht. Zum Beispiel kann es passieren, dass der Meetingraum, den Sie für eine Besprechung geblockt haben, doch nicht verfügbar ist, beispielsweise weil sie einen Serientermin angelegt haben, aber der Raum in dieser Woche für ein wichtigeres Kundenmeeting benötigt wird. Mit der neuen Funktion von Google Kalender sucht dieser in so einem Fall automatisch einen anderen vergleichbaren und freien Raum für Sie und informiert alle Teilnehmer darüber.

Wenn Sie sich allgemein für die Funktionen der Google-Workspace-Tools interessieren, könnten auch unsere Online-Schulungen und unsere Youtube-Playlist mit Tutorial-Videos hilfreich für Sie sein.

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