Digitalisierung von Prozessen und Informationen mit Confluence und Workflow-Erweiterungen

Unsere spanischen Kollegen von Comalatech entwickeln mehrere hilfreiche Apps für die Atlassian-Produkte Confluence und Jira, darunter die Lösungen Comala Document Management und Comala Publishing für ein lückenloses Workflow- und Freigabemanagement in Confluence. Eine Kundenstory, die unsere Freunde aus Barcelona veröffentlicht haben, gibt ein paar interessante Einblicke, wie ein individuelles Unternehmen solche Prozesse nutzt und wie Workflow-Mechanismen in spezifischen Nutzungsszenarien mehr Effizienz, Struktur und Sicherheit gewährleisten können.

Im ersten Artikel zu diesem Kundenbeispiel haben wir zusammengefasst, wie Confluence bei Port of Antwerp mit über 1.600 Mitarbeitern als Wissensbasis eingesetzt wird, wie Inhalte im Unternehmen veröffentlicht werden und wie die Teams Schulungen mithilfe von Confluence-Workflows durchführen. Nun schauen wir uns mal an, wie die Organisation den Angestellten wichtige Vorschriften und Regulierungen zugänglich macht und wie das Reporting abgebildet wird.

(Hier finden Sie die ausführlichen englischen Artikel mit der Kundenstory: Teil 1, Teil 2, Teil 3, Teil 4.)

Regulierungen und Vorschriften: von Word zu Confluence

In einem Unternehmen wie Port of Antwerp spielt natürlich das Thema Sicherheit eine zentrale Rolle. Es gibt eine Vielzahl interner Regulierungen und Vorschriften, die die Abläufe im Hafen regeln. Sie werden im International Safety Management-Handbuch (ISM) abgebildet, das kontinuierlich von der Designated Person Ashore (DPA) überwacht und freigegeben werden muss.

Früher wurden diese Regulierungen in Form von Word-Dokumenten gespeichert. Da das ISM vorschreibt, dass Crews stets die aktuellen Versionen dieser Dokumente haben, ist es eine zusätzliche große Herausforderung gewesen, die Word-Dateien immer auf dem neuesten Stand zu halten. Heute residieren die Vorschriften in einem eigenen Bereich in der Confluence-Instanz von Port of Antwerp. Das bedeutet, dass die Crews jederzeit Zugriff auf die jüngste Fassung haben.

Wie die Wissensbasis (siehe den ersten Artikel zu diesem Anwendungsfall) wird dieser Content unter Verwendung von Comala Publishing verwaltet und zwischen Entwurfs- und Publikationsbereich verschoben. Seiten werden im geschützten Entwurfsbereich erstellt und editiert und schließlich rüber in den Publikationsbereich kopiert, der allen der mehr als 1.600 Angestellten zugänglich ist.

Freigabeprozesse mit Comala Document Management

Hier gibt es zwei Workflows, die mit Comala Document Management abgebildet werden. Der erste Workflow ist ein einfacher Publikationsprozess, der keine Freigabe erfordert – beispielsweise kleine Änderungen an einer Elternseite, die die Regulierungen selbst nicht betreffen. Der Workflow publiziert die Änderung vom Entwurfs- und den Publikationsbereich in Confluence.

Der zweite Workflow ist komplexer und kommt zur Anwendung, um Regulierungen offiziell freizugeben. Neue Vorschriften oder Änderungen an bestehenden Regulierungen beginnen als Vorschläge und die erste Freigabe bestätigt, ob die Änderung sinnvoll ist und weiter vorangetrieben werden soll.

In Abhängigkeit von der betreffenden Regulierung kann es bis zu sieben Reviews durch unterschiedliche Abteilungen geben. Wenn alle erforderlichen Prüfungen abgeschlossen sind, gibt es eine abschließende Freigabe durch die finale Autorität (zumeist der DPA).

Organisation von Dokumenten auf Bereichsebene

Bei einer so großen Zahl wichtiger Dokumente braucht es außerdem eine klare Übersicht über die Status der einzelnen Seiten und ein Workflow-Management auf Bereichsebene. Zu diesem Zweck gibt es eine Übersichtsseite, auf der Bereichsadministratoren sehen können, wie viele Seiten es gibt, welche Label ihnen zugeordnet sind und welche Status die einzelnen Workflows haben, die zur Anwendung kommen.

Für diese Seite wird Comala Lists genutzt, eine App, die es erlaubt, Seiten mithilfe konfigurierbarer Listen zu organisieren, zu kategorisieren und zu visualisieren. Von der Übersichtsseite aus können Bereichsadmins einzelnen Seiten Label hinzufügen, wodurch sie den geeigneten Workflows zugewiesen werden.

Durch die Abbildung der wichtigen Regulierungen in Confluence haben die Systemadministratoren von Port of Antwerp sie allen Teams jederzeit und einfach zugänglich gemacht. Dabei haben sie die Versionen der Dokumente stets unter Kontrolle und stellen sicher, dass nur die aktuellen, freigegebenen Iterationen öffentlich sind. Workflows gewährleisten, dass die Vorschriften alle nötigen Reviews durchlaufen. Dabei ermöglicht Comala Lists ein einfaches Workflow-Management an einer zentralen Stelle.

Berichte: von Papier zum Wiki

Ein weiterer Use Case für den gewinnbringenden Einsatz von Confluence ist das Reporting. Port of Antwerp managt rund 20 Schleppschiffe, die innerhalb des Hafens operieren. Jedes dieser Schiffe muss permanent diverse Informationen berichten, beispielsweise den Status von Treibstoff und Öl an Bord, Krankheitsfälle oder Unfälle. Es ist wichtig, dass diese Aufzeichnungen für die Besatzungswechsel bereitstehen und regelmäßig an das Hafenbüro berichtet werden. In der Vergangenheit war dieser Prozess komplett papierbasiert – mit dem entsprechenden Aufwand.

Heute arbeitet das Unternehmen daran, diesen Prozess mit der Confluence-Plattform online abzubilden. Informationen müssen nicht mehr kopiert und manuell überbracht werden, was natürlich erheblich viel Zeit spart. Das Office kann die Informationen durchsehen, sobald sie eingegeben worden sind, und Probleme deutlich schneller lösen.

Die Reports werden in einem separaten Confluence-Bereich verwaltet, der auf spezifische Nutzergruppen in der Einsatzabteilung beschränkt ist, vor allem die Schiffskapitäne. (Die Nutzung soll künftig jedoch ausgeweitet werden.) Jeden Tag werden für jedes Schleppschiff zwei Seiten erstellt: eine für den Tages-Schichtwechsel, eine für den Nacht-Schichtwechsel. Diese Seiten enthalten den Report über die Geschehnisse der Schicht. Auf diese Weise können der Kapitän der Folgeschicht und das Office-Team die Berichte schnell finden und reviewen.

Port of Antwerp wird auch in Zukunft weiter daran arbeiten, interne Informationen und Prozesse mit Confluence zu digitalisieren. Die Schaffung einer Umgebung für Wissensaustausch und Zusammenarbeit schafft die Voraussetzungen dafür, dass Ideen aus den Teams und Abteilungen ins ganze Unternehmen getragen werden, die reale Probleme lösen und Innovationen antreiben.

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