Kommunikation in Unternehmen ist ein Thema, über das viele stolpern. “Man kann nicht nicht kommunizieren.” Ein Satz, der wahrscheinlich jeder und jedem von uns geläufig ist. Damit hat Paul Watzlawick natürlich vollkommen recht. Was man aber kann, ist schlecht und ineffizient kommunizieren - und das ist leider etwas, was in vielen Unternehmen Realität ist. Die Pandemie hat das Ganze leider auch nicht verbessert.

Fehlende Face-To-Face-Kommunikation und ihre Herausforderungen

Der Mensch lernte sehr früh zu kommunizieren. Genauso wie andere Primaten auch. Und auch wenn unsere Art und Weise zu kommunizieren sich mit der Sprache gewaltig geändert hat und uns heutzutage von anderen Tierarten abhebt, haben wir auch heute noch vieles mit unseren Ur-Vorfahren gemeinsam. Die menschliche Kommunikation läuft nämlich auch heute zum nicht unbedeutenden Anteil nonverbal ab. Das heißt: ohne Verwendung der menschlichen Sprache. Ein Großteil unserer Kommunikation läuft nonverbal ab, das heißt über die Mimik, Gestik und die Körpersprache im Allgemeinen. Des Weiteren findet einiges an Kommunikation paraverbal statt. Zu paraverbalen Aspekten der Kommunikation zählen die Stimmlage, die Lautstärke, in der wir Laute erzeugen, und der Tonfall, den wir verwenden. Der letzte Anteil der Kommunikation findet auf der verbalen Ebene statt - hier wird definiert, was tatsächlich gesagt wird. Wir merken also: Die Inhalte sind nicht das Einzige, was zählt. Was das Kommunizieren ausmacht, sind die feinen Details. Doch was heißt das für die digitale Kommunikation?

Während der Tonfall auch auf digitalen Wegen in schriftlicher Form noch halbwegs brauchbar umgesetzt werden kann (wobei es auch hier sehr einfach zu Verwechslungen durch Fehlinterpretationen kommen kann - und es auch oft tut), ist es mit der Mimik und der Gestik nicht mehr so einfach. Deshalb waren Emoticons (das waren die ersten Emojis, die lediglich aus Textzeichen bestanden :-)︎ - nur so am Rande, für die Jüngeren unter uns) sehr schnell Teil der Kommunikation im Internet. Es hat gefehlt. Wie sollen wir sinnvoll kommunizieren, wenn wir uns nicht mitteilen können? Schließlich haben wir gerade gelernt, dass wir das vor allem über nicht-sprachliche Mittel tun. Emoticons, und heutzutage die Emojis, geben uns eben einen Teil der Kontrolle zurück, auch in schriftlicher Kommunikation. So muss der Empfänger oder die Empfängerin unserer Nachricht nicht mehr hinterfragen, ob wir freundlich, wütend oder neutral sind, wenn wir etwas schreiben - wir zeigen es einfach.

Doch es hört nicht bei Emojis auf. (Zumal diese nicht immer eingesetzt werden können oder sollten.) Deshalb ist sinnvolle Kommunikation in Unternehmen ein großer Teil davon, was Linchpin und die Linchpin Intranet Suite ausmacht. Die Linchpin Intranet Suite bietet viele Möglichkeiten, die Kommunikation in Unternehmen zu verbessern.

 

Unterschiedliche Kommunikationskanäle in der Kommunikation in Unternehmen

Wer schon einmal Marketingaktivitäten betrieben hat oder zumindest irgendwelche Texte geschrieben hat, die andere Menschen lesen sollten, weiß, dass Kommunikation immer der Zielgruppe angepasst werden muss. Wieso? Weil Menschen nun mal unterschiedlich sind. Sie haben unterschiedliche Interessen, Wissensstände, Erwartungen. Auch in Unternehmen ist es nicht anders. Gerade in (sehr) großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden, finden wir ein buntgemischtes Publikum für unsere Kommunikation. Die Mitarbeitenden haben unterschiedliche Bedürfnisse und Erwartungen. Sie kommunizieren auf ihre eigene Arten und Weisen - manche gehen das Ganze eher pragmatisch an und fassen sich gerne kurz. Sie verbringen ungern viel Zeit mit dem Kommunizieren. Andere wiederum freuen sich über lange Mitteilungen und verfassen selbst auch gerne Romane als Kommentare. Nicht zu vernachlässigen ist aber vor allem auch der Zeitfaktor. Nicht alle Mitarbeitende werden in ihrem täglichen Arbeitsalltag die Zeit dazu finden, für jede Information, die sie entweder proaktiv suchen oder aber die an sie herangetragen wird, einen 5-minütigen oder sagen wir sogar 10-minütigen Slot zu finden, an dem sie die Mitteilung lesen können.

Hier sehen wir Magazine, die perfekt dafür geeignet sind, einzelne Zielgruppen zu erreichen.

Während es super (und grundsätzlich auch sehr sinnvoll) ist, zum Beispiel einen Jahresrückblick sehr ausführlich darzustellen und neben der textlichen Aufmachung auch mit Grafiken und Graphen zu untermalen, um die Attraktivität, aber auch die Informationsdichte der Mitteilung zu steigern, so kann man nicht von allen erwarten, dass sie die Zeit dazu finden, diesen Bericht und zig andere zu lesen. Ein Arbeitstag ist meistens ja (zum Glück) zeitlich beschränkt. Und während 5 Minuten vielleicht nicht nach viel Zeit klingt, so addiert sich das doch ganz schnell. Ehe man sich versieht, vergingen zwei Arbeitsstunden. Dann kommen noch andere “Kleinigkeiten” eines Arbeitsalltages dazu, wie die endlose Suche nach den richtigen Dateien und Infos, und schon verging der Arbeitstag und man war kaum dazu in der Lage, etwas Produktives zu leisten. Wir merken also: Unterschiedliche Kanäle sind aus mehreren Gründen wichtig. Einerseits können die Zielgruppen sehr unterschiedlich sein, auch innerhalb eines Unternehmens, andererseits wirkt es sich auch auf die Produktivität und die Zeiteinteilung aus. Man denke z. B. an Unternehmen und Branchen, die mitunter auch den sogenannten blue-collar Berufen nachgehen. Das wären z. B. Fabrikmitarbeiter und Fabrikmitarbeiterinnen, Hafenarbeiter und Hafenarbeiterinnen. Menschen, die vermutlich in ihrem Arbeitsalltag einerseits Besseres zu tun haben, als dauerhaft auf einen Bildschirm zu starren, und andererseits oft gar keine Zeit haben, 30 Minuten bis 3 Stunden vor dem Bildschirm zu sitzen und sich über Nachrichten aus der Firma zu informieren. Deshalb ist es wichtig, auch für solche Zielgruppen die passenden Kommunikationskanäle zu finden und die Inhalte passend aufzubereiten. Kommunikation in Unternehmen heißt eben nicht einfach nur Rundmails schreiben.

 

Personalisierung

Neben den unterschiedlichen Kommunikationskanälen gibt es auch Möglichkeiten, innerhalb eines Kommunikationskanals Inhalte sinnvoll und gezielt auszustreuen. Eines der wichtigsten Themen, mit denen sich die Linchpin Intranet Suite beschäftigt, ist deshalb die Personalisierung. Inhalte kommunikativer Natur, wie News oder Microblog-Posts, die im System erstellt werden, werden auf Basis der Personalisierung ins Unternehmen gestreut. Wie schon angesprochen, ist es essenziell, die eigene Zielgruppe im Auge zu behalten. Deshalb ist es möglich, Inhalte zu filtern und gezielt auszustreuen. So kann man zum Beispiel die News-Makros auf Basis der Profilinhalte personalisieren.

 

Jedes Team oder jede Abteilung kann demnach andere Inhalte in ihren News-Makros sehen. Das ist auch nur sinnvoll. Englischsprachige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden vermutlich keine deutschen Nachrichten lesen wollen oder können. Die Kollegen am Standort in Frankreich werden ähnlicherweise wenig Interesse daran haben, News zu lesen, die für die Büros in Schweden relevant sind. Für das Marketingteam sind andere News relevant als für die Sales-Abteilung und die Programmierer und Programmiererinnen interessieren wiederum auch andere Dinge. Nicht jede Info ist für jede oder jeden relevant. Deshalb sind News in Linchpin dank Kategorien… kategorisierbar. Die Kategorien dienen dabei nicht nur der Inhaltsbeschreibung, sondern dienen auch als Filter für Makros und die News-Zentrale, in der alle News gesammelt werden. Das macht die Suche nach den passenden Infos sehr einfach und erlaubt es, Inhalte personalisiert auszustreuen - auf Makroebene.

Profildaten als Basis für personalisierte Kommunikation in Unternehmen

Die Personalisierung bezieht sich hierbei auf die Daten aus den Profilen - die Sprache, den Standort, Teamzugehörigkeit. Eigentlich so ziemlich alles, was für euch als Unternehmen von Interesse ist. Neben der Möglichkeit, Inhalte als Erstellerin und Ersteller gezielt auszuliefern und als (Bereichs-)Administration personalisierte und vorkonfigurierte Makros zur Verfügung zu stellen, haben Benutzerinnen und Benutzer mit der Linchpin Intranet Suite ebenfalls die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, welche Inhalte sie gerne sehen würden. Dazu abonnieren sie einfach die Bereiche, die sie interessieren (diese können vorher von der Administration von der Suche auch ausgeschlossen werden, man kann also durchaus sinnvoll vorfiltern und es den Benutzenden einfacher machen). Das ist wichtig. Was man auf keinen Fall tun sollte, ist, den Kolleginnen und Kollegen ihre Selbstbestimmungsrechte zu rauben - vor allem in riesigen Unternehmen. Das wäre eine Lose-Lose-Situation: Einerseits ist das einfach nur frustrierend, andererseits verlieren alle Mitarbeitende viel Zeit mit dem Lesen irrelevanter Beiträge; die Produktivität leidet. Wir sind uns aber, glauben wir, alle einig, dass es nicht die Aufgabe der Unternehmenskommunikation ist, die Produktivität zum Einsturz zu bringen.

 

Microblog vs. News vs. Pings

Deshalb bietet die Linchpin Intranet Suite unterschiedliche Kommunikationskanäle, die auf unterschiedliche Arten und Weisen bespielt werden können und sollten, um die Kommunikation in Unternehmen möglichst effektiv zu gestalten und zu verbessern. Denn wer die Kommunikationskanäle richtig nutzt, schafft einen echten Mehrwert. Natürlich ist all das, was nun folgt, auch auf mobilen Geräten verfügbar.

Der Microblog

Nehmen wir den Microblog als Beispiel. Von der Aufmachung her erinnert der Microblog an typische Timelines, die man von gängigen Plattformen wie z. B. Facebook oder Twitter gewohnt ist. Es ist eine chronologische Timeline, die um sinnvolle Funktionalitäten für die Kommunikation in Unternehmen erweitert wurde. Funktionalitäten, die im produktiven Umfeld nicht fehlen dürfen. So ist es zum Beispiel möglich, unterschiedliche Topics für den Microblog anzulegen. Diese agieren dann mehr oder minder als eigene Timelines und ermöglichen deshalb kontextuellen Austausch.

Auch das Format ist nicht unwichtig. Der spannende Jahresrückblick, der als eine große und hübsche News aufgezogen wurde, kann im Microblog bestens promotet werden. Es würde aber wenig Sinn ergeben, ihn im Microblog zu verfassen. Denn dazu ist das Tool gar nicht gedacht - außerdem würde das bestimmt nicht so gut ankommen, wenn unter Hunderten Beiträgen mit einer durchschnittlichen Länge von maximal einer Minute Lesezeit auf einmal ein 10-Minuten-Beitrag auftaucht. Da hätten vermutlich einige Menschen etwas dagegen. (Probiert es gerne aus und berichtet, aber die Empfehlung habt ihr nicht von uns.) Wofür der Microblog aber super ist, ist z. B. ein allgemeines Announcement zu diesem Thema. Mal eben kurz darauf hinzuweisen, dass ein Livestream bevorsteht oder ein Event ansteht, zu dem man sich noch anmelden kann. Inklusive des Events, direkt im Microblog, versteht sich, damit die Lesenden sich direkt anmelden können. Um sicherzugehen, dass der Jahresrückblick an keinem und keiner vorbeigeht, kann man ihn im Microblog eben sehr gut promoten. Eine Zusammenfassung oder ein spannender Teaser und ein passendes Bild, ergänzt um einen Link zur eigentlichen News, machen auf jene aufmerksam. Das ist effektive Kommunikation in Unternehmen. Auch Zusammenfassungen von Events, Meetings oder allgemeinen News sind hier bestens platziert. So können alle informiert bleiben und man ist dazu gezwungen, die wichtigsten Aussagen der eigenen Mitteilung zu finden, um die Inhalte kurz und spannend zu halten. Schließlich haben nicht alle die Zeit und den Luxus, acht Stunden vor dem Bildschirm zu sitzen.

Projektbezogene Kommunikation

Aber auch zum schnellen Austausch in Projekten ist der Microblog bestens geeignet. Die Timelines ermöglichen nicht nur einen Bilder- und Video-Upload, sondern auch einen allgemeinen Datei-Upload (um zum Beispiel arbeitsrelevante PDFs zu teilen). Außerdem können Benutzerinnen und Benutzer erwähnt werden und erhalten eine Benachrichtigung über die Erwähnung, sowohl per Mail als auch im System selbst. Durch die bereits angesprochenen Topics ist es eben möglich, die Kommunikation zu einem Projekt gebündelt an einem Ort festzuhalten und auch leicht nachvollziehbar zu machen. Denn der Microblog findet sich nicht nur auf dem zentralen Dashboard wieder, was z. B. dazu genutzt werden kann, allgemeine Informationen und Updates zu absolut allem aus der Firma zu geben. Er kann dank den passenden Makros auf allen möglichen Seiten im System eingefügt werden und unabhängig voneinander agieren - durch unterschiedliche Topics. Wenn also eine Projektseite existiert, kann eine Microblog-Timeline dort eingebunden werden, um den Leuten, die gemeinsam an diesem Projekt arbeiten, asynchrone Kommunikation zu ermöglichen. So kann man sich zum Beispiel um 18 Uhr für 30 Minuten einloggen, die eigenen Aufgaben erledigen und anschließend eine kurze Notiz im Microblog hinterlassen, was man getan hat und was zu tun bleibt. Werden Infos benötigt? Einfach mal den Kollegen oder die Kollegin im Microblog erwähnen. Das Praktische daran: Die Antwort kommt am gleichen Ort als Kommentar (also mit Kontext, auch wenn man vor dem Lesen der Antwort 4 Wochen lang im Urlaub war) und ist leicht nachvollziehbar. Außerdem kann dann die Arbeit direkt beginnen, da die Kommunikation am Ort der Produktivität stattfindet. Kommunikation in Unternehmen kann eben auch schnell und einfach sein.

Reactions führen zu mehr Interaktion

Auf jeden Microblog-Post kann natürlich reagiert werden, sei es in Form eines Kommentars oder auch eines “Daumen hoch”s. Das sorgt für Interaktivität und motiviert zum Austausch. Es motiviert, Wissensinseln aufzulösen und das eigene Wissen in das Unternehmen zu tragen, was enorm wichtig ist. Das ist ja gerade das Ziel, was wir erreichen wollen. Wir wollen die Kommunikation in Unternehmen verbessern und das können wir nur schaffen, wenn wir dafür sorgen, dass die Mitarbeitenden von sich aus Lust haben, das eigene Wissen mit ihren Kolleginnen und Kollegen zu teilen.

Teamgeist stärken

Auch wenn sinnvolle und funktionierende Kommunikation in Unternehmen vor allem im produktiven Kontext wundervoll und erstrebenswert ist, darf man nicht vergessen, dass ein Unternehmen am Ende des Tages ein Zusammenschluss mehrerer Menschen ist. Nicht unwichtig zu wissen: Der durchschnittliche erwachsene Mensch verbringt 30% seines Lebens mit und auf der Arbeit. Das ist verdammt viel Zeit. Zum Vergleich: Der Mensch verbringt insgesamt etwa 30% der eigenen Lebenszeit mit dem Schlafen. Die Relation ist also gewaltig. Es ist deshalb wichtig, die Kultur im Unternehmen zu fördern. Auch dafür ist der Microblog perfekt geeignet. Hier können allgemeine Diskussionen stattfinden, ein Ausgleich zur stundenlangen Arbeit. Gerade jetzt, in Zeiten, in denen wir lernen mussten, auch ohne Büroflächen und den persönlichen Face-to-Face-Kontakt auszukommen, ohne sich vielleicht alle halbe Stunde mal im Flur über den Weg zu laufen. Um die Kultur im Unternehmen am Leben zu erhalten, muss auch Smalltalk erlaubt sein. Auch dabei können die Topics helfen. Produktives kann so mit nur einem Klick von "Off-Topic" getrennt werden. Beides bekommt aber eine Bühne geboten. Den Menschen wird ermöglicht, möglichst einfach und schnell in Kontakt zu treten, sich auszutauschen, von Urlauben oder Feiern zu berichten, Interessen auszutauschen. Sinnvolle Kommunikation in Unternehmen stärkt auch den Teamgeist, erzeugt ein kollegiales Gefühl.

 

News

News sind ein großartiges und vielfältiges Feature. Auch die kommen mit vielen Makros daher, die die News-Artikel in verschiedenen Formen darstellen können - zum Beispiel als eine kurze, übersichtliche Liste oder aber auch als Cover Stories, das heißt ein großes Makro mit ausführlichen Infos, das sehr prominent auf jeder Seite eingebunden werden kann.

Bei den News machen sowohl kurze als auch längere Artikel Sinn - je nachdem, was der Inhalt ist. Da sich News-Artikel ähnlich wie klassische Wiki-Seiten verhalten, gibt es hier auch viel gestalterischen Freiraum. So können Seitenelemente beliebig verschoben werden; unzählige Bilder und Videos können eingebunden werden. Natürlich können auch Tabellen und Graphen eingebettet werden, um Texte mit sinnvollen Grafiken zu ergänzen und auch optisch aufzuwerten.

Auch auf Newsbeiträge kann natürlich reagiert werden - sowohl in Form von Kommentaren als auch Likes. Beide Elemente kann man in den News-Kacheln (die als Preview dienen) direkt anzeigen, um so beispielsweise zu signalisieren, welche News sich hoher Beliebtheit erfreuen. Das motiviert, mal reinzuklicken und sich proaktiv zu informieren. Linchpin ist mehr als nur ein bloßes Werkzeug. Es ist zwar schön, dass man Informationen mithilfe von News sinnvoll darstellen kann, doch es ist nur ein Aspekt, der bei der Entwicklung bedacht wurde. Schließlich wollen wir die Kommunikation in Unternehmen stärken. Das wird eben auch direkt bei der Entwicklung bedacht. Solche unscheinbaren Features wie die Reaktionen sorgen dafür, Interesse an Informationen und der Kommunikation zu steigern. Sie motivieren nicht nur zum Lesen von Inhalten, sondern auch dazu, selbst welche zu erstellen. Zu sehen, dass Inhalte gut ankommen, nimmt die Angst weg, selbst welche zu teilen.

 

Pings

Den Abschluss machen die Pings. Das sind quasi Notizen, die als Mitteilungen im Pop-Up-Fenster aufspringen. Auch die Pings sind ein wichtiges Tool für die Kommunikation in Unternehmen. Bei manchen News wäre es gut, wenn sie so viele Mitarbeitende wie möglich lesen würden. Bei manchen Mitteilungen ist es aber absolut essenziell (man denke an die Coronaregeln, die sich ständig änderten und in Büros eingehalten werden mussten). Pings sind hier eine wunderbare Möglichkeit, dafür zu sorgen, dass eine Mitteilung alle erreicht. Neben dem eigentlichen Inhalt eines Pings kann auch eingestellt werden, ob jener nur einmal erscheint oder vielleicht in regelmäßigen Abständen. So oder so springt eine Ping-Mitteilung ins Auge - schließlich blockiert sie alles andere, bis sie gelesen wurde.

Fazit

Kommunikation in Unternehmen ist ein vielfältiges Thema, welches von jeder Organisation gemeistert werden muss. Die Linchpin Intranet Suite wird mit diesem Wissen im Hinterkopf entwickelt und bietet mehrere sinnvolle Tools, um die Kommunikation in jedem Unternehmen sinnvoll zu gestalten - und zwar auf allen Ebenen, von der klassischen Unternehmenskommunikation und den CEOs bis zum lockeren Austausch zwischen Teams. Folge dem Button, um mehr zu erfahren und dich selbst zu überzeugen!