Zusammenarbeit Plus: Erweiterte Vorlagen für Meeting Notes in Confluence

Optimierte Meeting-Notizen für eine noch bessere Zusammenarbeit

Was Sie im Leben auch anfangen – ob Sie ein Haus bauen, für ein Rennen trainieren oder studieren, um den Arztberuf ergreifen zu können: Wenn keine Basis vorhanden ist, wird alles Weitere schwierig werden. Das Gleiche gilt, wenn Sie Teil eines Teams in egal welcher Art von Organisation sind: Wenn Regeln und Prozesse nicht definiert sind, bevor Sie mit der Arbeit an einem Projekt beginnen, sind Ineffizienz, Verwirrung und im schlimmsten Falle Chaos sehr wahrscheinlich.

Und wann immer Sie ein Projekt angehen, ist eine sorgfältige Dokumentation unheimlich wertvoll. Das gilt auch für all die physischen und virtuellen Meetings, die im Projektverlauf stattfinden.

Haben Sie schon Erfahrung mit der Nutzung von Atlassian Confluence? Dann wissen Sie, welche Bandbreite an Möglichkeiten diese Wiki- und Zusammenarbeitslösung Ihnen eröffnet. Dynamische Optionen zum Erstellen von Seiten, Bereiche für jede Abteilung oder jedes Team, gemeinsames Bearbeiten von Inhalten in Echtzeit – die Liste lässt sich beliebig fortsetzen.

In diesem Artikel wollen wir mal beleuchten, welche Vorteile Ihnen die erweiterten Vorlagen bieten, wie sie der Blueprint Creator für Confluence zur Verfügung stellt.

Entscheidende Faktoren : Einheitlichkeit und Konsistenz

Stellen Sie sich folgendes Szenario in Ihrem Team vor: Im Februar macht Adil die Gesprächsnotizen, dabei präferiert er Bulletpoints. Alisa übernimmt im März und nutzt ausformulierte, detaillierte Sätze und ausführliche Notizen. Lukas kümmert sich im Mai um die Mitschriften – und die sind so rudimentär, dass Sie sich nicht sicher sind, was tatsächlich in den Meetings passiert ist und ob sie überhaupt stattgefunden haben.

Sie sehen: So unterschiedlich wie die Teammitglieder sind die Ansätze, wenn es darum geht, die wichtigen Aspekte und Inhalte eines Meetings festzuhalten, sofern es keine wie auch immer gearteten Vorlagen oder Regeln gibt, an denen man sich orientieren kann. Die Stärke von Confluence liegt darin, dass es Teams erlaubt, ihren eigenen Stil und ihre eigenen Strukturen im Zusammenhang mit ihrer Projektarbeit zu entwickeln. Dazu gehören auch Meetings. Damit das funktionieren kann, braucht es aber ein gewisses Level an Konsistenz und ein paar Leitlinien von Anfang bis Ende. Und hier kommt der Blueprint Creator ins Spiel!

Am Anfang war die leere Seite. Doch wenn man so beginnt, tendiert man oft dazu, entweder zu detailliert oder nicht detailliert genug vorzugehen. Dazu kommt das "Blank Page Syndrome": Schreibblockaden, mit denen viele berühmte Autorinnen und Autoren leidvolle Erfahrungen machen mussten, gibt es durchaus auch im beruflichen Umfeld.

Doch Ihr Team muss nicht aus lauter Schriftstellerinnen und Schriftstellern bestehen, um eine Lösung für das Problem zu finden: Es kann ein konsistenter Workflow entstehen, wenn die User die Möglichkeit haben, Confluence-Seiten und -Bereiche mit Hilfe vordefinierter Inhaltsseiten zu erstellen und Layouts auf ihre Bedürfnisse zuzuschneiden.

Sortieren, filtern, finden, anpassen, wiederholen

Niemand will ewig individuelle Gesprächsnotizen lesen oder durch lange Listen scrollen, um irgendwann einmal das Thema zu finden, das man schon die ganze Zeit gesucht hat. Zusätzlich zur Möglichkeit, inhaltliche Templates zu erstellen, die Sie für Ihre Meetings nutzen können, geht der Blueprint Creator noch einen Schritt weiter: Die Lösung erstellt automatisch gut erfassbare Listenansichten, die nach den unterschiedlichsten Kriterien gefiltert werden können.

Suchen Sie nach allen Retrospektiven, die im April stattgefunden haben, oder brauchen Sie eine Info darüber, in welchen Meetings es um einen bestimmten Projektmeilenstein ging? Mit dem Blueprint Creator können Sie das problemlos abbilden.

Ausführliche und profunde Informationen in den Meeting-Notizen sind wertvoll, doch als Teammitglied oder Stakeholder wollen Sie nicht immer tief in sämtliche Details einsteigen. Übersichtsseiten zeigen alle Meeting-Notizen, die mit der jeweiligen Vorlage erstellt wurden. So haben Sie die Möglichkeit, nach verschiedenen Kriterien zu suchen und zu filtern.

So kommen Neulinge schnell rein

Die Zeiten, in denen Angestellte jahrelang zusammenarbeiten, sind vorbei. Wir alle haben uns an eine hohe Fluktuationsrate und einen schnellen Wechsel in unseren Organisationen gewöhnt. Das bringt zwar stets neue Perspektiven mit sich, kann aber zu Problemen führen, wenn es darum geht, die nötige Konsistenz aufrechtzuerhalten, um Ihre Projekte voranzubringen.

Zusätzlich zu den Meeting-Vorlagen bietet Ihnen der Blueprint Creator die Möglichkeit, weitere Prozesse innerhalb Ihrer Organisation zu standardisieren, beispielsweise das Onboarding, das Qualitätsmanagement und die Compliance oder das Projektmanagement. Alles von Handbüchern über Wettbewerbsanalysen und Ankündigungen bis hin zu Team-Räumen – der Blueprint Creator setzt buchstäblich die Standards und sorgt für Konsistenz bei der Erstellung von Inhalten.

Die Fäden zusammenführen

Die große Stärke des Blueprint Creators liegt also in der Kombination aus Struktur und Flexibilität, die er bei der Erstellung von Inhalten in Confluence bietet. Entdecken Sie hier einige der wichtigsten Vorteile, die die Lösung noch vielseitiger und leistungsfähiger machen:

Geben Sie Ihre Vorlagen dann frei, wann Sie es für richtig halten: Ihre Vorlagen können im Entwurfsmodus verbleiben, während Sie genau das Layout und die Funktionalität entwickeln, die Sie sich wünschen. Wenn die Zeit gekommen ist, geben Sie sie für Ihr gesamtes Team frei.
Vollständige Kontrolle darüber, wo Ihre globalen Blaupausen erscheinen: Sie haben die Möglichkeit, Ihre globalen Blaupausen auf bestimmte Kategorien zu beschränken, sodass sie nur in den ausgewählten Bereichen verfügbar sind, die Sie für angemessen halten.
Maßgeschneiderte Seitentitel - jedes einzelne Mal: Sie können benutzerdefinierte Präfixe für Ihre Seitentitel generieren lassen, um Seiten schnell und effizient zu organisieren, zu sortieren und zu filtern.
Konsistenz bis ins Detail: Legen Sie automatisch Beschriftungen für Seiten und Blogbeiträge fest, die auf Ihren Anforderungen basieren.
Integration, Integration, Integration: Der Blueprint Creator unterstützt zusätzliche Anwendungsfälle, wenn Sie die App mit anderen Confluence-Erweiterungen wie Comala Document Management und Linchpin verknüpfen, um die Funktionalität noch zu erweitern.

Jetzt kennenlernen und testen

Sie möchten mehr über den Blueprint Creator für Confluence wissen? Wie wäre es dann mit einer unverbindlichen Testversion? Schauen Sie sich den Blueprint Creator auf dem Atlassian Marketplace an oder vereinbaren Sie mit uns einfach einen Demotermin, um zu sehen, wie die App für Ihre Teams und Confluence-Inhalte funktionieren kann!