Analytics für Confluence Data Center: Unternehmensweite Berichte und Einsichten zur Systemnutzung

Datenanalysen sind kritische Hebel, um strategische Entscheidungen zu treffen und die Effektivität in großen, global verteilten Organisationen zu erhöhen. Und das trifft auch für die Software-Systeme zu, die die Teams im Unternehmen für ihre tägliche Arbeit verwenden.

Wenn wachsende und große Teams immer mehr Inhalte in Confluence erstellen, kann es eine Herausforderung sein, die Relevanz, Nützlichkeit und Auffindbarkeit dieser Informationen sicherzustellen. Hier setzt Analytics für Confluence an, das seit der Version 7.11 ein nativer Bestandteil von Confluence Data Center ist. (Bislang war diese Lösung eine separate App auf dem Atlassian Marketplace.)

Analytics für Confluence bietet Unternehmen Einsichten, die Teams helfen, hochwertige, gewinnbringende Inhalte zu erstellen, besser mit Verantwortlichkeiten umzugehen und Bereiche effektiver zu organisieren – und das unter Wahrung von Informationssicherheit und Datenschutz bei einer verbesserten Performance und Skalierbarkeit.

Nutzungsanalysen auf allen Ebenen

Die Grundfunktionen von Analytics für Confluence ermöglichen es, einen Bericht über die Confluence-Nutzung im Unternehmen zu generieren. Er zeigt, wie Instanzen, Bereiche und Seiten performen und wie aktiv die User sind. Diese Reports lassen sich exportieren und mit Anderen teilen, sodass wir sowohl eine globale Perspektive als auch den Blick des Endanwenders einnehmen können. Das lässt unter anderem spannende Rückschlüsse auf die Adaption und die Nutzeraktivierung zu.

Der Site-Analytics-Report gewährt eine Sicht aus der Vogelperspektive auf den gesamten Inhalt der Instanz. Diesen Report können wir nach Daten und Content-Arten filtern, Trends im Hinblick auf die Aufrufe, die Erstellung und die Aktualisierung von Inhalten visualisieren, beliebte Bereiche identifizieren und die aktivsten Leser und Autoren sehen. Für Admins, Manager und Projektleiter bedeutet das also, dass sie die Inhalte, die die Teams erstellen, kommentieren und lesen, ganz einfach im Blick behalten können.

Und das versetzt sie auch in die Lage, die Mitarbeiter anzuhalten, wichtige Informationen zu lesen, beliebte Seiten aktuell zu halten und die besten Seiten als Vorlagen für neue Inhalte zu verwenden. Instanz-Administratoren wiederum können Möglichkeiten identifizieren, um nicht mehr aktuelle Bereiche aufzuräumen oder zu archivieren.

Es ist im Site-Analytics-Report sogar möglich, Daten zu einzelnen Bereichen, Seiten und selbst Anhängen einzusehen. Alternativ dazu lassen sich Analytics-Berichte direkt aus Bereichen oder Seiten heraus aufrufen.

Optimiert für Enterprise-Organisationen

So, wie die Data-Center-Produktreihe von Atlassian vor allem darauf abzielt, die Bedürfnisse von Konzernkunden zu erfüllen, so wird auch das Analytics-Toolset mit Blick auf den Einsatz in Großunternehmen entwickelt.

Sichtbarkeit versus Datenschutz

Die Instanz-, Bereichs- und Seitenberichte sind zwar per Standardeinstellung offen zugänglich, aber Administratoren können die Analytics auf Instanz- und Bereichsebene falls nötig auf bestimmte Gruppen beschränken. Damit trägt Atlassian dem Umstand Rechnung, dass gerade Enterprise-Organisationen oft auch intern einen granularen Informationsschutz benötigen.

Mit Analytics für Confluence Data Center sind die folgenden Sicherheitsanforderungen gewährleistet:

Bereichs- und Seitenbeschränkungen greifen weiterhin und User können nur Daten über diejenigen Inhalte sehen, für die sie auch leseberechtigt sind.
Der Zugriff auf Analytics-Reports lässt sich auf bestimmte Gruppen oder Personen in spezifischen Bereichen begrenzen oder aber für alle User freigeben.
Ein erweiterter Sicherheitsmodus ermöglicht es, die Nutzernamen und Avatare der User zu anonymisieren. Damit ist weiterhin ein genaues Bild der Systemnutzung verfügbar, ohne persönliche Informationen abzubilden.

Helferlein für ein aufgeräumtes, performantes System

Darüber hinaus hat Atlassian die Analytics-Tools mit einigen Funktionen ausgestattet, die Teams dabei helfen, ihr Confluence-System aufgeräumt, zuverlässig und möglichst performant zu halten. Da das gleichzeitige Öffnen vieler Reports unter Umständen zu Systeminstabilität führen kann, gibt es granulare Aufbewahrungsregeln sowie Ratenbegrenzungsoptionen, um den Umfang an Analysedaten zu kontrollieren und um Systemeinblicke erhalten zu können, ohne die Performanz zu beeinträchtigen.

Diese Einstellungen lassen sich je nach Bedarf verfeinern und an die Unternehmensbedürfnisse anpassen:

Aufbewahrungsregeln für Analytics-Daten können im Hinblick auf die Dauer und die maximale Anzahl der Berichte konfiguriert werden.
Die Anzahl der gleichzeitig generierbaren Reports lässt sich begrenzen, um zu verhindern, dass Analytcis-Abrufe die Instanz verlangsamen.

Außerdem hat Atlassian signifikante Optimierungen im Hinblick darauf vorgenommen, wie schnell Reports abrufbar sind. Analytics für Confluence bietet auch in sehr großen Instanzen mit intensiver Nutzung eine gute Performance und ist in der Lage, eine große Zahl von Ereignissen und Reports über viele Bereiche, Seiten und User hinweg zu handhaben.

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