In unserer wettbewerbsorientierten, komplexen Welt ist es für Unternehmen nicht einfach zu bestehen. Sie müssen ständig jeden Vorteil nutzen, der sich ihnen bietet. Ein möglicher Ansatz dabei: Vorsprünge durch Wissen sichern. Das konkrete Ziel lautet: Das Wissen aus den Köpfen der Menschen in zentrale digitale Systeme bringen und es dort strukturiert und systematisch abbilden. Funktioniert das in Ihrer Organisation gut? Stellen Sie sich doch einfach mal die Frage: Wie sieht unser Wissensmanagement eigentlich aus?
Das richtige Tool einsetzen
Glücklicherweise gibt es Tools wie Confluence, die Teams dabei helfen, ihr Wissen an einem zentralen Ort zu speichern und zu organisieren. Confluence macht Wissensmanagement einfach – ob Sie Seiten erstellen, Dokumente hochladen oder Ihre Informationen in Seitenbäumen und Inhaltsbereichen ordnen wollen. Dabei können Blueprints und Vorlagen eine wichtige Rolle spielen: Sie ermöglichen es, vorgefertigte Seitenstrukturen für bestimmte Anwendungsfälle anzulegen und diese Informationen zu standardisieren. Die User können dann direkt mit den eigentlichen Inhalten loslegen, ohne sich um die Formatierung und den Aufbau der Seite kümmern zu müssen.
Confluence wird mit einer Reihe von Seitenvorlagen und Blueprints ausgeliefert – unter anderem für Besprechungsnotizen, Projektanforderungen und Entscheidungsfindungsprozesse. Sie können aber auch Ihre eigenen Blueprints und Vorlagen erstellen und Ihre Inhalte selbst standardisieren, was gerade im Wissensmanagement, wo Informationen schnell gefunden werden sollen, wichtig und wertvoll ist.
Vorlagen beschleunigen Arbeitsprozesse
Die gemeinsame Dokumentation und Nutzung von Wissen durch alle Mitarbeiter*innen ist für eine Organisation von großem Nutzen: Sie erhöht die Effizienz beträchtlich, insbesondere im Hinblick auf das Zeit- und Qualitätsmanagement. Wiki-Systeme wie Confluence sind für solche Aufgaben bestens geeignet, denn Inhalte können von unterschiedlichen Benutzer*innen erstellt und bearbeitet werden, zeitgleich und ortsunabhängig.
Um Zeit zu sparen und eine einheitliche Struktur zu gewährleisten, können Sie Vorlagen und Blueprints für die Erstellung von Seiten verwenden. Als Confluence-Admin können Sie im Handumdrehen eine neue Vorlage anlegen und diese dann mit Ihren Teams teilen. So erhält das Team eine Seite mit allen relevanten Informationen, die es benötigt. Das vereinfacht Dokumentationsprozesse und bedeutet überdies eine echte Zeitersparnis.
Skalieren mit Hilfe von Blueprints
Wenn Sie eine Besprechung dokumentieren oder ein neues Projekt planen wollen, müssen Sie im Standard eine leere Seite erstellen, sie mit einigem Aufwand strukturieren und formatieren und dann nach und nach alle Informationen hinzufügen. Das erforderte viele Klicks und kann dauern – je nachdem, wie viele Informationen Sie auf der Seite unterbringen möchten.
Hier reicht eine einfache Vorlage oft nicht aus. Vor allem, wenn häufig wiederkehrende Vorgänge von verschiedenen Teammitgliedern dokumentiert werden, gibt es oft höhere Ansprüche an die zu erstellenden Inhalte. Vielleicht möchten Sie weitere Informationen abfragen oder die erstellten Inhalte noch weiter strukturieren?
Genau dafür gibt es in Confluence die sogenannten Blueprints. Diese Blaupausen sind effektiver als Vorlagen, denn sie ermöglichen es, mit wenigen Klicks Informationen in einer individuell von Ihnen gestalteten Maske zu erfassen, die dann auf der entsprechenden Seite angezeigt werden.
Schaffen Sie Konsistenz
Blueprints erhöhen die Konsistenz von Confluence-Inhalten – etwa durch die automatische Vergabe von Labels und Titel-Präfixen. Wenn Sie in Confluence nach Inhalten suchen, können Sie das über Labels oder eben über Titel-Präfixe tun. So können Sie nicht nur konsistente Inhalte für eine bestimmte Gruppe von Inhalten wie z. B. Besprechungsnotizen erstellen, sondern Blueprints helfen auch, einheitliche Seiten zu erstellen, die leicht zu finden und in Berichte oder Informationssammlungen zu integrieren sind.
Webinare rund um Produktivität in Confluence
Wie das konkret funktioniert und wie Confluence Sie und Ihre Teams bei der Dokumentation unterstützt, können Sie beispielsweise am 30. September im Webinar "Produktivität in Confluence" erfahren, das unsere Kollegen und Partner von Kreuzwerker gemeinsam mit uns veranstalten.
Auch auf dem Programm:
- Wie Sie Blueprints nutzen können, um Ihre tägliche Arbeit in Confluence zu optimieren.
- Wie Sie leere oder unübersichtliche Seiten vermeiden, indem Sie eine neue Seite mit einem Blueprint beginnen.
- Wie Sie Platzhalter und Labels nutzen, um Daten abzufragen und Ihre Inhalte weiter zu strukturieren.
- Wie Sie Übersichtsseiten erstellen, auf denen Sie alle Ihre Informationen sammeln können und vieles mehr.
Sichern Sie sich jetzt Ihren Platz für das Webinar am 30. September 2021 ab 14:00 Uhr und holen Sie sich wertvolle Impulse, nicht nur für Ihr Wissensmanagement! Hier geht's zur kostenfreien Anmeldung.
Auch unser Partner venITure macht Sie fit in Sachen Confluence und Standardisierung mit Blueprints: Am 19. Oktober 2021 findet, ebenfalls um 14:00 Uhr, ein entsprechendes Webinar statt (Anmeldelink folgt).
English, please? Kein Problem: Unser Linchpin-Partner Blended Perspectives veranstaltet ein englischsprachiges Webinar "Productivity in Confluence" - und das am 21. Oktober 2021 um 19:00 Uhr CET. Auch hier liefern wir in Kürze noch den Anmeldelink für alle Interessierten nach.
Jetzt ist es an Ihnen: Holen Sie sich alle wichtigen Infos - und anschließend das Maximum aus Confluence heraus!
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