Es ist über ein Jahr her, dass die Corona-Pandemie die Unternehmen genötigt hat, verstärkt auf Cloud-basierte Software zu setzen, um den neuen Remote- und Homeoffice-Anforderungen zu begegnen. Diese Anforderungen werden weiter bestehen: Viele Organisationen haben nicht vor, zum Vollzeit-Office-Modell zurückzukehren; Home-Office und Remote-Teams werden weiterhin eine gewichtige Rolle in der Arbeitswelt spielen.

Wenn Unternehmen nun jedoch einen permanenten Umstieg in die Cloud planen, wollen sie sicherstellen, dass eine erfolgreiche Skalierung erfolgen kann. Dazu brauchen Administratoren Werkzeuge, die helfen, Sicherheitsaspekte zu managen, Daten jederzeit zugriffsbereit vorzuhalten und mit planbaren Kosten zu skalieren.

Die Vorteile moderne Cloud-Software wie Atlassian Cloud treten heute deutlicher zutage als je zuvor. Doch die Pandemie hat Administratoren gezwungen, viel schneller als vorgesehen in die Cloud zu wechseln. Dabei wurde sicherlich auch die eine oder andere Abkürzung genommen, als es um das Aufsetzen von Sicherheitsmechanismen und administrativer Kontrollen ging.

Datensicherheit über alle User hinweg gewährleisten

Mit der Pandemie sind die Unternehmen zu Rekordraten in die Cloud geströmt – und mit ihnen zahllose kriminelle Akteure. Laut Daten von Risk Based Security wurden im Jahr 2020 mehr als 37 Milliarden Dokumente kompromittiert. Aber Hacker und Angriffe von außen sind nicht einmal die Hauptgefahr, denn 88 Prozent der Sicherheitsvorfälle in Unternehmen sind auf menschliche Fehler zurückzuführen. Deshalb müssen Administratoren die Datensicherheit über alle User hinweg gewährleisten, die die Systeme nutzen.

Die meisten Unternehmen verfolgen längst strikte Sicherheitsstrategien. Es gibt starke Passwortrichtlinien, User müssen sich per 2FA identifizieren, Passwörter müssen regelmäßig neu gesetzt werden und so weiter. Vertrauliche User- und Kundendaten erfordern aber weitere Ebenen im Hinblick auf die Nutzersicherheit. Insbesondere sollten Administratoren den Mobile- und Netzwerkzugriff der Anwender einfach überwachen und absichern können.

Zugriff von Mobilgeräten absichern

Mit der Zunahme von Remote- und Hybrid-Konstellationen und dem Rückgang der klassischen Präsenzkultur in den Unternehmen brauchen Enterprise-Administratoren effiziente Möglichkeiten, Sicherheitsvorgaben für hunderte oder tausende Mobilgeräte durchzusetzen. Die kürzlich ausgelieferten Mobile-Device-Management-Funktionen (MDM) ermöglichen genau das und versetzen Admins in die Lage, Sicherheitskontrollen für die mobilen Apps für Jira, Jira Service Management, Confluence, Trello und Opsgenie zu definieren.

Dank dieser MDM-Features können Admins die Atlassian-Apps ihrer Organisation mit einem beliebigen MDM-Anbieter wie Microsoft Intune, VMware AirWatch oder Jamf synchronisieren, um die Mobilgeräte der User zu verwalten.

Dann können gängige MDM-Einstellungen für die Atlassian-Apps konfiguriert werden, darunter:

• Copy & Paste von Inhalten unterbinden
• Teilen von Daten mit anderen Geräten ausschließen
• Erstellen von Screenshots verhindern
• Identitätsverifizierung per FaceID oder TouchID durchsetzen
• Nutzung einer Geräte-Pin erzwingen

Nachdem die gewünschten Sicherheitseinstellungen in der MDM-Konsole konfiguriert sind, kann das Admin-Team sie direkt auf die Geräte der User ausrollen und so die Sicherheit des Zugriffs unabhängig vom Standort der User signifikant erhöhen.

Produktzugriff auf bestimmte IP-Adressen beschränken

Für Unternehmen mit noch stringenteren Sicherheitsanforderungen gibt es das IP-Allowlisting im Premium-Tarif von Atlassian Cloud, das es Admins erlaubt, den Zugriff auf die Atlassian-Apps auf eine Liste sicherheitsüberprüfter IP-Adressen zu beschränken. Durch die Limitierung des Zugangs für Jira, Jira Service Management und Confluence auf maximal 100 freigegebene VPN- und Office-Netzwerke können Administratoren die Inhalte vor Zugriffen aus unsicherem Netzwerkzugriff schützen.

Das IP-Allowlisting ist vor allem nützlich, wenn es darum geht, mit Externen zusammenzuarbeiten. Da externe Partner nicht Teil der verwalteten Domain sind (sie also keine E-Mail-Adressen der verifizierten Domain haben), ist es meist nicht möglich, sie in die Sicherheitsvorgaben der Organisation zu integrieren – beispielsweise Single-sign-on, Zwei-Faktor-Authentisierung, Session-Laufzeit oder Passwort-Richtlinien. Aber mit dem IP-Allowlisting müssen solche Externen ein freigegebenes Netzwerk oder VPN nutzen, um auf die Apps zuzugreifen. Das erhöht die Sicherheit trotz des Status außerhalb der Domain.

Aktuelle und historische Informationen zugriffsbereit halten

So, wie man abgeschlossene Projekte früher in einem Aktenschrank abgelegt hat, können Admins alte Informationen heute digital in der Cloud speichern und dauerhaft vorhalten, falls sie doch noch einmal benötigt werden. Der Premium-Tarif von Atlassian Cloud bietet unbegrenzten Speicherplatz und Features zur Projektarchivierung.

Sowohl in Confluence Cloud als auch in Jira Cloud ist es möglich, alte Projekte und Informationen einfach zu archivieren, während das Produktivsystem auf dem neuesten Stand bleibt und der Fokus auf die aktuellen Projekte gerichtet ist.

In Jira können Instanz- und Projektadministratoren inaktive Projekte mitsamt ihren Vorgängen, Komponenten, Anhängen und Versionen archivieren. Ein solches Projekt wird aus den Suchergebnissen entfernt und ist für die User nicht mehr editierbar. Damit wird das Archiv zu einer Art historischem Log.

Das macht die Suche effizienter, denn in den Resultaten erscheinen nur die relevanten und aktuellen Projekte. Die alten Daten bleiben indes in Reichweite. Falls User die alten Projekte je wieder benötigen sollten, können Admins ihnen schnell Zugriff geben und die Projekte wiederherstellen. Außerdem ist jederzeit sichtbar, wann ein Projekt von wem archiviert wurde.

In Confluence wiederum haben Bereichsadministratoren die Möglichkeit, Berechtigungen für die Archivierung und Wiederherstellung von Seiten an User zu vergeben. Diese Nutzer können dann beliebige Seiten in diesem Bereich ins Archiv verschieben. Bereichsadmins haben außerdem die Option, viele Seiten mit einer Aktion zu archivieren (bis zu 500).

Wie in Jira erscheinen archivierte Seiten nicht mehr in der Suche, sie können nicht editiert, geteilt oder dupliziert werden. Gleichzeitig besteht für Bereichsadministratoren und die Content-Ersteller jederzeit die Möglichkeit des Zugriffs und der Wiederherstellung.

Unbegrenzte Skalierung dank unbegrenztem Speicherplatz

Administratoren, die regelmäßig Inhalte archivieren wollen, brauchen viel Speicherkapazität. Und jedes Unternehmen, das in der Cloud skaliert, muss natürlich sicherstellen, dass die Mitarbeiter Platz für all die Vorgänge, Projekte, Bereiche, Anhänge und Inhalte haben, die Tag für Tag anfallen.

Dank des unbegrenzten Speicherplatzes in Atlassian Cloud Premium brauchen sich Admins keinen Kopf über dieses Kapazitätsthema machen.

Die Kosten für die Cloud-Plattform managen

Eine bunt zusammengewürfelte Sammlung aus diversen Cloud-Tools für die Mitarbeiter kann als temporäre Remote-Lösung ihren Zweck erfüllen. Aber Organisationen, die in der Cloud skalieren, können hier schnell unsanft aufgerüttelt werden, weil die Kosten aus dem Ruder laufen. Unternehmen, in denen Administratoren keinen umfassenden Überblick hinsichtlich der Produktnutzung haben, weisen die Tendenz auf, bis zu 40 Prozent mehr als nötig für ihre Cloud-Tools auszugeben.

Mit den Features des Admin-Insights-Toolsets in Atlassian Cloud Premium sind IT-Teams in der Lage, die Produktnutzung zu jedem Zeitpunkt genau zu beobachten und zu sehen, wie oft lizenzierte User tatsächlich auf Jira, Jira Service Management und Confluence zugreifen.

Wenn die Produktnutzung niedrig ist, können Admins Lizenzen neu zuweisen, um die Lizenzkosten zu senken. Wenn die Nutzungsrate hoch und schnell wachsend ist, haben sie wiederum die Option, jederzeit zusätzliche Lizenzen hinzuzufügen, damit das Unternehmen nicht Gefahr läuft, dass das Kontingent bald überreizt ist.

Uptime-Garantie, um unerwartete Kosten gering halten

Laut einer Untersuchung von Information Technology Intelligence Consulting belaufen sich die durchschnittlichen Kosten einer Server-Downtime in 40 Prozent der Enterprise-Unternehmen auf über eine Million Dollar.

Doch Downtime darf natürlich nicht die Regel sein, und etwaige Ausfälle sollten keine schlimmen finanziellen Folgen für die Organisation haben. Deshalb ist es für immer mehr IT-Teams nur sinnvoll, diese Verantwortung in die Hände eines vertrauenswürdigen Anbieters zu geben. Atlassian garantiert im Premium-Tarif eine Systemverfügbarkeit von 99,9 Prozent, die mit einer finanziellen Absicherung einhergeht.

Sichere Skalierung mit den Admin-Kontrollen in Atlassian Cloud

Wenn ein Unternehmen bereit für eine umfassende Migration in die Cloud ist, sollte es sicherstellen, dass die Administratoren mit den Tools ausgestattet sind, die sie brauchen. Atlassian Cloud bietet ausgereifte Werkzeuge für eine reibungsarme Skalierung und im Premium-Tarif außerdem einen inbegriffenen Rund-um-die-Uhr-Support.

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