Im Sekretariat effizienter arbeiten mit Google Workspace

Google WorkspaceIm Sekretariat laufen alle Fäden zusammen. Zusätzlich zur internen und externen Kommunikation wird hier eine Fülle von Aufgabenbereichen bearbeitet. Da heißt es, zu jeder Zeit den Überblick zu behalten und die Organisation so einfach wie möglich zu gestalten. Dazu braucht es eine Office-Software, das einfach zu bedienen ist, die abteilungsübergreifend funktioniert und die sich intelligent an die Arbeitsabläufe anpasst. Google Workspace ist die zeitgemäße, Cloud-basierte Alternative zu Microsoft Office, in der es vielfältige Funktionen für Sekretariatsteams zu entdecken gibt.

Zeitgemäße Bürokommunikation über die Cloud: ortsungebunden und unkompliziert

Von Anfang an für moderne Arbeitsweisen entwickelt, ermöglicht Google Workspace eine flüssige interne und externe Zusammenarbeit – nicht nur vom Büro aus. Alle Anwendungen sind nicht auf dem einzelnen PC installiert, sondern werden über den Browser aufgerufen. Ob das Gerät der PC am Firmenstandort, das Smartphone oder das Notebook im Homeoffice ist, spielt für die Funktionsfähigkeit keine Rolle mehr. Dies hat sich nicht nur im COVID-19-bedingten Lockdown als großer Vorteil erwiesen; es erleichtert schon seit Jahren die unkomplizierte Zusammenarbeit in mobilen oder über mehrere Standorte verteilten Teams.

Alle Anwendungen sind miteinander verknüpft, jedes Dokument lässt sich zeitgleich von mehreren Personen bearbeiten und sämtliche Inhalte, Daten und Informationen sind über die Systemsuche in kürzester Zeit zu finden. Das spart gerade in hektischen, arbeitsreichen Situationen Zeit und Nerven, zum Beispiel wenn im Minutentakt neue E-Mails ankommen, die gelesen, beantwortet oder weitergeleitet werden müssen. Und das neben all den anderen Aufgaben, die Aufmerksamkeit erfordern.

Mit Gmail sämtliche E-Mails zügig und intelligent verwalten

Sowohl der Posteingang als auch der Kalender bieten Ihnen alle bewährten Funktionen bisheriger E-Mail-Programme, doch damit nicht genug: Dank künstlicher Intelligenz ermöglicht Gmail eine sehr genaue Priorisierung und Verwaltung der Mails. Damit können Sie Nachrichten von vornherein nicht nur nach bestimmten Kriterien filtern, sondern – mit einem Wiedervorlagetermin versehen – zurückstellen oder Aufgaben daraus erstellen. In gemeinsamen Posteingängen bearbeiten Sie E-Mails mit anderen Personen zusammen und in delegierten Posteingängen unterstützen Sie Ihre Vorgesetzten.

Praktische E-Mail-Vorlagen und die in Google Workspace aktive künstliche Intelligenz helfen Ihnen, schneller zu antworten und Zeit zu sparen. In der Aufgabenliste auf der rechten Seitenleiste haben Sie während der Bearbeitung von E-Mails und Kalendern immer Ihre To-dos im Blick.

E-Mail-Bearbeitung in Gmail

Effizient Termine organisieren und vorbereiten

Auch bei der Terminverwaltung hilft Ihnen die künstliche Intelligenz. Zum Beispiel bietet Google automatisch konkrete Vorschläge für Tage und Uhrzeiten an, wenn Sie dabei sind, einen Termin festzulegen. Ganz automatisch werden Ihnen nur solche Zeitfenster vorgeschlagen, an denen die Personen, die Sie einladen möchten, keine anderen Termine haben. So sparen Sie sich mehrere E-Mails zur Abstimmung und können stattdessen andere Aufgaben erledigen.

Mit Google Kalender können Sie nicht nur Termine einfacher festsetzen, sondern auch die Vorbereitung für das Treffen vereinfachen, indem Sie die Dokumente, die für ein bestimmtes Meeting oder eine Abstimmung nötig sind, diesem Termin einfach beifügen. So haben Sie auch dafür gesorgt, dass im Meeting selbst keine unnötige Zeit für das Suchen nach Dokumenten verlorengeht.

Vielleicht möchten Sie Ihren Vorgesetzten die Möglichkeit geben, mit einem Blick alle Termine des Tages zu überblicken? Dann können Sie ihnen per Gmail morgens eine Terminübersicht schicken. So beginnt der Tag für alle gut strukturiert und entspannt.

Terminverwatlung in Google Kalender

Texte schreiben, mühelos korrigieren und in Echtzeit abstimmen

Da alle Abteilungen mit Google Workspace dasselbe System nutzen, ist auch die Zusammenarbeit mit Ihren Kolleginnen und Kollegen in anderen Bereichen und Standorten denkbar einfach – zum Beispiel wenn es darum geht, Protokolle, Berichte, Kalkulationen oder Präsentationen zu erstellen und gemeinsam abzustimmen oder Korrekturen verschiedener Personen umzusetzen. Dazu muss niemand mehr unterschiedliche Versionen mit immer längeren Dateinamen hin- und herschicken, aktualisieren und akribisch abgleichen. Mit Google Workspace können Sie ein Dokument mehreren Personen zum Bearbeiten freigeben.

Für alle von Ihnen erstellten Dokumente können Sie genau bestimmen, wer den Text oder die Kalkulation im Bearbeitungs- oder Vorschlagsmodus direkt editieren und wer im Ansichtsmodus nur Kommentare am Seitenrand setzen darf. Alle Kommentare und Vorschläge sind zeitgleich im selben Dokument sichtbar. Die Vorschläge und Kommentare können Sie einzeln annehmen, ablehnen oder als "erledigt" markieren.

Mit der Antwortfunktion ist es im Kommentar möglich, auf Fragen oder Anregungen direkt zu reagieren. Wenn Sie dazu ein @-Erwähnung mit dem entsprechenden Namen dahinter setzen, erreichen Sie, dass die betreffende Person über Ihre Frage oder Antwort per Gmail in Kenntnis gesetzt wird. Diese Vorgehensweise kann den Abstimmungsprozess erheblich beschleunigen.

Gemeinsam Dokumente bearbeiten in Google Docs

Mit Google Chat auf die Schnelle Fragen klären

Ein weiterer wichtiger Baustein für die unkomplizierte Zusammenarbeit ist die in Google Workspace integrierte Chat-Anwendung. Mit Google Chat kann auch auf Unternehmensebene schnell, aber sicher und datenschutzkonform kommuniziert werden.

Ist die Person, die Sie etwas fragen möchten, gerade nicht im Haus, können Sie dringende Fragen unkompliziert über die Chat-Anwendung  klären. Sie brauchen dann nicht mehr darauf zu warten, dass Ihre E-Mail gelesen wird. Und mit Ihren Kolleginnen und Kollegen können Sie in Echtzeit zu zweit, innerhalb Ihrer Abteilung oder in übergreifenden Gruppen kommunizieren. Auch das kann die Fertigstellung von Aufgaben deutlich vereinfachen und vorantreiben.

Schnelle Kommunikation in Google Chat

Mit Google Meet Video-Meetings abhalten und aufzeichnen

Gerade in diesen Tagen ist eine gute Videokonferenz-Anwendung im Büroalltag unerlässlich. In Google Workspace ist sie mit Google Meet bereits vorinstalliert. Mit nur wenigen Klicks und ohne Einrichtungsaufwand können Sie Video-Meetings ansetzen, vorbereiten und nachbereiten. Durch die intelligente Verknüpfung aller Anwendungen können Sie die Videokonferenzen mit nur einem Klick aus dem Chat oder einem Kalendereintrag heraus starten. Da es möglich ist, jede Session aufzuzeichnen, brauchen Sie kein gesondertes Aufnahmegerät, um die Ergebnisse später zu transkribieren oder in einem Protokoll zusammenzufassen.

Per Videokonferenz mit Kolleg:innen abstimmen mit Google Meet

Mühelos die passenden Informationen und Dokumente finden

Ein zentraler Aufgabenbereich im Sekretariat besteht aus der Recherche, der Beschaffung und Auswertung von Informationen. Sämtliche Dokumente und Daten liegen im Cloud-Speicher Google Drive. Sie brauchen sich daher nicht mehr durch eine komplizierte Ordnerstruktur zu hangeln, um zu dem Ordner zu gelangen, in dem Sie die benötigte Information vermuten.

Die schnelle und zielsichere Google-Cloud-Suche ermöglicht es Ihnen, direkt aus dem Dokument heraus, das Sie gerade bearbeiten, die notwendigen Informationen zu finden – egal, ob es sich um die Adresse eines Ansprechpartners, den Termin der letzten Vorstandssitzung oder die Umsatzzahlen des letzten Quartals handelt.

Dateien ablegen und finden in Google Drive

Ohne Programmierkenntnisse Informationen auf Google Sites präsentieren

Gemeinsam mit Ihren Kolleginnen und Kollegen können Sie mit der interaktiven Website-Anwendung attraktive, interaktive Präsentationen von Kalkulationen, Bilanzen und anderen Informationen veröffentlichen. Wenn Sie beispielsweise eine Tagung organisieren, können Sie die Agenda, die Wegbeschreibungen oder die Zugänge zu den Videokonferenzräumen übersichtlich zusammenstellen. Sie brauchen dazu keine speziellen Kenntnisse über Programmierung und Gestaltung von Webseiten. Die Anwendung ist einfach und von allen Geräten aus bedienbar.

Infoseiten erstellen mit Google Sites

Kollaboratives Arbeiten mit System: vielseitig, verknüpft und verlässlich

Während Informationen, Inhalte, Termine und andere Daten im traditionellen Büroalltag mit viel Aufwand dezentral organisiert werden, ermöglicht Google Workspace einfache, intelligente Arbeitsabläufe. Egal in welchem Dokument oder in welcher Anwendung Sie sich gerade befinden: Alle Anwendungen sind von diesem Punkt aus geräteübergreifend und ortsunabhängig zu öffnen. Gerade im Sekretariat, dem zentralen Ort für die gesamte interne und externe Kommunikation, zeigt Google Workspace sich als vielseitiges und verlässliches Instrument für die täglichen Anforderungen.

Ihr Partner für Google Workspace und Google-Cloud-Lösungen

Möchten Sie mehr über moderne Zusammenarbeit mit Google-Software als Office-Alternative wissen? Melden Sie sich bei uns, wenn Sie Fragen haben! Wir sind offizieller Google Cloud Partner und beraten Sie unverbindlich zur Einführung, Lizenzierung und produktiven Nutzung von Google Workspace.

Wenn Sie sich allgemein für die Funktionen der Google-Workspace-Tools interessieren, könnten auch unsere Online-Schulungen und unsere Youtube-Playlist mit Tutorial-Videos interessant für Sie sein.

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