Make it work – die Zukunft der Arbeit und wie Google-Technologie die Transformation unterstützt

Nicht nur, aber gerade seit dem Beginn der Corona-Pandemie, hat sich die Art und Weise, wie wir arbeiten, extrem verändert. Unternehmen müssen sich an die geänderten Bedürfnissen von Mitarbeiter*innen und Kunden anpassen. Für diese Herausforderung sind sie unterschiedlich aufgestellt. Wie kann es gelingen, die eigene Transformation gut zu bewältigen?

Dabei spielen unterschiedliche Aspekte eine Rolle. Drei der wichtigsten sind: vorhandene Tools, der Zugang zu Wissen im Unternehmen und eine Arbeitskultur, die Zusammenarbeit und flexibles Arbeiten ermöglicht und fördert. Und die gute Nachricht ist: In allen drei Kategorien gibt es bereits heute Lösungen für kleine bis große Unternehmen.

Faktor 1: Tools. Schnelligkeit und Zuverlässigkeit sind Trumpf!

Kunden fordern heutzutage schnelle Ergebnisse bzw. Lieferungen. Umso wichtiger ist es, dass die Menschen in Ihrem Unternehmen genug Zeit haben, um ihren Job zu machen – und nicht, um bei der Suche nach Informationen oder im Organisations-Kleinklein wertvolle Zeit zu verlieren. Doch was beeinträchtigt die Produktivität? Vor allem dies:

Meetings
Wechsel zwischen Programmen und Systemen
Technische Probleme
Kommunikation
Busywork

Meetings

Unproduktiv sind Meetings bspw. dann, wenn Kolleginnen und Kollegen dabei sind, die gar nicht unbedingt dabei sein müssten. Anwendungen wie Google Calendar können, insbesondere bei regelmäßigen Terminen, helfen: Dann erstellen Sie einfach das Meeting mit den immer gleichen Teilnehmenden, die Sie auch ändern können, lassen die Anwendung günstige Zeiten für alle finden, einen leeren Besprechungsraum und überdies werden die Beteiligten rechtzeitig vor Beginn an die Besprechung erinnert.

Die Technik

Mehr als zwei Drittel der Angestellten verlieren jeden Tag eine Stunde mit dem Wechsel zwischen Anwendungen/Systemen – also mehr als zehn Prozent ihrer täglichen Arbeitszeit! Das lässt sich mit Cloud-basierten Lösungen ändern: Fassen Sie diese in einer Suite zusammen und nutzen Sie eine Gruppe integrierter Tools – z. B. Google Workspace. Tools außerhalb dieser Suite sollten Sie möglichst nahtlos integrieren, damit sie Arbeitsabläufe nicht behindern – was heute kein Problem mehr darstellt. Google Workspace hilft übrigens auch, wenn es um die Tücken der Technik geht: Ausfälle gehören dank der Cloud der Vergangenheit an und alle Tools sind immer auf dem neuesten Stand.

Kommunikation

Kommunikation an sich ist hervorragend und je mehr eine Organisation kommuniziert, intern wie extern, desto besser ist die Zusammenarbeit. Es gibt jedoch auch Kommunikation, die die Produktivität am Arbeitsplatz verringert – insbesondere die E-Mail. Steigen Sie doch auf KI-unterstützte E-Mail-Tools wie Google Mail um. Und setzen Sie für die interne Kommunikation auf ein sicheres, unternehmensinternes Chat Tool wie Google Chat: Schneller als E-Mail und in Chaträumen können Sie mehr Kolleg*innen gleichzeitig erreichen. Ein weiteres Plus: Es lässt sich stets auch eine Videokonferenz draufsatteln.

Busywork

Ein weiterer Zeitfresser: die "Verwaltung" Ihrer Arbeit, von Statusaktualisierungen über Dateien archivieren bis hin zu E-Mails abrufen. Was man tun kann? Die Vorteile der Automatisierung nutzen. Intelligente Softwarelösungen wie Google Workspace erlernen mit der Zeit Ihre Gewohnheiten, erkennen häufig besuchte Ordner, Dokumente usw. und schlagen sie Ihnen selbsttätig vor. So sparen Sie Zeit und Nerven.

Sie sehen: Die heutige Technik kann Teams helfen, produktiver zu sein. Denn wer weniger Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben verbringt, hat mehr Zeit für Kreativität und Innovation, was zu einem höheren Mehrwert für Ihre Kunden führt.

Faktor 2: Zugang zu Wissen. Wissen ist Macht?

Während Sie das hier lesen, greifen Tausende von Angestellten von verschiedenen Einstiegspunkten und Standorten auf die Arbeit zu. Laut dem Harvard Business Review Analytic Service glauben 79 Prozent der Führungskräfte, dass ein nahtloser, digitaler Zugang zu Wissen entscheidend für die Gesamtleistung ist. Dennoch sind nur 18 Prozent, dass ihre Organisation Wissen gut teilt. Studien belegen bspw., dass 86 Prozent der Arbeitnehmer*innen weltweit Probleme bei der Suche nach Informationen haben, die sie für ihre Arbeit benötigen (M-Files, "2019 Global Intelligent Information Management Benchmark Report", 2019). Und dass 82 Prozent mindestens eine halbe Stunde pro Tag mit der Suche nach Informationen verbringen.

Gründe, warum Wissen nur schwer zugänglich ist

Informationen sind eingeschränkt oder silo-artig angeordnet.
Mehrere Versionen sind ein Problem.
Wissen wird nicht innerhalb der Organisation geteilt.
Es ist schwierig, Daten in Wert zu verwandeln.

Setzen Sie daher auf moderne, intelligente Wissensmanagement-Systeme – denn damit gehören all diese Probleme der Vergangenheit an. Ideal ist ein einheitliches System mit begrenzten Einschränkungen beim Zugriff auf Informationen - damit wird die Suche nach den richtigen Dateien stark vereinfacht. Zudem wird immer die neueste Version zuerst angezeigt, damit User die aktuellsten Informationen haben, doch auch ältere Versionen lassen sich leicht darstellen. Parallel kann man jederzeit sehen, woran die Kolleg*innen gerade arbeiten und es ist möglich, gemeinsam mit anderen Teammitgliedern kollaborativ an Dokumenten zu arbeiten und so die Ergebnisse zu verbessern.

Was Daten und ihren Wert angeht: Auch hier spielen cloud-basierte Wissensmanagement-Systeme wie Google Workspace ihre Stärken aus. Denn damit lassen sich nützliche Informationen und Einblicke aus einer Kalkulationstabelle extrahieren, indem man einfache Fragen in Alltagssprache eintippt. Ganz ohne Formeln und SQL.

Der Weg aus dem Dilemma

Es ist heute vergleichsweise simpel für Unternehmen, ihren Mitarbeitenden den Zugang zu einer zentral verwalteten Technologie zu ermöglichen, die ihren Anforderungen an den Zugriff und die gemeinsame Nutzung von Informationen gerecht wird. So haben am Ende mehr Menschen Zugang zu Wissen. Und gerade vielfältige Teams profitieren hiervon enorm, denn dadurch kommt eine Vielzahl neuer und frischer Meinungen zu dem, was Sie bereits haben, hinzu – und damit neue Ideen, die Ihre Teams noch besser machen. Und damit Ihr Unternehmen erfolgreicher.

Faktor 3: die richtige Unternehmenskultur

Eine starke Kultur trägt nicht nur dazu bei, Transformation zu unterstützen, sondern hilft auch, Top-Talente für Ihr Unternehmen zu gewinnen – ein nicht zu unterschätzender Faktor im heutigen "War for Talents". Organisationen mit einer attraktiven Arbeitsumgebung punkten hier klar – insbesondere bei Nachwuchskräften. Untersuchungen zeigen, dass zwei der wichtigsten Werte, die ein Unternehmen in der heutigen Arbeitswelt aufweisen muss, Flexibilität und Zusammenarbeit sind. Aber was folgt daraus?

Werte – die erste: Flexibilität

Stellen Sie sich vor, Sie müssten sich zwischen zwei Arbeitgebern entscheiden:

AG 1 hat eine traditionelle Arbeitskultur – inklusive "normaler" Büroarbeitszeiten mit Kernzeit ohne die Möglichkeit, außerhalb dieser Zeiten zu arbeiten, wenn Sie etwas nicht erledigt bekommen, müssen Sie entweder früher anfangen oder länger bleiben.
AG 2 hat eine New-Work-Kultur – Sie können (müssen aber nicht) zu "normalen" Arbeitszeiten ins Büro kommen, können aber auch im Homeoffice oder von einem anderen Ort aus tätig werden, ggf. zu Zeiten, die besser in Ihr Leben passen als 8 bis 17 Uhr.

Wie würde Ihre Entscheidung ausfallen? Für die neue Generation von Angestellten, die Millennials und die Generation Z, ist Option zwei die einzig mögliche. Die neuen Mitarbeitenden suchen nicht nur nach Jobs, die Flexibilität fördern, sondern sie beginnen auch, diese zu fordern. Und tatsächlich hat es viele Vorteile, wenn man Mitarbeiter*innen erlaubt, aus der Ferne und zu flexiblen Zeiten zu arbeiten:

41 % der Angestellten geben an, dass sich flexibles Arbeiten stark positiv auf ihre Fähigkeit zur Innovation und Problemlösung auswirken würde.
54 % derjenigen, die mehrere Arbeitsplätze haben, denken, dass sie außerhalb des Büros effektiver sind.
83 % der Millennials würden nicht länger als fünf Jahre bei einem Arbeitgeber bleiben, wenn sie nicht die Möglichkeit haben, ihren Arbeitsplatz zu wählen.
54 % der Angestellten würden für mehr Flexibilität zu einem anderen Unternehmen wechseln.
97 % sagen, dass sich Arbeitsflexibilität positiv auf ihr Leben auswirken würde.

Doch: Um davon zu profitieren, ist die richtige IT-Infrastruktur erforderlich. In diesem Zuge bewegen sich immer mehr Unternehmen weg vom traditionellen VPN-Modell hin zu Cloud-Services.

Werte, die zweite: Zusammenarbeit

Wenn Menschen arbeiten, wann und wo sie wollen, leidet dann nicht die Zusammenarbeit im Team? Nein. Denn glücklicherweise sind Cloud-basierte Tools wie Google Workspace auch dafür eine gute Lösung: Damit erreichen Teams einen Grad an Kollaboration, wie man ihn zuvor nur aus gemeinsamen Büros kannte – und das unabhängig davon, wo sich die Teammitglieder befinden. Videokonferenzen mit Google Meet ermöglichen Diskussionen von Angesicht zu Angesicht. Mehrere Personen können an einem Google-Dokument zusammenarbeiten und ihre Änderungen verfolgen. Schulungen sind durch die Kombination aus Präsentationstool und Meet ebenso möglich. Mit Google Chat können Sie als Team schnell Entscheidungen treffen und eine Diskussion bei der morgendlichen Tasse Kaffee führen, ähnlich wie im Büro.

Menschen statt Tools bestimmen die Zukunft der Arbeit

Werkzeuge helfen, aber die Werkzeuge sind nur so stark wie die Menschen, die sie benutzen. Doch wenn Sie dafür sorgen, dass Ihre Teammitglieder Freiräume und Tools haben, mit denen sie kollaborativ und selbstbestimmt arbeiten können und alle Informationen bekommen, die sie brauchen – dann wird Ihr Unternehmen die Transformation nicht nur bewältigen, sondern gestärkt und zukunftsfest daraus hervorgehen!

Übrigens: Auf den Google Enterprise Days am 24. und 25. Juni (Remote-Veranstaltung) können Sie unter anderem einiges darüber erfahren, wie "make it work" konkret aussehen kann. Melden Sie sich jetzt noch an! Wir freuen uns auf Sie.

Ihr Partner für Google Workspace und Google-Cloud-Lösungen

Kommen Sie mit Ihren Fragen rund um die Zukunft der Arbeit einfach auf uns zu: Wir sind offizieller Google Cloud Partner und beraten Sie gerne und unverbindlich. Gemeinsam mit Ihnen schauen wir uns Ihre aktuellen Herausforderungen an und können Sie bspw. auf Ihrem Weg in die Cloud unterstützen. Sie sind an modernen Formen der Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen interessiert? Dann ist Google-Software für Sie möglicherweise eine sinnvolle Alternative zu MS Office – auch hier sind wir gerne Ihr Partner und stellen Ihnen Google Workspace vor.