Warum Wikis und Social Intranets analoge Arbeitsweisen ablösen werden

Wenn du immer noch analog arbeitest, dann weißt du sicherlich auch, wie viele Nachteile das hat. Wer kennt es nicht – mal eben eine Info einzuholen kann schon mal (je nach Größe der Organisation, des Amtes oder des Verbandes und der Anzahl der Abteilungen bzw. Behörden) eine ordentliche Weile dauern. Noch komplizierter wird das Ganze, wenn es sich um Informationen handelt, auf die vielleicht auch nicht jede oder jeder Zugriff hat oder haben sollte. Das resultiert oft in langwierigen und vor allem langsamen Prozessen; entsprechend lange dauert es, bis die benötigten Informationen oder Unterlagen ihr Ziel erreichen.

Fehlende Transparenz ist der Feind jeglichen Fortschritts

Ganz zu schweigen davon, dass es sehr schnell sehr unübersichtlich werden kann. Wo liegen welche Infos ab? Wer verfügt über welches Wissen zu welchem Kunden und/oder Projekt? Oft geht es zuerst darum, überhaupt festzustellen, beziehungsweise in Erfahrung zu bringen, wer die richtige Ansprechpartnerin oder der richtige Ansprechpartner ist. Das kann je nach Komplexität der Organisation und der Anzahl der Mitarbeitenden schon ein Abenteuer für sich sein – und dann sind auch noch klassische Akten und Dokumente in Papierform involviert. (Braucht es Ende 2021 eigentlich wirklich noch Faxe, die technologisch seit Jahrzehnten nicht weiterentwickelt wurden und inzwischen von Datenschützerinnen und Datenschützern wie eine unverschlüsselte Mail behandelt werden?)

Ein Wiki schafft Transparenz und reduziert Konfliktpotenzial

Das ist ein Problem. Das ist sogar ein gewaltiges Problem. Wieso? Einerseits ist es für alle Beteiligten richtig unangenehm - sowohl für die Mitarbeitenden selbst als auch für mögliche Kunden oder sonstige Anfragenden von außen. Niemand wartet gerne, schon gar nicht besonders lange und schon gar nicht besonders lange auf etwas, was eigentlich innerhalb von wenigen Minuten erledigt werden könnte. Auf der anderen Seite muss hierbei all jene Zeit berücksichtigt werden, die mit der Suche nach Informationen verloren geht. Das bremst auch die Arbeit aus und vor allem auch die Innovation. Es gibt keine Zeit, sich Gedanken zu neuen Konzepten zu machen, oder wie man gewisse Prozesse optimieren kann, wenn man regelmäßig mehrere Stunden täglich die eigene Energie darauf ver(sch)wendet, Menschen und Daten hinterherzurennen und E-Mails abzuarbeiten, die einfach nie einzutrödeln aufhören.

Wiki to the rescue

Die Abhilfe schafft ein Wiki. Linchpin, unser Social Intranet, basiert auf Confluence – einem starken Wikisystem, welches von Atlassian in Australien entwickelt wird. "wiki" bedeutet übrigens "schnell" auf Hawaiianisch. Das ist auch die größte Stärke eines Wikis (der Name könnte also nicht passender sein) – Informationen schnell auffindbar machen.

Wikis ermöglichen einen optimalen Wissenstransfer

Vorteile und Use Cases eines Wikis

In einem Wiki kann man deutlich mehr festhalten, als man vielleicht annehmen könnte. Vor allem sind die Vorteile davon manchmal auch unscheinbar, aber eigentlich doch gewaltig.

Projektdokumentation

Egal, welches Projekt – es wird üblicherweise mehrere Phasen durchlaufen. Während jeder solchen Phase fallen gewisse Entscheidungen. Am Anfang steht zum Beispiel, bekanntermaßen, die Konzeptionsphase. Wie der Name es schon vermuten lässt, wird hier die Grundlage für das Projekt gelegt. Das sind auf jeden Fall nicht unerhebliche Informationen, die vermutlich festgehalten werden sollten. Aber auch später im Verlauf des Projekts wird es Entscheidungen geben, die dokumentiert werden. Und das ist auch sehr sinnvoll. So kann man am Ende nachvollziehen, warum etwas auf eine bestimmte Art und Weise gemacht wurde. Man kann aus diesem Wissen lernen – auch für zukünftige Projekte. Wir wissen bekanntlich alle, dass sich die Fehler der Geschichte wiederholen, wenn jene nicht studiert wird. Es wäre schade, aus möglichen Fehlern alter Projekte nichts zu lernen. Ein Wiki ist hierfür super. Der gesamte Prozess ist an einem Ort dokumentiert – inklusive Erklärkommentare und Diskussionen, und zwar solange es eure Organisation gibt und/oder ihr es nicht löscht.

Termindokumentation

Teil von Projekten sind natürlich auch Meetings. Das im Meeting Gesagte sollte man aus den oben genannten Gründen am besten festhalten. Man könnte sich mit einem Blatt Papier und einem Stift hinsetzen und versuchen, fleißig mitzuschreiben. Falls man so schnell schreiben kann. Falls nicht, leidet der Inhalt des Meetings darunter, weil man das Tempo verringern muss und damit auch die Informationsmenge. Und wenn man es ordentlich machen will und doch lieber alles besprechen möchte, obgleich des Tempos, kann aus einem 5-Minuten-Meeting dann schon mal gerne ein 15-Minuten-Meeting werden (nach oben offen, versteht sich). Die Lösung: Notizen digital festhalten! Tippen kann man auch, ohne auf die Tastatur hinzuschauen, und die meisten Menschen tippen auch deutlich schneller, als dass sie händisch schreiben könnten. Theoretisch könnte man Notizen digital mit so ziemlich jedem Tool festhalten, das einen Texteditor anbietet. Das Problem daran ist jedoch eines, das in der Realität leider auch oft beobachtet werden kann: Unzählige verschiedene Tools in einer Organisation, die irgendwann unübersichtlich werden. Aber wieso? Das Schöne an einem Wiki ist eben, dass es so ziemlich alles abbilden kann, was mit Text zu tun hat – auch Meetingnotizen. Außerdem können so auch im Nachhinein Diskussionen stattfinden, ohne die Dokumentstruktur zu stören oder ein neues Dokument anlegen zu müssen. Es braucht auch keine hunderte Ordner, die man durchsuchen muss, um das richtige Dokument zu finden. Eine klare Seitenstruktur, mit einer Start- und unzähligen Unterseiten (z. B. eine pro Meeting) machen es sehr einfach, auch nach längerer Abwesenheit alles nachzulesen (und der Seitenbaum sowie einige viele Makros machen es sehr, sehr einfach, diese Unterseiten ordentlich sortiert anzuzeigen). Eine Versionshistorie, die kommentiert werden kann (sprich: Es ist nachvollziehbar, welche Änderungen vorgenommen wurden.), ist auch dabei.

Wikis können Meetings sinnvoll ergänzen oder ersetzen

Meetings komplett ersetzen

"Toll, das hätte aber auch eine Mail sein können."

"Und dafür bin ich hergekommen? Das ist jetzt nicht dein Ernst..."

Klingt vertraut? Das hast du bestimmt schon mal gehört – oder sogar selbst gedacht oder gesagt. Ja, es gibt sie wirklich. Meetings aus Prinzip. Meetings, die absolut keine hätten sein müssen. Hier kann ein Wiki auf jeden Fall punkten. Man sollte sich generell immer die Frage stellen: Braucht es dafür ein Meeting, oder kann die Diskussion auch zeitversetzt stattfinden? Wenn Letzteres zutrifft, dann wäre eine denkbare Alternative, über die sich bestimmt sehr viele freuen würden, dass man die eigenen Gedanken auf einer Wiki-Seite festhält. Diese kann man anschließend mit anderen potenziellen Meeting-Teilnehmern und -teilnehmerinnen teilen, damit sie ihre Meinung abgeben können. Am Ende wurde eine Diskussion geführt und eine Entscheidung getroffen - so, als ob ein Meeting stattgefunden hätte! Nur mit deutlicher Zeitersparnis in dem Sinne, dass man sich in der Zeit zusätzlich auch um andere Dinge kümmern konnte.

Eine zentrale Sammelstelle für das Wissen im Unternehmen

Einer der größten Vorteile eines Wikis ist auf jeden Fall die zentrale Verfügbarkeit der Informationen. Natürlich könnte man z. B., im Falle eines Meetings, die Besprechungsnotizen in einem beliebigen Texte-Tool festhalten – doch es gibt sehr gute Gründe dagegen! Die Falle, in die man schnell tappen kann und in die leider sehr, sehr viele Unternehmen tappen, ist dass auch die digitalen Prozesse unübersichtlich werden und durch den Einsatz vieler verschiedener Systeme kein wirklicher Mehrwert generiert wird. Im Gegenteil: Auch wenn die Informationen online abgelegt sind, verschwendet man in Organisationen aller Art viel Zeit darauf, die Inhalte zu suchen. Tatsächliches Lesen oder sonstiges Nutzen der Inhalte verzögert sich also, Frust kommt auf. Ein Wiki schafft auch hier Abhilfe, denn in einem Wiki befinden sich absolut alle Informationen eines Unternehmens. Es ist das Herzstück des Wissensmanagements. Statt in unzähligen Online-Tools werden sämtliche Informationen im Wiki festgehalten, und zwar klar strukturiert. Der Vorteil liegt also ganz klar darin, dass das Wissen gebündelt an einem Ort zur Verfügung steht.

Und damit heißt der nächste Vorteil auch...

Money, Money, Money

Der größte Vorteil eines Wikis ist eben jener der Schnelligkeit. Schnell die passende Info finden zu können ist, wie weiter oben angemerkt, wortwörtlich Gold wert. (Zumindest wenn wir annehmen, dass Zeit = Geld und mit dem Geld auch Gold gekauft werden kann. Was ja der Fall ist. Und selbst wenn kein Interesse bestehen sollte, Gold zu kaufen - Geld ist Motivation genug, oder?) Eine globale Suche macht genau das möglich. Und auch der Aufbau des Systems ist viel intuitiver als unzählige, ineinander verschachtelte Ordner. Mit einer Seite, die jeder gängigen Website ähnelt, kommen alle klar. Es gibt Orientierungspunkte, die bei der Suche helfen. Ein mächtiges System schlägt also viele kleinere. So können sich alle Mitarbeitenden auf das tatsächlich Relevante konzentrieren - nämlich das Arbeiten - und verschwenden nicht mehr unzählige Stunden auf die Informationssuche.

Ein Wiki beseitigt kleinere Störquellen, sodass Zeit für wirklich Relevantes da ist

Kollaboratives Editieren von Informationen

Wer Linchpin und Confluence einsetzt, hat nicht nur das gesamte Wissen des Unternehmens an einem zentralen Ort zu den eigenen Füßen liegen, sondern kann dieses Wissen auch gemeinsam mit anderen erweitern – und zwar in Echtzeit. Ein wichtige Funktion, die das Wissensmanagement und die Zusammenarbeit deutlich verbessert, ist zweifelsohne das kollaborative Arbeiten innerhalb eines Wikis. Es ist überhaupt kein Problem, dass mehrere Personen gleichzeitig, in Echtzeit, die gleichen Inhalte aktualisieren. Das beherrscht ein gutes Wiki wie Confluence. Änderungen der Kolleginnen und Kollegen werden zwischengespeichert, und zwar automatisch, noch beim Tippen. Beim letzten Aktualisieren der Seite werden alle Inhalte übertragen und öffentlich gemacht.

 

Wie Linchpin das Confluence-Wiki sinnvoll ergänzt

Da Linchpin auf Confluence aufbaut, profitiert es natürlich auch von all diesen Vorteilen. Wer auf die Linchpin Intranet Suite setzt, setzt auch auf ein sehr starkes Wiki-System als Grundgerüst dieses Intranets. Alleine diese Tatsache ist ein enormer Schritt in Richtung des besseren Wissensmanagements!

Dennoch: Linchpin baute sinnvoll auf Confluence auf und kann vor allem in puncto Wissenstransfer ordentlich punkten! Der Linchpin-Microblog ist ein hervorragendes Tool, um schnell und gezielt Wiki-Inhalte mit den Kolleginnen und Kollegen zu teilen und somit das Wissen in die Organisation zu tragen. Praktisch ist es vor allem deshalb, weil ein Post im Microblog super schnell erstellt ist und meistens, ähnlich wie man das von anderen Timelines aus den üblichen Social (Media-)Portalen kennt, von der Länge her den Rahmen nicht sprengt. Topics erlauben es außerdem, Informationen bzw. Wissen kontextuell aufzuteilen und zu verbreiten, z. B. in projektbezogenen Topics, in denen die Kolleginnen und Kollegen auch mal eben schnell namentlich erwähnt werden können, damit sie auch erfahren, dass gerade sinnvolle Inhalte mit ihnen geteilt werden. Oder man legt sich einen Gruppen-Nutzer an und hat so die Möglichkeit, gleich alle Mitarbeitenden zu erreichen. So hat das lange Warten auf den Informationsaustausch ein Ende und unübersichtliche Prozesse sind damit Geschichte. Die erwähnten Userinnen und User erhalten eine Benachrichtigung und wissen sofort (oder zumindest dann, wenn sie am Rechner oder Handy sind), dass sie gemeint sind und dass von ihnen etwas gebraucht wird. Außerdem ist es natürlich auch möglich, relevante Projektdateien an die Posts anzuhängen und so den Austausch zu beschleunigen und zu protokollieren.

Der Microblog ist eine Social Timeline, auf der sowohl Projekte diskutiert werden können, als auch lockerer Austausch stattfinden kann

Der Microblog wird von unseren Kunden (und uns auch) aber auch zu etwas lockereren Kommunikation genutzt. Firmenevents können hier gemeinsam im Vorfeld (oder Nachgang) gefeiert, Grüße aus dem Urlaub dagelassen oder einfach nur interessante Diskussionen angeregt werden. Geschäftliches und "weniger Geschäftliches" kann man dank Topics eben unkompliziert trennen. Jedes Topic kann separat betrachtet werden und die Nutzenden haben die Kontrolle darüber, welche Topics sie standardmäßig gerne in ihrer Timeline sehen würden.

Wer Größeres zu berichten hat, z. B. dass ein Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde und gefeiert werden will, kann das Ganze auch als eine News aufsetzen. Diverse Makros können News in vielen verschiedenen Formaten, an vielen verschiedenen Orten darstellen. So z. B. auf dem Dashboard, der Startseite des Social Intranets. Die News-Schreibenden haben dabei viele Möglichkeiten, ihr Wissen erfolgreich zu teilen.

Attraktivität der Informationen steigern

So kann z. B. für jeden News-Artikel auch ein Beitragsbild gesetzt werden, welches in einem schönen, modernen Design der News zum Glanz verhilft und dazu anregt, sie zu lesen. Das ist natürlich eine sehr wichtige Funktion, die man nicht unterschätzen sollte: Die Daten müssen auch leserlich und optisch ansprechend vorliegen, damit Sie auch gerne gelesen werden. Durch viele verschiedene Makros (das sind quasi kleine Plugins für das Social Intranet) kann das Design einer jeden Seite oder News stark verbessert werden, auch über das Beitragsbild hinweg. Damit steigt die Attraktivität einer jeder Information. Was früher eines Volontariats und einer ganzen Redaktion bedurfte, kann jetzt in Linchpin von allen Nutzerinnen und Nutzern mit Leichtigkeit erreicht werden.

Linchpin baut auf dem Wiki von Confluence auf und erweitert es, z. B. um ansprechende News

Zum Wissenstransfer motivieren

Nächster, nicht zu vernachlässigender Faktor ist dabei die Motivation zum Transferieren von Wissen. Der Wissenstransfer scheitert dann, wenn die Wissenden entweder kein Interesse daran haben, ihr Wissen zu teilen oder über keine Möglichkeit verfügen, das zu tun. Durch die stilvolle Aufarbeitung der Informationen und weitere die sinnvolle Ergänzungen, wie z. B. Reaktionen, die auch direkt auf der News-Kachel angezeigt werden können (ähnlich wie es auch Likes für Posts im Microblog gibt), motiviert Linchpin dazu, auch mal einen eigenen News-Artikel zu schreiben. Das Wissen darum, dass echtes Interesse an Inhalten besteht, und die anschließenden Kommentare und Diskussionen darüber, sind ein großer Motivator, Inhalte zu erstellen. Das ist großartig, denn so stellt man sicher, dass die Informationen direkt von der Quelle kommen, das heißt z. B. direkt aus den einzelnen Teams heraus, und das auch noch proaktiv, ohne darum wochenlang bitten zu müssen. Und wenn man weiß, dass die eigenen Inhalte auch gelesen werden, strengt man sich an, sie gut aufzuarbeiten. Das stellt eine hohe Datenqualität sicher.

Einfach alle erreichen

Nicht unwesentlich ist auch die Möglichkeit, wichtige Informationen an alle Mitarbeitenden zu verteilen. Deshalb ist es in Linchpin möglich, News-Artikel für eine gewisse Zeit, die man natürlich als Verfasserin oder Verfasser selbst festlegen kann, in den News-Makros und auf den Startseiten angepinnt zu lassen. So kann man relevante Infos, die wirklich alle erreichen sollten, über einen bestimmten Zeitraum (welcher von einer oder einem selbst bestimmt wird) prominent an der ersten Stelle der aktuellen News-Liste zu halten und so sicherzustellen, dass jene News-Meldung wirklich von keiner und keinem verpasst werden kann.

Ähnlich verhält es sich mit Notizen. Auch hier gibt es die Möglichkeit, z. B. Textnotizen zu erstellen, die unter anderem auch Links zu den Seiten, die geteilt werden sollen, enthalten können (oder eben einfach die wichtige Info an sich) und diese an alle Mitarbeitende zu streuen. Die Notizen erscheinen dann z. B. beim ersten täglichen Login eines Users oder einer Userin als eine Pop-Up-Nachricht und können so eigentlich gar nicht verpasst werden.

Experten finden

Ein weiterer wichtiger Aspekt, der nicht vernachlässigt werden darf, ist nicht nur die Auffindbarkeit von Informationen, sondern auch die Auffindbarkeit von richtigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern. Manchmal muss man Dinge auch persönlich erfragen, ob analog oder digital, und je nach Größe des Unternehmens kann es schon mal vorkommen, dass dies gar nicht so einfach ist. Spätestens dann, wenn ein Unternehmen viele verschiedene Standorte hat, und am besten auch noch multilingual operiert, kann die Suche nach dem geeigneten Ansprechpartner oder der geeigneten Ansprechpartnerin sich schonmal hinauszögern. Linchpin geht dieses Problem offensiv an und erweitert die Benutzerprofile von Confluence enorm. Dank frei anlegbaren Profilfeldern (von derer Typen es über ein Dutzend gibt) ist es nicht nur möglich, etwas über sich selbst zu erzählen (und dazu gehören auch mal private Informationen, wie zum Beispiel der Lieblingskuchen, der Lieblingsverein oder die Hobbies), sondern auch in den Punkten Wissenstransfer und Wissensmanagement Stärke zu zeigen. Das Benutzerverzeichnis macht es möglich, nach Profildaten zu filtern. Sucht man also einen Profi, zum Beispiel für ein besonderes Tool oder eine bestimmte Sprache, ist nichts einfacher, als diesen Ansprechpartner oder diese Ansprechpartnerin in Linchpin zu finden. Dazu reicht es aus, im Benutzerverzeichnis nach der richtigen Software, Sprache etc. zu filtern, um sofort eine vollständige Liste aller Benutzerinnen und Benutzer zu erhalten, die sich genau damit auskennen. Es braucht etwa drei Klicks. Die ausführlichen Benutzerprofile werden natürlich direkt mitverlinkt und enthalten alle wichtigen Infos, von der E-Mail über die Telefonnummer oder die Chat-Anbindung. Auch Standorte, gesprochene Sprachen und eigentlich alle Infos, die man so brauchen könnte, sind in Profilen auf einen Schlag ersichtlich. Natürlich kann jede Administration selbst entscheiden, welche Profilfelder sie den Nutzenden zur Verfügung stellen möchte.

ExpertInnen finden war noch nie einfacher, als mit Social Intranets wie Linchpin

Personalisierter Zugang zum Wissen

All das, was Wikis so großartig macht, nämlich die Möglichkeit, quasi unendlich viel Wissen mit seinen Kolleginnen und Kollegen zu teilen, birgt natürlich immer auch Risiken. Nämlich vor allem das Risiko, von der Informationsmenge erschlagen zu werden. Das möchten wir (unbedingt) vermeiden. Deshalb ist die Personalisierung eins der zentralen Aspekte und größten Stärken von Linchpin. Alle Inhalte, die bereits angesprochen wurden, werden in Linchpin personalisiert ausgestrahlt. Im (Arbeits-)Alltag möchte man natürlich nicht unbedingt jede News und jeden Microblog-Post (und jede Info, die so im System rumfliegt) mitbekommen, die die vielleicht sehr vielen Kollegen zu teilen haben. Das wäre rein zeitlich problematisch. Produktive Arbeit wäre dann vermutlich gar nicht mehr möglich. Zumindest nicht, wenn man wirklich up-to-date bleiben wollen würde. Vermutlich aber interessiert auch einen oder eine nicht alles davon, denn gerade bei Unternehmen mit vielen Standorten können das auch standortspezifische News sein, die vielleicht auch spannend sind, um ab und zu mitzubekommen, wie es den anderen Standorten geht, die allerdings für die eigene tägliche produktive Arbeit vermutlich von wenig Interesse und Mehrwert sind. Deshalb ist jede Startseite in Linchpin individuell. Inhalte können zum Beispiel zugeschnitten an gesprochene Sprachen ausgeliefert werden. Oder auch basierend auf anderen Profilfeldern. Das fängt schon bei den Navigationsmenüs an. Es ergibt durchaus Sinn, dass die IT-Abteilung andere Inhalte in ihrer Navigation hat als z. B. die Marketingabteilung oder die Sales-Abteilung, die wiederum auch andere Seiten häufiger aufruft und da den schnelleren Zugang benötigt. Auch die News können eben anhand von Kategorien gefiltert werden und so z. B. sprachspezifisch oder standortspezifisch angezeigt werden. Natürlich besteht weiterhin die Möglichkeit, nach allen Inhalten zu suchen. Sowohl für den Microblog, die News als auch die Profile gibt es entsprechende globale Verzeichnisse. Allerdings wird man mit Linchpin eben sehr einfach eine richtige Priorisierung einnehmen können und somit dafür sorgen, dass der Wissenstransfer auf eine sinnvolle Art und Weise stattfindet. Denn Wissensmanagement bedeutet auch zu entscheiden, welches Wissen für einen oder eine selbst relevant ist.

Verschiedene Teams benötigen verschiedene Tools

Linchpin testen

Überzeug dich doch einfach selbst. Linchpin, unser Social Intranet mit einem Wiki, kann jederzeit kostenfrei getestet werden. Falls du noch analog arbeitest, oder selbst mit digitalen Prozessen den oben genannten Problemen begegnest, dann schau doch mal in Linchpin rein. Es dürfte dir gefallen.

Linchpin Intranet und das Wiki dahinter kennenlernen!