Warum eine SAFe-Implementierung externe Beratung und Betreuung braucht (Teil 1)

Dieser Text ist ein Auszug aus dem entstehenden Fachbuch mit dem Arbeitstitel "We Run On Agile". Weitere Infos finden Sie in unserem Blogpost zum Buchprojekt und im Podcast zu den Hintergründen und zum Stand der Dinge.

"Wenn etwas wirklich gut werden soll, nimm es selbst in die Hand!"
Napoleon Bonaparte

Wir werden von Kunden und Interessenten regelmäßig gefragt, ob es möglich ist, das Scaled Agile Framework for Lean Enterprises (SAFe) in Eigenregie einzuführen. Wir bieten nämlich selbst keine SAFe-Beratung an, sondern arbeiten stattdessen mit externen SAFe-Coaches zusammen und entwickeln die SAFe-Software Agile Hive. Aus systematischer Sicht wäre es für uns sicherlich einfacher, wenn Unternehmen SAFe tatsächlich schnell selbst adaptieren könnten. Dann müssten sie nur unsere Software kaufen und könnten loslegen.

Falls Sie sehr viel Zeit haben sollten, wäre das vielleicht wirklich eine Option, aber die meisten Organisationen sind bei der agilen Transformation auf professionelle Unterstützung angewiesen. Die Komplexität des Prozesses, fehlende Erfahrung und Zeitdruck sind die Hauptfaktoren, warum bei der Transformation zu SAFe Hilfe durch einen Agile-Coach in Anspruch genommen wird. SAFe-Berater helfen dabei, die Strategie zu entwickeln und zu validieren. Sie planen das Projekt und unterstützen bei der Reaktion auf überraschende Veränderungen. Sie übernehmen die Koordination und bewahren Sie davor, typische Fehler zu begehen. SAFe-Trainer führen das initiale Training Ihrer Teams durch, wählen die passende SAFe-Software aus und konfigurieren sie und fördern die Implementierung und Adaption von SAFe in Ihren Teams. Dabei ist es wichtig, dass Sie die starke Unterstützung der Unternehmensführung genießen, die Kontrolle über das Projekt haben und kontinuierlich an der Unternehmenskultur arbeiten.

Kurz: Um die komplexe Systemumstellung auf SAFe erfolgreich und möglichst stressfrei über die Bühne zu bringen, braucht man erfahrene Partner. Ich sage Ihnen auch, warum.

1. Komplexität des Prozesses

Wenn Sie SAFe implementieren wollen, sind viele Voraussetzungen nötig, über die bisher nur wenige Organisationen tatsächlich verfügen. Sie brauchen die nötige Transparenz auf allen Ebenen und eine echte Kultur der Zusammenarbeit. Ihre Teams sollten mit Scrum vertraut sein und bereits erfolgreich damit arbeiten. Das Management und die Führungskräfte sollten Agile kennen und von den Vorteilen gegenüber der traditionellen Anweisungskultur und dem tayloristischen Modell überzeugt sein. In den meisten Unternehmen ist das höchstens teilweise der Fall und sie sehen sich immer wieder in langwierigen, anstrengenden Diskussionen gefangen, in denen sie ständig Überzeugungs- und Argumentationsarbeit leisten müssen. Das ist ein bisschen so, als befestigte man hunderte Leinen an einem Schiff und jede würde in eine andere Richtung gezogen. Es geht einfach nicht vorwärts und man hat keinerlei Überblick darüber, wer wo wie stark in welche Richtung zieht. Um es auf den Punkt zu bringen: Eine SAFe-Implementierung bringt jede Menge Überraschungen mit und ist sehr schwierig umzusetzen.

2. Fehlende Erfahrung

Wenn Sie SAFe in Ihrer Organisation einführen wollen, dann tun Sie das wahrscheinlich zum ersten Mal. Wir kennen aber auch Unternehmen und Führungskräfte, die schon beim zweiten, dritten oder gar vierten Versuch sind, SAFe zu etablieren. Das sind wichtige Erfahrungen, aber höchstwahrscheinlich eher negative. Auf SAFe spezialisierte Berater oder Coaches verfügen über vielfältige Erfahrungen, negative wie positive; sie stehen in engem Kontakt zu anderen Spezialisten; sie kennen die besonderen Herausforderungen des Prozesses. Dieses Know-how hilft Ihnen und Ihren Teams, typische Fallen zu umgehen und die Erfolgschancen zu erhöhen.

3. Nicht genug Zeit

Wenn Sie bei der SAFe-Implementierung auf bewährte Prozesse für grundlegende Elemente zurückgreifen können und einen Führer haben, der Ihnen hilft, auf dem richtigen Weg zu bleiben, kommen Sie viel schneller voran. Es gibt weniger Problemquellen, weniger Reparaturbedarf, weniger Fehlersuche und weniger ermüdende Diskussionen über Dinge, die in der Branche längst erprobt sind und sich erfolgreich bewährt haben.

Die Unterstützung durch einen Profi ist nicht der einzige Weg, SAFe erfolgreich zu etablieren. Aber wenn viel auf dem Spiel steht, ist es definitiv sicherer, mit erfahrenen SAFe-Experten zusammenzuarbeiten – das zeigen die Erfahrungen unserer Kunden sehr deutlich. Sie sollten die Expertise Ihres Coaches oder Beraters aber auf jeden Fall verifizieren. Er muss Erfahrungen mit SAFe-Implementierungen haben und nicht nur Basiswissen über Agile mitbringen. Auch ist es hilfreich, wenn Ihr Berater Erfahrung bei der Implementierung von SAFe in Organisationen gleicher Größe aus ähnlichen Branchen hat.

Ein SAFe-Coach hilft effizient

Entwicklung und Validierung der Gesamtstrategie

Erfolgsgeschichten von Unternehmen derselben Branche und Größe sind oft eine große Motivation. Ein guter SAFe-Berater verfügt über ein starkes Netzwerk und ist optimalerweise in der Lage, Sie in Kontakt mit anderen SAFe-Praktikern zu bringen, die die Transformation schon erfolgreich abgeschlossen haben. Und selbst wenn Ihr Berater Ihnen solche direkten Kontakte in andere Unternehmen nicht bieten kann, so ist er doch höchstwahrscheinlich in der Lage, Sie in eine Community einzubringen, wo Sie die nötigen Kontakte selbst knüpfen können. Ein wirklich guter SAFe-Berater fungiert einerseits als Vordenker im Rahmen Ihrer Implementierung und kann andererseits als erfahrener Coach Ihre Schritte und Ideen validieren.

Planung und Begleitung durch die nötigen Veränderungen

Wenn Sie ein GANTT-Diagramm des Gesamtprojekts Ihrer Agile-Transition sehen, sollten Sie hellhörig werden. GANTT-Diagramme sind Werkzeuge aus der deterministischen Welt. Vor allem in großen Firmen fühlen sie sich wohlbekannt und fest etabliert an. Aber sie sind trügerisch und defizitär. Die agile Transformation eines großen Unternehmens lässt sich nicht von oben durchplanen. Es wird zwangsläufig viele Überraschungen und ungeplante Hürden geben – und genau hier ist die Arbeit eines Spezialisten viel wert. Er wird Ihnen und Ihrer Organisation helfen, den ursprünglichen Plan immer wieder an die neuen Umstände anzupassen. Es ist entscheidend, die Veränderungen genau im Blick zu haben, um flexibel reagieren zu können. Ein guter Berater wird Sie ständig daran erinnern, dass Sie mit Überraschungen rechnen müssen, und Ihnen helfen, Ihre Pläne entsprechend auszurichten.

Operative Koordination und Kommunikation

Der japanische Automobilkonzern Toyota gilt als ein bekannter agiler Vorreiter. Das Unternehmen hat eine Management-Kultur der Graswurzelpflege – so wie man eben bei einer Pflanze auf ein gesundes Wurzelwerk achten muss, damit sie gedeiht. Der Grundgedanke dieser Management-Methode besteht darin, in der Hierarchie "nach unten" zu gehen und Entscheidungen mit allen Angestellten zu besprechen. Es heißt, dass bei Toyota sämtliche Entscheidungen ausführlich auf allen Ebenen der Organisation diskutiert werden. Es ist nicht etwa so, dass sich die Leute nicht erhört und gewürdigt fühlen würden; die Herausforderung ist eher, dass sie der ausufernden Diskussionen überdrüssig geworden sind. Der Vorteil dieser Management-Methode ist jedoch, dass neue Dinge schnell implementiert und Entscheidungen rasch umgesetzt werden können, weil alle relevanten Personen einbezogen worden sind und die Entscheidung nachvollziehen können. Es ist einfacher, an etwas mitzuarbeiten und es zu unterstützen, wenn man an den Sinn dahinter glaubt.

Ein SAFe-Coach kann für die Akzeptanz innerhalb Ihrer Organisation sorgen und sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter tatsächlich mit eingebunden werden. In den Teams Akzeptanz und Unterstützung für die bevorstehenden signifikanten Veränderungen zu schaffen, ist eine der wichtigsten und zugleich zeitaufwendigsten Aufgaben im SAFe-Projekt. Ein guter Coach hilft bei der Koordination und Kommunikation innerhalb der Teams.

Umschiffen häufiger Fehlerquellen

Es gibt jede Menge Dinge, die auf dem Weg zur Agile-Skalierung immer wieder schiefgehen. Ein SAFe-Coach kennt diese Probleme und hilft dabei, sie auch in Ihrem Fall zu identifizieren, zu minimieren und vermeidbare Fallen zu umschiffen. Die meisten Menschen holen sich ja auch die Hilfe eines Architekten, wenn sie ein eigenes Haus bauen. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass sich die ernüchternden Erfahrungen Anderer bei Ihnen wiederholen, und sparen Zeit und Kosten für Dinge, die sich immer wieder als problematisch erwiesen haben. Sie wollen doch bestimmt nicht das törichte Unternehmen sein, dass denselben Fehler zum hundertundersten Mal begeht.

Schulung und Training der Mitarbeiter

Die Einführung von SAFe bedeutet auch, agiles Denken bei den Angestellten zu etablieren. Dabei ist es gut zu wissen, dass wir alle intuitiv agil denken und handeln. Besonders bei Kindern ist diese Fähigkeit noch schön zu beobachten. Doch traditionelle Unternehmensansätze vermitteln sowohl dem Personal als auch den Führungskräften, dass Kontrolle und Anweisungen von oben sowie eine minutiöse Planung und konservativ-deterministisches Handeln den einzigen Weg zum Erfolg bilden.

Hier setzt die SAFe-Beratung an. Sie stellt die alten Herangehensweisen den Methoden der modernen agilen Welt gegenüber und macht die Unterschiede deutlich. Eine Verschiebung des Standards von Misstrauen zu Vertrauen ist etwas, das in vielen Fällen nicht allein intern machbar ist, denn meist haben ja die internen Strukturen diese Denkmodelle geschaffen und zur Routine gemacht. Wahrscheinlich werden Sie externe Beratung brauchen, um mit den Traditionen zu brechen und den Weg in Richtung Transparenz, Zusammenarbeit und Vertrauen aufzuzeigen.

Auswahl und Konfiguration der passenden SAFe-Software-Tools

Agiles Denken und das agile Mindset bilden die Basis einer guten Agile-Adaption und der Anwendung von Scrum und ähnlichen Frameworks in den einzelnen Teams. Als Tools reichen im Zweifel ein physisches Board und Klebezettel aus, um einen Sprint zu organisieren. Aber wenn Sie Agile über die gesamte Organisation hinweg skalieren wollen, braucht es Software. Jedes große Unternehmen, das mit mehreren Agile Release Trains arbeitet, benötigt eine Software-Lösung, die den Agile-Skalierungsprozess unterstützt. Das muss nicht zwingend unser Agile Hive auf Basis von Atlassian Jira sein. Es gibt zig Alternativen, die ebenfalls wirksam sein können – beispielsweise Jira Align von Atlassian, das vor allem auf Organisationen mit sehr umfangreichen Produkten und vielen ARTs abzielt. Ein fähiger SAFe-Coach hilft Ihnen dabei, die für Ihre Organisation passende Software zu evaluieren und zu finden.

Förderung der Akzeptanz und Adaption der Methodik und der Software

Haben Sie schon mal vom "Software-Förderband" gehört? Mir ist dieser geniale Vergleich zum ersten Mal 2013 bei einem Vortrag von Daryl Duke in Amsterdam begegnet. Er hat erklärt, dass eine Software, die im Unternehmen eingeführt, aber nicht von Anfang an regelmäßig genutzt wird, zum Scheitern verurteilt ist. So, wie eben auch ein Koffer irgendwann wieder vom Gepäckförderband entfernt wird, wenn ihn nach dem Flug niemand mitnimmt. Gepäckstücke, die zu lange im Kreis rumgefahren sind, werden schließlich vom Flughafenpersonal runtergenommen und irgendwo außer Sicht verstaut. Laut Duke besteht eine gebräuchliche Strategie folglich darin, die neue tolle Software, die auf dem Gepäckband auftaucht, einfach lange genug zu ignorieren, bis sie schließlich offiziell stirbt.

Wir alle wissen, dass gerade Kollaborations-Software von der Annahme und der Adaption durch die Angestellten lebt. Und die beste Methode, eine Kollaborations-Software schnell und effektiv wieder loszuwerden, besteht schlicht darin, sie nicht zu nutzen. Und bevor Sie sauer auf die Leute werden, die Ihr neues Software-Baby ignorieren, versetzen Sie sich mal in ihre Lage: Die meisten von ihnen haben einen Haufen Arbeit und es gibt jede Menge Personen, von denen sie permanent in verschiedene Richtungen gezerrt werden. Eine Software zu ignorieren, ist eine valide und effiziente Strategie. Sie meinen es nicht böse. Aus ihrer Sicht ist es meist einfach naheliegend und logisch.

Sie, die Sie diesen Text lesen, wissen wahrscheinlich, dass Kollaborations-Software unglaublich zeitsparend wirken kann. Aber es gibt einen Unterschied zwischen den Vorteilen für die Organisation und den Vorteilen für mich, den Mitarbeiter. Es ist eine mühsame Aufgabe, jeden einzelnen Angestellten davon zu überzeugen, dass in der Software auch etwas ist, das ihm ganz persönlich hilft. Das ist das ultimative Ziel: alle User von passiven Zuschauern in passionierte Unterstützer Ihrer Bewegung zu verwandeln. Genau da sollten Sie ansetzen. Sorgen Sie dafür, dass jeder im Unternehmen den Sinn in der Umstellung erkennt und Lust darauf bekommt, sie mit zum Erfolg zu machen. Das braucht Engagement und Zeit und genau dabei können externe Spezialisten helfen. Denn in vielen Fällen wissen sie sehr gut über die Spezifika der Software-Lösungen, ihre Anwendungsfälle und gute Adaptionsstrategien Bescheid. Sie können Zweifel ausräumen und die Vorteile herausstellen. Nutzen Sie die Unterstützung solcher Fachleute, um die interne Adaption durch Multiplikatoren anzukurbeln.

Im zweiten Teil des Artikels diskutieren wir dann ein paar Projektaspekte, die Sie wiederum intern erfüllen und nicht an Dritte auslagern sollten.

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