Human Resources: Wie funktioniert digitales Bewerbungsmanagement mit Microsoft 365 und Jira?

Dieser Artikel ist ein Gastartikel von yasoon. yasoon entwickelt seit rund zehn Jahren Integrationen, die bestehende Software clever verbinden und diese Produkte noch besser machen. Yasoon bietet als Atlassian Platinum Marketplace Partner Apps an, die digitale Arbeitsprozesse einfacher, produktiver und transparenter machen.

Die umfassende Digitalisierung von Unternehmensprozessen macht auch vor der HR-Abteilung nicht halt. Wir stellen konkret die Frage: Wie kann ein Bewerbungsmanagement mit Microsoft 365 und Jira gestaltet werden?

In diesem Artikel gehen wir auf die grundsätzliche Frage ein, inwiefern HR-Prozesse und der "War for Talents" vom digitalen Wandel betroffen sind. Die Anforderungen an eine digitale Infrastruktur werden insbesondere im Bewerbungsmanagement immer relevanter. Durch die ganzheitliche Tool-Integration im HR-Prozess über "Microsoft 365 for Jira" kann das Bewerbungsmanagement unterbrechunglos durch Software gestützt werden. Damit einher gehen eine effiziente Bearbeitung eingehender Bewerbungen, Empfangsbestätigungen und die weitere Korrespondenz zum Status und Erfolg der Bewerbung.

"Digital War for Talents"

Der digitale Wandel spielt insbesondere beim "War for Talents" eine große Rolle. Laut Gartners "Future of Work Trends Post-COVID-19" wird rund die Hälfte aller Arbeitnehmer in Zukunft zumindest teilweise an einem Remote-Arbeitsplatz arbeiten und ist somit auf eine intakte digitale Infrastruktur angewiesen. Gartner empfiehlt, über agile Betriebsmodelle Bürokratie abzubauen und auch Bewerbungsprozesse grundsätzlich zu überdenken.

Im Fokus steht, dass digitales Arbeiten menschlich bleibt: Laut der Gartner-Studie ist es wichtig, die Erfahrung der Mitarbeiter*innen ganzheitlich zu betrachten und trotz steigender Digitalisierung menschliche Nähe in der Kommunikation beizubehalten. Daher steigen auch die Anforderungen an ein digitales Bewerbungsmanagement. Potenzielle Bewerber*innen erwarten eine professionelle, persönliche Abwicklung, die ohne Brüche durch Software unterstützt wird, vom Erfassen der eingehenden Bewerbung bis zur erfolgreichen Einstellung. Die Anforderungen an eine digitale Infrastruktur werden somit auch im initialen Bewerbungsmanagement immer relevanter.

Bewerbungsmanagement mit Microsoft 365 und Jira – zwei etablierte Tools

Weltweit ist Microsoft 365 als Software-Suite etabliert und kommt in vielen Unternehmen zum Einsatz. Insbesondere mit Microsoft Teams bietet Microsoft 365 spezielle jenen Teams, die remote arbeiten die Möglichkeit, sich – unabhängig von Aufenthaltsort und mit diversen Endgeräten – miteinander zu verbinden.

Daneben bietet Atlassian mit Jira Work Management ein mächtiges Tool, um die Projektarbeit und Prozesse in heterogenen Abteilungen zu optimieren. Jira dient somit als unternehmensweites "agiles Rückgrat" und ist schon lange nicht mehr nur Teams aus der Softwareentwicklung vorbehalten. Insbesondere Jira Work Management eröffnet zahlreiche Optionen für das agile Arbeiten im Bereich Human Resources. Es gibt zahlreiche Projekt- und Dashboardvorlagen, die maßgeschneidert für den HR-Prozess eingesetzt werden können.

Doch wie können die beiden Softwarewelten nahtlos miteinander verbunden werden, um HR-Prozesse und das Bewerbungsmanagement effizienter, persönlicher und transparenter zu gestalten?

Ganzheitliche Tool-Integration im HR-Prozess

Der Wechsel zwischen verschiedenen Tools im Rahmen des HR-Prozesses ist zeitintensiv und fehleranfällig. Der manuelle Weg einer per Outlook eingegangenen Bewerbung nach Jira ist holprig; Die Bewerbung muss kopiert, gespeichert, Anhänge und Unterlagen herunter- und wieder hochgeladen werden. Die weitere Korrespondenz in Jira und das Zuordnen des Vorgangs an den entsprechenden Personalverantwortlichen erfolgen losgelöst von Microsoft-Tools.

Doch wie sieht der Weg zum voll-integrierten, digitalen HR-Management mit Microsoft 365 und Jira aus? Wie kann man mit den Herausforderungen im HR-Bereich einen geschmeidigen Bewerbungsprozess einrichten und sich zukunftssicher positionieren? Ein kurzes Use-Case-Video verdeutlicht, wie mit der App Microsoft 365 for Jira eingehende Bewerbungen per Klick aus Outlook-E-Mails in Jira-Vorgänge überführt werden können:

Die weitere Korrespondenz zur Bewerbung ist persönlich, geradlinig und vernetzt. Über Microsoft Teams in Jira können Details intern koordiniert und ein Vorstellungsgespräch mit allen notwendigen Beteiligten über Outlook geplant werden. Auf diese Art ist eine ganzheitliche Tool-Integration zwischen Microsoft 365 und Jira mit dem Fokus auch auf HR-Teams möglich.

Die App Microsoft 365 for Jira ist im Atlassian Marketplace verfügbar.

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