Atlassian Data Center: Performance-Verbesserung durch neue Cleanup-Features

Wenn ein Unternehmen wächst und immer mehr Teams die Vorteile der Atlassian-Produkte erkennen und diese für ihre täglichen Anwendungsfälle nutzen, nimmt der Umfang an Daten exponentiell zu: Projekte und Vorgänge in Jira, Bereiche und Seiten in Confluence, Repositories in Bitbucket.

Natürlich hat es gewichtige Vorteile, wenn das gesamte Unternehmen ein und dasselbe Toolset verwendet. Aber der schiere Datenumfang, der dabei entsteht, kann die Performance der Systeme beeinträchtigen – und damit auch die Produktivität der User. Als Administrator in einem großen Unternehmen kann man sich über einen Mangel an Aufgaben kaum beklagen. Da ist es schwierig, auch noch Zeit dafür zu finden, sich durch die angesammelten Daten zu graben und eine Strategie für den künftigen Umgang mit ihnen auszuarbeiten.

Administratorenteams, denen diese Rahmenbedingungen bekannt vorkommen, werden erfreut sein, dass die Produkte von Atlassian Data Center mehrere neue Cleanup-Funktionen bieten, die sie bei diesen Herausforderungen unterstützen. Sie erleichtern es Admins, ihre Instanzen aufzuräumen und dauerhafte Routinen zu entwickeln, die eine gute Systemhygiene fördern.

(Um als Kunde in den Genuss dieser neuen Features zu kommen, muss das Admin-Team Updates auf die aktuellsten Produktversionen von Jira, Confluence bzw. Bitbucket vornehmen.)

Beseitigung von Performance-Problemen ohne höhere Infrastrukturkosten

Wenn immer mehr Teams dauerhaft mit den Atlassian-Produkten arbeiten, generieren sie mehr Daten. Das ist eine gute Sache, denn es bedeutet, dass das Unternehmen die richtigen Software-Lösungen gewählt hat und eine Standardisierung quer durch die Organisation entsteht. Ab einem gewissen Zeitpunkt wird jedoch die Performance leiden: Keine Software kann ein unendlich großes Datenaufkommen verkraften.

Dazu kommt, dass die IT nicht jedes Mal zusätzliche Hardware-Infrastruktur bereitstellen kann, wenn sich Performance-Probleme bemerkbar machen. Das wäre ein kostspieliger und wenig nachhaltiger Ansatz.

Sicherlich ist es wichtig, stets einen kritischen Blick auf die Infrastruktur zu haben, um einschätzen zu können, ob es Optimierungsmöglichkeiten gibt. Die effizientere Lösung besteht aber darin, kritisch auf die Daten zu schauen, die in der Instanz gespeichert sind, um zu ermitteln, was gebraucht wird und was bloß Ballast ist. Wenn erstmal bestimmt ist, welche Art von Daten wir behalten wollen und was weg kann, können wir einen Cleanup-Plan erstellen und zur Ausführung schreiten.

Ein Feature, das dabei hilft, die Vorgänge aufzuräumen, die die Performance negativ beeinflussen, ist das Custom-Fields-Management in Jira Software und Jira Service Management. Mit diesen Funktionen können wir die Custom Fields sortieren, um jene zu identifizieren, die gelöscht werden sollten. Mit der Massenbearbeitung können wir dann gleich mehrere oder alle betroffenen Felder entfernen. Und wenn wir Performance-Probleme durch neue Custom Fields in Zukunft vermeiden möchten, sollten wir die Kontext-Konfigurationsfunktion nutzen, um die Anzahl der Custom Fields und insbesondere solcher mit globalem Kontext zu begrenzen.

Produktivere Nutzung durch verbesserte Auffindbarkeit von Informationen

Nimmt der Umfang an Informationen in einer Instanz stark zu, wird es leider auch immer schwieriger, spezifische Vorgänge, Seiten oder Repositories zu finden – speziell wenn der Zeitaufwand für die Pflege der Systemhygiene nicht in angemessenem Umfang mit steigt. Die Ansammlung von Informationen über die Zeit hinweg macht es immer schwieriger, die richtigen Dinge aufzufinden und die Stellen zu identifizieren, wo wir mit dem Aufräumen ansetzen sollten.

Dazu kommt die Herausforderung, dass ein IT-Team wahrscheinlich kaum in der Lage ist, die Instanz eines anderen Teams oder einer anderen Abteilung fachlich zu beurteilen, weil der Kontext fehlt: Woher sollen Admins wissen, welches Jira-Projekt der Personalabteilung oder welcher Confluence-Bereich des Marketing-Teams zu archivieren ist?

Um dieses Problem zu lösen, bieten die Data-Center-Systeme ausgereifte Features. Die Projekt- und Vorgangsarchivierung in Jira kann helfen, die Auffindbarkeit von Informationen erheblich zu verbessern. Eine neue Confluence-Funktionalität hilft hier ebenfalls: die Aufbewahrungsregeln.

Mit ihnen können wir festlegen, wie viele Versionen einer jeden Seite oder Datei aufbewahrt werden sollen, womit sich die Gesamtzahl der Versionen im System stark reduzieren kann: Atlassian hat festgestellt, dass 90 Prozent der Daten in Kundensystemen solche Versionen sind. Auf diese Weise lässt sich das Datenvolumen also dramatisch begrenzen.

Stabile und schnelle Software für unterbrechungsfreies Arbeiten

Aufgeblähte Instanzen verursachen nicht nur dadurch Produktivitätsverluste, dass es länger dauert, Informationen zu finden. Auch für Administratoren ist es eine sehr zeitraubende Sache, mit manuellen Workarounds halbwegs für Ordnung und Aktualität zu sorgen. Es gibt durchaus Admin-Teams, die das Aufräumen einfach ganz bleiben lassen, bis es unbedingt nötig ist. Das führt dazu, dass die essenziellen Tools im Unternehmen nicht das leisten, was sie leisten könnten.

Die Teams wiederum sind gezwungen, mit suboptimal laufenden Systemen zu arbeiten – und womöglich treibt sie dies dazu, sich selbständig nach Alternativen umzusehen. All das behindert eine reibungsarme, fruchtbare Zusammenarbeit, die Unternehmen brauchen. In diesem Zusammenhang ist es die gute Neuigkeit, dass Atlassian Möglichkeiten ausgeliefert hat, die Systembereinigung zu automatisieren und die mühsamen manuellen Workarounds in Rente zu schicken.

Nehmen wir als Beispiel Bitbucket: Hier können Admins Regeln aufsetzen, um alte Pull-Requests basierend auf dem Zeitraum der Inaktivität automatisch abzulehnen. Ist diese Regel konfiguriert, können sich Administratoren sorglos anderen Aufgaben zuwenden, während das Entwicklungsteam die relevanten Pull-Requests schneller findet.

Im Repository-Management haben die Admins wiederum die Option, Limits für die Zahl ungenutzter Repos, die aufbewahrt werden, festzulegen. Das vermeidet ein Zumüllen der Instanz und verbessert ebenfalls die Auffindbarkeit relevanter, aktueller Informationen.

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