Updates und neue Features für Google Workspace im März 2021

Das erste Quartal in 2021 liegt hinter uns und der Frühling hält langsam Einzug. An der Arbeitssituation vieler Menschen hat sich jedoch noch immer nicht viel geändert. Die Homeoffice-Pflicht der Corona-Arbeitsschutzverordnung wurde bis mindestens Ende April verlängert.

Auch ich schreibe diesen Artikel aus meinem Homeoffice – heute sogar von einem Chromebook (HP Pro C640). Mein Macbook hat sich zur Reparatur verabschiedet, da der Akku schlappgemacht hat. Für meine Arbeit im Marketing brauche ich leider die Adobe Creative Suite, für die es aktuell noch keine befriedigende Lösung auf den Chromebooks gibt, ansonsten vermisse ich tatsächlich nichts und konnte direkt mit dem neuen Gerät loslegen.

Aber genug von Chromebooks. In diesem Artikel geht es ja um die Neuerungen rund um Google Workspace und hier hat sich auch im März wieder viel getan. Wie immer führen wir nur die Neuerungen für Endnutzer und nicht die für Administratoren auf. Auch kann es sein, dass manche Funktionen nur in bestimmten Google-Workspace-Tarifen zur Verfügung stehen oder Funktionen von den Admins des Unternehmen (noch) nicht freigeschaltet wurden. Für Details zu den jeweiligen Neuerungen genügt ein Klick auf die dazugehörige Überschrift.

Google Kalender, Chat und Jamboard sind nun Teil von Google Workspace Essentials
Google Workspace Essentials ist ein abgespeckter Tarif von Google Workspace, in dem unter anderem Gmail nicht enthalten ist. Die Umstellung aller E-Mails ist vor allem in großen Unternehmen mit einigem Aufwand verbunden. Wer dieses Projekt noch nicht angehen will, findet in Google Workspace Essentials die Tools, um trotzdem flexibel von überall (z.B. aus dem Homeoffice) zusammenzuarbeiten: Meet für Videokonferenzen, Drive als Cloud-Speicher, Docs und Co. für gemeinsam zu bearbeitende Dokumente sowie weitere Werkzeuge.

Google-Workspace-Dienste per Google Assistant steuern
Googles Sprachassistent kann nun auch auf grundlegende Google-Workspace-Tools wie Google Kalender und Gmail zugreifen. So können wir den Google Assistant beispielsweise fragen, wann unser nächstes Meeting stattfindet, oder ihn auffordern, Meetings zu erstellen, diesen beizutreten und E-Mails an Kontakte zu verschicken. Diese Funktion ist im Standard allerdings deaktiviert und muss erst von einem Admin freigeschaltet werden.

Verwendung des Google Assistant mit Google Workspace

Weitere Optionen, um die eigene Anwesenheit in Google Kalender zu vermerken
Google Kalender bietet die Möglichkeit, Außer-Haus-Einträge einzustellen, um Kolleginnen und Kollegen zu signalisieren, dass wir im betreffenden Zeitraum nicht verfügbar sind. Terminanfragen werden dabei beispielsweise automatisch abgelehnt. Diese lassen sich jetzt auch wiederkehrend anlegen, etwa wenn wir über mehrere Wochen hinweg an bestimmten Tagen an einer Fortbildung teilnehmen. Außerdem haben wir die Option, in Google Kalender Arbeitszeiten zu hinterlegen, damit andere Teammitglieder direkt sehen, wie früh oder spät sie ein Meeting ansetzen können. Dabei war es bisher nur möglich, für jeden Tag eine Start- und eine Endzeit zu definieren. Nun können wir die Arbeitszeit an einzelnen Tagen auch splitten und uns zum Beispiel immer einen Zeitraum als Mittagspause eintragen, in dem wir nicht arbeiten.

Abwesenheitszeiten in Google Kalender eintragen

Arbeitszeiten in Google Kalender hinterlegen

Versionshistorie nun auch in Jamboard verfügbar
Jamboard ist Googles interaktives Whiteboard, das unter anderem zum digitalen Brainstormen in verteilten Teams verwendet und auch direkt aus Meets heraus erstellt werden kann. Die Versionshistorie ist Anwendern vielleicht schon aus Google-Tools wie Docs, Sheets und Slides bekannt und ab jetzt auch in Jamboard verfügbar. So können wir Änderungen am Board stets nachverfolgen und alte Versionsstände wiederherstellen.

Die Versionshistorie in Google Jamboard

Kontakte aus Meetings schneller per Chat erreichen
Wenn wir an einem Meeting teilnehmen, werden die Personen, die mit uns dabei sind, in der Google-Chat-Sektion in Gmail automatisch für bis zu zehn Minuten nach dem Meeting an oberster Stelle vorgeschlagen. So können wir noch schneller Rückfragen stellen oder wichtige Dinge teilen, ohne erst die Kontakte heraussuchen zu müssen.

Kontakte werden nach Meetings in Google Chat vorgeschlagen

Besseren Überblick über Kommentare
Neue Kommentare in Google-Dokumenten werden nun mit einem Neu-Label gekennzeichnet, bis wir diese angeklickt haben. In der Kommentarhistorie können wir die Kommentare filtern nach "Alle Kommentare", "für mich" und "erledigt".

Neue Kommentare in Google Workspace Dokumenten werden gekennzeichnet

Bessere Übersicht über Benachrichtigungen in der Drive-Smartphone-App
In der mobilen Drive-App gibt es ein neues Tab für Benachrichtigungen, in dem wir diese besser filtern, als erledigt markieren und löschen können.

Benachrichtigungen in der Google Drive App aufrufen

Mehr Videokacheln in der mobilen Google-Meet-App
Die mobile Google-Meet-App für Android und iOS ist überarbeitet worden. Wir können jetzt bis zu acht Videokacheln gleichzeitig auf dem Smartphone sehen und bis zu 48 auf Tablets.

Kachelansicht in der Google Meet Smartphone App

Google-Kalendar-Benachrichtigungen snoozen
Wir haben nun die Option, Desktop-Benachrichtigungen von Google Kalender direkt in der Benachrichtigung zu snoozen. In der Standardeinstellung taucht diese dann eine Minute vor Beginn des Meetings wieder auf. Dieser Zeitpunkt lässt sich in den Einstellungen aber auch anpassen.

Wie man Benachrichtigungen von Google Calendar snoozed

Weitere Sprachen werden als Live-Untertitel in Google Meet unterstützt
In Google Meet können wir bekanntlich Live-Untertitel aktivieren – bisher aber nur auf Englisch. Ab sofort werden auch Deutsch, Französisch, Portugiesisch und Spanisch als Untertitel unterstützt.

Live Untertitel in Google Meet einschalten

Mehr Benachrichtigungsoptionen für Google Chat
Seit dem jüngsten Update lassen sich die Chat-Benachrichtigungen granularer konfigurieren. Wir können wählen, ob wir für jede neue Nachricht benachrichtigt werden wollen, nur für Nachrichten, in denen wir erwähnt wurden oder denen wir folgen, oder ob wir nie Benachrichtigungen erhalten möchten.

Benachrichtigungseinstellungen in Google Chat festlegen

Verbesserte Suchoperatoren für Google Drive
Die Suchoperatoren, die wir zum Suchen in Google Drive verwenden können, sind angepasst und erweitert worden:

  • from: zeigt Dateien, die von einer speziellen E-Mail-Adresse (User) mit uns geteilt wurden.
  • to: zeigt Dateien, die wir mit einer speziellen E-Mail-Adresse (User) geteilt haben.
  • sharedwith: zeigt Dateien, auf die eine spezielle E-Mail-Adresse (User) Zugriff hat.
  • owner: zeigt Dateien, von denen eine spezielle E-Mail-Adresse (User) Inhaber ist.

Suchoperatoren in Google Drive verwenden

Google Meet Breakout Rooms bereits in Google Kalendar anlegen
Mithilfe von Breakout Rooms können wir die Teilnehmerinnen und Teilnehmer eines Meets auf verschiedene Räume aufteilen, um so in kleineren Gruppen zusammenzuarbeiten. Diese Breakout Rooms kann der Host eines Meets direkt in Google Meet erstellen. Jetzt ist es beim Anlegen eines Termins im Kalender möglich, schon vor Beginn des Meetings Breakout Rooms zu erstellen und die User auf diese aufzuteilen.

Breakout Rooms über Google Kalender erstellen

Angepasste Oberfläche in Google Chat
Google hat die Benutzeroberfläche von Google Chat im Browser an das Interface von Gmail angepasst. So haben wir nun beispielsweise über Tabs oben in den Chat-Räumen direkt Zugriff auf geteilte Dokumente und Aufgaben.

Die alte und neue Google Chat UI im Browser im Vergleich

Verkleinerte Toolbar im Präsentationsmodus von Google Slides
Die Toolbar im Präsentationsmodus von Google Slides wurde deutlich verkleinert, damit diese nicht so viele Inhalte überdeckt und so großflächig aktiviert wird.

Toolbar in Google Slides

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Wenn Sie sich allgemein für die Funktionen der Google-Workspace-Tools interessieren, könnten auch unsere Online-Schulungen und unsere Youtube-Playlist mit Tutorial-Videos interessant für Sie sein.

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