Der Blueprint Creator in Personalteams: HR-Prozesse in Confluence standardisieren und straffen

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Standardprozesse brauchen eine Überholung

Confluence ist und bleibt eines der führenden Systeme im Bereich Software-Dokumentation und Wissensmanagement. Dabei ist die Erweiterbarkeit von Confluence ein wichtiger Faktor, denn auch immer mehr Business-Teams nutzen die Lösung für ihre Prozesse und Dokumentationen. Eine solche Abteilung, um die es auch in diesem Artikel geht, ist die Personalabteilung. (Hinweis: Der Beitrag bezieht sich auf Confluence Data Center. Hier finden Sie Infos zum Blueprint Creator für Confluence Cloud.)

Wie haben Personalteams gearbeitet, bevor auf Confluence gestoßen sind? Die Antwort lässt sich meist auf einen Begriff eindampfen: E-Mails – sehr, sehr viele E-Mails.

Der Anstellungszyklus aus der HR-Perspektive sieht in den meisten Unternehmen ungefähr so aus:

  • Talente anlocken und einschätzen
  • Neulinge einstellen und einarbeiten
  • Mitarbeiter unterstützen und weiterentwickeln
  • Beförderung oder Statusveränderung von Angestellten
  • Offboarding von Mitarbeitern

Die Nutzung von Atlassian-Tools wie Jira und Confluence unterstützt viele dieser Aufgaben. Wir können Confluence verwenden, um Entwürfe für Stellenanzeigen auszuarbeiten. Wenn wir neue Leute einstellen und einarbeiten, können wir ihre Aktivitäten in Jira tracken und wichtige Informationen in Confluence bereitstellen.

Während der Beschäftigungsdauer kann das HR-Team den Mitarbeitern Support über ein Portal und Projekt mit Jira Service Management bieten. Wenn jährliche Feedback-Gespräche anstehen, haben Manager die Möglichkeit, die Einschätzungen in Confluence zu sammeln; die Personalabteilung kann diese Dokumente dann zu Rate ziehen, wenn es um Gehaltsanpassungen geht. Und wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen schließlich verlässt, bietet sich Jira an, um die nötigen Offboarding-Aufgaben systematisch abzubilden.

Es wird also schnell klar: HR-Teams arbeiten mit Jira und Confluence besser. Und die Nutzung dieser Tools bietet sich natürlich an, wenn bereits andere Teams im Unternehmen sie verwenden.

Wie lassen sich die genannten Anwendungsfälle noch zusätzlich verbessern? Durch Standardisierung! Sehen wir uns also mal an, wie wir unsere HR-Dokumente in Confluence für jedes Stadium des Mitarbeiter-Anstellungszyklus standardisieren können.

Talente anlocken und einschätzen

Wir wollen sicherstellen, dass alle Kandidaten in ihren Interviews und Vorstellungsgesprächen das gleiche gute Nutzererlebnis haben und dass Manager einfach und jederzeit auf das Feedback aus diesen Interviews zugreifen können.

Hierfür bieten sich Blueprints in Confluence an. Die Herausforderung dabei ist jedoch, dass die Erstellung solcher Blaupausen technische Expertise erfordert. Und selbst wenn uns ein Entwickler etwas von seinen Kapazitäten zur Verfügung stellt, gibt es keine Möglichkeit zu gewährleisten, dass die User später auch tatsächlich alle gewünschten Informationen auf der Seite ablegen.

Mit dem Blueprint Creator für Confluence können wir den gewünschten Blueprint erstellen, ohne dass wir dafür Programmierkenntnisse oder Entwicklerkapazitäten brauchen. Außerdem haben wir die Möglichkeit, mit diesem Blueprint ein Formular zu erstellen, das unser HR-Team im Rahmen der Kandidateninterviews nutzen kann, um alle relevanten Informationen strukturiert zu erfassen.

Und so kann eine solche Interview-Blaupause aussehen, mit der die User dann arbeiten:

Blueprint Creator Confluence HR 1

Wenn ein Mitglied des Personalteams ein neues Vorstellungsgespräch vorbereiten will, kann es einfach den Interview-Blueprint als Basis nutzen. Der Mitarbeiter erstellt eine Seite, wie er es in Confluence gewohnt ist. Doch statt eine leere Seite anzulegen, wählt er die entsprechende Interview-Vorlage, die die Confluence-Administratoren dafür hinterlegt haben.

Um alle Informationen zu erfassen, die für diese Seite nötig sind, füllt der User einfach das Eingabeformular aus, das sich öffnet, nachdem die Blaupause ausgewählt wurde. Die Informationen erscheinen dann automatisch auf der Seite und müssen nicht noch einmal eingegeben werden.

Im Blueprint Creator sieht das so aus. (Die Felder im Eingabedialog werden im Backend des Blueprint Creatores als Platzhalter platziert. Das passiert einfach und intuitiv per Confluence-Editor in diesem Blueprint.)

Blueprint Creator Confluence HR 2

Neulinge einstellen und einarbeiten

Der nächste Schritt im Mitarbeiter-Anstellungszyklus ist die Einstellung und die Einarbeitung des Talents. Da wir im Stadium davor einen Blueprint genutzt haben, sind all die Informationen, die wir über den Mitarbeiter zusammengetragen haben, bereits zentral verfügbar. Nun können wir dieses Dokument für beliebige Hintergrundinfos referenzieren und ein neues Dokument mit dem Onboarding-Blueprint anlegen.

Um die Informationen zu unseren neuen Mitarbeitern zu strukturieren und zu organisieren, ist es eine gute Strategie, Onboarding-Hubs in unserem Confluence-Bereich aufzubauen. Diese Knotenpunkte funktionieren auf Basis von Schlagwörtern, die den entsprechenden Seiten mit jedem Blueprint automatisch hinzugefügt werden. Das versetzt uns zum Beispiel in die Lage, Listen auszugeben, die auf Grundlage des Anwendungsfalls sortiert werden können.

Blueprint Creator Confluence HR 3

Nachdem wir unseren Onboarding-Blueprint erstellt haben, können wir anschließend ganz einfach neue Onboarding-Checklisten generieren:

Blueprint Creator Confluence HR 4

Je nach Rolle der Person, die eingearbeitet werden soll, möchten wir vielleicht variierende Checklisten haben. Dafür erstellen wir einfach unterschiedliche Blaupausen auf Basis der Rollen in unserer Organisation.

Mitarbeiter unterstützen und weiterentwickeln

Neben der Verwendung von Jira Service Management als Support-Plattform für die Mitarbeiter kann auch Confluence in diesem Stadium gute Dienste leisten, wenn es um Trainings- oder Entwicklungsaktivitäten geht. Die Inhalte dieser Maßnahmen lassen sich prima in Confluence abbilden. Zum Beispiel können wir den Blueprint Creator nutzen, um Trainingszusammenfassungen für Mitarbeiter zu erstellen und diese später zu referenzieren.

Beförderung oder Statusveränderung von Angestellten

Das Thema Beförderungen (oder ihr Ausbleiben) kann durchaus sensibel sein. Deshalb ist es wichtig, dass diesbezüglich Klarheit herrscht und alle Beteiligten – Manager wie HR-Mitarbeiter – auf derselben Seite sind. Wenn ein Manager sich vorbereitet, zum Jahresende eine Beurteilung für einen Mitarbeiter zu erstellen, hilft ein standardisierter Blueprint ihm dabei, alle Informationen zu berücksichtigen und abzubilden.

Wenn das HR-Team dann womöglich einen Konflikt lösen muss oder auf frühere Jahre zurückblicken will, sind alle Daten und Einschätzungen für diesen Mitarbeiter mit einigen wenigen Klicks zu finden.

Für solche sensiblen Informationen ist es übrigens meist empfehlenswert, sie in einem zugangsbeschränkten Bereich zu schützen.

Offboarding von Mitarbeitern

Schließlich müssen wir am Ende des Anstellungszyklus für ein strukturiertes Ausscheiden sorgen. Das ist eine gute Gelegenheit, um Exit-Interviews zu führen. Das HR-Team muss Accounts deaktivieren, jeglichen Wissenstransfer befördern und Referenzen vorbereiten. Auch in diesem Szenario kann der Großteil der Arbeit in Confluence – unterstützt vom Blueprint Creator – stattfinden.

Wir wollen das Feedback standardisieren, dass uns ausscheidende Mitarbeiter in Exit-Interviews geben? Erstellen wir einen Blueprint dafür! Wir wollen sicherstellen, dass Wissen und Prozesse an die richtigen Leute transferiert werden? Nutzen wir einen Wissenstransfer-Blueprint, um zu dokumentieren, an wen die Informationen oder Prozesse zu übergeben sind!

Wenn wir Referenzen für diesen Mitarbeiter schreiben müssen, sollten wir mit einer entsprechenden Blaupause sicherstellen, dass alle aktuellen und künftigen Beurteilungen das gleiche professionelle Format haben.

Stress reduzieren

Alles in allem kann der Blueprint Creator signifikant dazu beitragen, dass HR-Prozesse reibungsärmer und weniger umständlich werden, indem wir Blaupausen nutzen, um die Dokumente und die Informationen der Abteilung zu standardisieren. Und in großen Personalteams kann der Blueprint Creator diese Standardisierung auf die Ebene von Seitenbäumen und Bereichen erweitern.

Falls das HR-Team mit mehreren oder vielen Confluence-Bereichen arbeitet, kann es sinnvoll sein, eine Bereichsblaupause anzulegen, sodass sich künftige neue Bereiche mit ein paar Klicks erstellen lassen.

Der Blueprint Creator für Confluence Data Center

Möchten Sie mehr über den Blueprint Creator für Confluence wissen? Interessieren Sie sich für einen unverbindlichen Test der App? Der Blueprint Creator steht auf dem Atlassian Marketplace bereit. Und falls Sie weiterführende Fragen haben oder gerne einen Demotermin vereinbaren würden, kommt unser Entwicklungsteam gerne mit Ihnen ins Gespräch. Melden Sie sich einfach bei uns!

Weiterführende Infos

Die Website zum Blueprint Creator für Confluence
Einführung in die Möglichkeiten und Funktionen
Blueprint Creator: Vorlagen für einheitliche Blogposts in Confluence
Genehmigungen und Freigaben in Confluence mit Blueprint Creator und Comala Document Management


Mehr über die Creative-Commons-Lizenz erfahren