Offene Wiki-Inhalte haben viele Vorteile

Der beste Ansatz bei der Zusammenarbeit in einem Wiki- und Social-Collaboration-System wie Atlassian Confluence ist Offenheit. Und Confluence unterstützt diesen Ansatz im Standard auch sehr gut: Wenn wir eine Seite oder einen Blogpost erstellen und im System veröffentlichen, ist dieser zunächst mal "open by default" und für alle anderen User sichtbar (und editierbar).

Warum das gut ist, haben wir schon in früheren Artikeln aufgegriffen: Für jedermann zugängliche Inhalte und Informationen erhöhen die Transparenz, stärken das Vertrauen in die Organisation, fördern die Motivation, lösen Wissensinseln auf und führen zu einer höheren Effizienz bei der täglichen Arbeit.

Berechtigungen schützen sensible Informationen

Die Realität sieht allerdings so aus, dass es eigentlich in jedem Unternehmen auch Informationen gibt, die nur einem begrenzten Kreis von Personen zugänglich sein sollen oder dürfen, beispielsweise Personalinformationen, Details aus Forschung und Produktentwicklung, finanzielle Kennzahlen und so weiter.

Wie viele und welche Inhalte als sensibel und intern schützenswert erachtet werden, ist natürlich stark abhängig von der Branche, der Struktur und der Kultur einer Organisation. Doch auch die modernsten und offensten Firmen bilden hier und da Daten im Wiki ab, die (noch) nicht für alle gedacht sind – und sei es die "geheime" Vorbereitung einer Mottoparty für das Team oder die Abteilung.

Vererbte Lese- und Schreibrechte in Confluence

Hier kommt das Berechtigungsmanagement der Software ins Spiel, und im Fall von Confluence ist das Rechtekonzept durchdacht, ausgereift und granular. Wir können einzelne Seiten, Teile von Seitenbäumen oder ganze Inhaltsbereiche mit Beschränkungen versehen und dabei stets zwischen Bearbeitungs- und Leserechten für spezifische User und/oder bestimmte Nutzergruppen differenzieren.

Solche Beschränkungen werden in Confluence automatisch an hierarchisch untergeordnete Inhalte vererbt. Ist beispielsweise eine übergeordnete Portalseite zugriffsbeschränkt, erbt eine neu erstellte untergeordnete Seite diese Einschränkung. Die neue Seite ist also ebenfalls geschützt, auch wenn wir für sie gar keine Beschränkungen definiert haben.

Hieraus kann durchaus ein Problem entstehen, nämlich wenn wir Inhalte mit anderen Personen oder Teams teilen möchten.

Wenn Beschränkungen das Teilen behindern

In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass jemand eine relevante Confluence-Seite mit uns teilt, doch wenn wir sie aufrufen, bremst uns der Hinweis aus, dass wir für dieses Dokument keine Leserechte besitzen. Dann folgt der übliche Rattenschwanz aus Nachfragen, Suchen, Gefummel in Seiten- oder Bereichseinstellungen, vielleicht müssen noch Dritte hinzugezogen werden. Währenddessen bleiben uns die ursprünglichen Informationen, die ja wichtig für unsere Arbeit sind, vorenthalten.

Die Ursache für dieses Malheur: Es ist nicht immer direkt offensichtlich, wer nun überhaupt Zugang zu dem Inhalt hat, den jemand gerade teilen möchte. Greifen hier vielleicht übergeordnete Bereichsbeschränkungen? Ist eine Portalseite womöglich geschützt?

Ein Confluence-Feature, das sofort eine Antwort gibt

Was viele Confluence-User nicht wissen: Für dieses Szenario bietet die Software (in den Ausführungen Server und Data Center) mittlerweile eine hübsche Lösung an. Im Dreipunkt-Menü einer jeden Seite gibt es seit einiger Zeit den Punkt People who can view this page (in der deutschen Lokalisierung ein bisschen ungelenk übersetzt mit Personen, die diese Seite anzeigen können).

Und hier sehen wir alle User und Nutzergruppen, die für diese spezifische Seite Leserechte besitzen! Für den Fall, dass hier zu viele Leute aufgeführt sind, um sie auf einen Blick zu erfassen, ist auch direkt ein Filter integriert, um nach den gewünschten Usern oder Gruppen zu suchen und die Anzeige entsprechend zu limitieren.

Dieser Dialog beantwortet eine Frage ganz klar: Hat das Team oder die Person, mit dem oder der wir die Seite teilen wollen, Leserechte dafür? Oder müssen wir uns erst darum kümmern, dass unsere Adressaten die entsprechenden Berechtigungen erhalten?

Wie auch immer die Antwort lautet: Jedenfalls vermeiden wir das oben beschriebene lästige Missverständnis, dass Leute geteilte Seiten aufrufen, die sie dann gar nicht sehen können. Diese Funktion ist ein wirklich praktisches Helferlein in Confluence, das in einem konkreten, gar nicht mal so seltenen Anwendungsfall direkt eine belastbare Aussage bietet.

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