9 Tipps zu Google Workspace im Finanzwesen

Die Finanzbranche ist ein komplexes Umfeld, in dem es vielerlei Überraschungen gibt. Auch deshalb brauchen Unternehmen dieser Industrie ausgereifte, flexible Technologien, die eine moderne Zusammenarbeit fördern – denn die ist eine zentrale Voraussetzung für produktive, effiziente Projektarbeit und schnelle Reaktionen.

Das gilt für die Menschen, die im Hintergrund arbeiten und gemeinsam die "Papierarbeit" erledigen, ebenso wie für diejenigen, die wichtige Entscheidungen treffen. Die umfassende, moderne Office-Lösung Google Workspace kann auch im Finanzwesen einen Unterschied machen. Hier sind neun Tipps für wichtige Anwendungsfälle, die exemplarisch zeigen, wie Finanzinstitute von Google Workspace profitieren können.

1. Erstellen Sie Finanzmodelle zur Bewertung von Projekten

Um herauszufinden, ob Ihr vorgeschlagenes Projekt lukrativ ist, kann ein Finanzmodell mit Google Sheets helfen. Berechnen Sie den internen Zinsfuß (IRR), die Kapitalrentabilität (ROI) und den Kapitalwert. Sie sehen die Auswirkungen von Was-wäre-wenn-Szenarien, indem Sie wichtige Eingaben in Ihrem Modell anpassen. Mithilfe von bedingten Formatierungsfarben lässt sich zeigen, wann sich die Kosten den Grenzen des Budgets nähern. Teilen Sie die Kalkulationstabelle dann mit Ihrem Team, um Feedback einzuholen.

2. Zeigen Sie Schwankungen mithilfe von Pivot-Tabellen oder Wasserfall-Diagrammen

Sehen Sie mit einem Wasserfall-Diagramm, wie sich der Gewinn Ihres Unternehmens vierteljährlich von Jahr zu Jahr verändert. Oder gruppieren Sie den Gesamtumsatz aus verschiedenen Regionen, damit Sie eine kombinierte Zwischensumme in einer Pivot-Tabelle sehen können. In Sheets können Sie mit der Funktion "Erkunden" Pivot-Tabellen, Diagramme und Grafiken mit nur einem Klick hinzufügen.

3. Erstellen Sie Budgetvorschläge und bearbeiten Sie sie gemeinsam

Entwerfen Sie mit Google Docs einen Budgetvorschlag für ein Projekt und holen Sie direkt Feedback von Ihrem Team ein. Die Personen, für die Sie den Entwurf freigeben, können Kommentare hinzufügen, Inline-Vorschläge hinterlassen oder direkt Änderungen vornehmen, falls dies von Ihnen als Ersteller:in gestattet wurde. In der Versionshistorie ist jederzeit nachvollziehbar, wer welche Bearbeitungen vorgenommen hat; bei Bedarf lässt sich das Dokument auf eine frühere Version zurückrollen.

4. Echtzeit-Brainstorming über Budget-Fragen und Strategien

Nachdem Sie Ihr Projektbudget bestätigt haben, binden Sie Ihr Team ein, indem Sie in einem Google Meet digital zusammenarbeiten. Teilen Sie in der Videobesprechung Links zu Ihren Budget-Tabellen in Sheets, die jeder bearbeiten und zum Brainstorming verwenden kann. Beginnen Sie dann während des Meetings, gemeinsam eine Strategie zu entwickeln und Ideen aufzuschreiben, damit alle auf der gleichen Seite sind.

Zusammenarbeit mit Google Workspace per Videokonferenz, Chat und Präsentationen

5. Freigeben und Verwalten des Dateizugriffs für funktionsübergreifende Teams

Finanzteams arbeiten oft funktionsübergreifend mit anderen Abteilungen zusammen, zum Beispiel mit Marketing und Vertrieb. Alle auf dem Laufenden zu halten, kann eine schwierige Aufgabe sein, egal ob Sie eine interne Diskussion mit Mitarbeitenden führen oder zwischen verschiedenen Abteilungen kommunizieren. Gruppen machen es einfacher, sich schnell mit allen gleichzeitig auszutauschen. Sie können den Austausch von vertraulichen oder sensiblen Projektinformationen einschränken, indem Sie nur bestimmte Personen zu einer Gruppe hinzufügen. Sobald Sie die entsprechenden Mail-Accounts zu einer Gruppe hinzugefügt haben, können Sie direkt eine E-Mail verschicken.

6. Organisieren Sie Finanzinformationen mit Funktionen

Sheets macht es einfach, Ordnung und Struktur in Finanzdaten zu bringen. Verschieben Sie Daten aus mehreren Tabellenblättern in ein einziges Tabellenblatt mit der Funktion IMPORTRANGE. Fügen Sie Aktienkurse hinzu, um Trends mit der GOOGLEFINANCE-Funktion zu visualisieren.

7. Führen Sie interne Umfragen durch

Wenn Ihre Finanzabteilung Dienstleistungen für eine andere Gruppe erbringt, können Sie die Qualität dieser Dienstleistungen unter anderem mit einer internen Umfrage messen. Oder helfen Sie bei der Priorisierung von Projekten, indem Sie Stakeholdern eine Umfrage zur Erfassung von Finanzdaten schicken. Sie können auch Ihre Abläufe mit internen Umfragen rationalisieren, um redundante Prozesse oder Verfahren zu identifizieren, die nur einen geringen Wert haben. Verwenden Sie Google Forms, um Ihre Umfrage zu erstellen und zu versenden. Anschließend können Sie die in Sheets erfassten Antworten schnell analysieren, um Entscheidungen im Team zu treffen.

8. Erstellen Sie Präsentationen für Angebote und Planungsziele

Wenn Sie ein Projekt beginnen, entwerfen Sie einen Vorschlag in Google Präsentationen. Sie können auch mit einer vorhandenen Vorlage beginnen, um Zeit zu sparen. Fügen Sie wichtige Ziele, Projektmeilensteine, Planungsinitiativen und alle Aktualisierungen hinzu. Teilen Sie die Präsentation mit Ihrem Team, damit jeder sein Feedback hinzufügen kann. Präsentieren Sie den Vorschlag dann funktionsübergreifenden Teams auf der ganzen Welt.

9. Hosten Sie wichtige Echtzeit-Metriken und Datenvisualisierungen auf einer einzigen Website

Wenn Sie funktionsübergreifend arbeiten, benötigt das Team oft wichtige Metriken zu Themen wie Budgets, ROI und Gewinn. Erstellen Sie eine interne Team-Website in Sites, um diese Daten sowie Links zu wichtigen Dokumenten bereitzustellen. Verwenden Sie dann Berechtigungen und Gruppen, um den Zugriff auf sensible Informationen zu steuern.

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