Die Zukunft der Arbeit: verteilte Teams, unternehmensweite Kollaboration, IT-Skalierung trotz knapper Ressourcen

Covid-19 war für viele Unternehmen eine Büchse der Pandora: plötzlich geöffnet, hat die Pandemie Chaos mit weitreichenden, unvorhergesehenen Folgen verursacht. Manche Firmen sind daran gescheitert, andere haben es geschafft, die Herausforderungen zu meistern – und einige Organisationen haben nicht nur überlebt, sondern gehen sogar gestärkt aus der Krise hervor. Ihnen ist es in den vergangenen Jahren gelungen, sich fit für Komplexität zu machen und schnell auf veränderte Bedingungen einstellen zu können; sie verfügen über effektive Systeme für die Remote-Zusammenarbeit und sind in der Lage, ihren Fokus rasch neu zu justieren.

Zwar sieht es nun so aus, als wären wir in Sachen Corona aus dem Gröbsten heraus, doch vorausschauenden Organisationen ist klar, dass es in der Arbeitswelt kein Zurück in die alte Normalität geben wird. In der Post-Covid-Zeit geht es darum, die Zukunft der Arbeit proaktiv anzunehmen, statt wieder nach dem früheren Status quo zu streben.

Und dazu ist es erforderlich, den IT-Teams des Unternehmens eine geeignete Basis zur Verfügung zu stellen, damit sie verteiltes Arbeiten unterstützen, effiziente Arbeitsmethoden habitualisieren und auch bei knapper Personaldecke erfolgreich auf großer Skala operieren können.

Arbeit kann überall stattfinden

Die Verlagerung weg von Präsenzteams hin zu Remote-Arbeit ist dauerhaft. Verschiedene Umfragen kommen zu ähnlichen Ergebnissen: Über die Hälfte der Angestellten will auch in Zukunft im Homeoffice oder mobil arbeiten. Dem müssen die Unternehmen Rechnung tragen, wenn sie im Ringen um Talente nicht ins Abseits geraten wollen.

Wenn Organisationen verteilte und hybride Arbeitsmodelle als neue Standards etablieren, müssen sich IT-Teams auf eine Zukunft vorbereiten, in der die Büroanwesenheit nicht die Regel ist. Das bedeutet, eine Cloud-first-Strategie zu verfolgen, die den Anforderungen von Teams entspricht, die über viele Orte (und vielleicht sogar Zeitzonen) verteilt sind, ohne dass darunter die Zuverlässigkeit und die Sicherheit der Software-Systeme leiden.

Sind die eingesetzten Cloud-Lösungen verlässlich?

Zuverlässigkeit ist auf großer Skala wichtiger denn je. Downtimes – ob geplant oder unvorhergesehen – verursachen hohe Kosten, die sich aufsummieren, und führen zu ebenso hohen Produktivitätsverlusten.

Bei der Vorbereitung auf die Zukunft sollten Organisationen deshalb nach Partnern suchen, die eine konsistente Uptime gewährleisten. Atlassian Cloud garantiert im Premium-Tarif eine Verfügbarkeit von 99,9 Prozent und bietet einen Rund-um-die-Uhr-Support mit Antwortzeiten innerhalb einer Stunde.

Kollaborations-Software als "Quell der Wahrheit"

Für die Effektivität eines verteilten Teams ist es essenziell, dass alle Teammitglieder in der Lage sind, jederzeit auf Projektdetails und andere Inhalte zugreifen und sie teilen zu können. Für die Mitarbeiter ist die Cloud-Plattform des Unternehmens der Quell der Wahrheit, wo sie sowohl neue, zuverlässig aktualisierte Inhalte als auch gut organisierte historische Informationen finden.

Administratoren sollten darauf Wert legen, dass sie für ihre Cloud-Systeme unbegrenzten Speicherplatz haben und dass sie Projekte und Inhalte archivieren können. Atlassian Cloud Premium bietet beides. Teams können alle ihre Projekte und Dokumentationen bedenkenlos in der Cloud ablegen und einen zentralen Informations-Hub aufbauen.

Dabei erlaubt es die Projektarchivierungs-Funktion, alte Inhalte ordentlich zu archivieren und damit sicherzustellen, dass die Live-Informationen im System aktuell und nicht angestaubt sind. Dabei geht der Zugriff auf die historischen Daten nicht verloren: Archivierte Projekte können jederzeit wieder hergestellt werden.

Ein hybrides Arbeitsumfeld absichern

Die Sicherheit ist ein dritter Grundpfeiler beim Aufbau einer verlässlichen und wertvollen Plattform. Das Cloud-System ist der Ort, an dem alle Unternehmens- und Teaminformationen zusammenlaufen. Hier greifen verteilte Teams von überall aus auf sensible Daten zu. Natürlich müssen Administratoren gewährleisten, dass diese Inhalte über Endgeräte und Apps hinweg geschützt sind. Eine gute Cloud-Lösung muss Admins in dieser Beziehung unterstützen und Security-Features bieten, die mit dem Unternehmen skalieren.

Mit dem Mobile Device Management von Atlassian Cloud können IT-Teams wichtige Sicherheitsrichtlinien für alle Geräte durchsetzen, von denen aus die User auf Unternehmensdaten zugreifen – beispielsweise Screenshot-Restriktionen, Identitätsverifizierungs-Pflicht und Verschlüsselung. Um besonders sensitive Daten zusätzlich abzusichern, lassen sich IP-Allowlists aufsetzen, die den Zugang zu Jira, Jira Service Management und Confluence auf eine Liste mit freigegebenen IP-Adressen beschränken.

Zusammenarbeit in der gesamten Organisation

Die Corona-Pandemie hat aufgezeigt, wie wichtig es ist, schnell auf veränderte Bedingungen reagieren zu können. Sie hat deutlich gemacht, wie kostspielig und schwerfällig vertikale Strukturen mit langsamen Top-down-Managementstrukturen sind und welche Vorteile wendige Unternehmen mit flachen Strukturen haben.

Es ist nicht überraschend, dass – wie McKinsey festgestellt hat – agil aufgestellte Geschäftseinheiten traditionell organisierte Bereiche hinter sich gelassen haben. Die Automatisierung wiederkehrender manueller Prozesse ist ein wichtiger Schritt zu mehr Agilität.

Möglichkeiten der Automatisierung finden

Laut einer Studie von Automation Everywhere verbringen Büroangestellte im Schnitt drei Stunden täglich mit repetitiven Aufgaben, die automatisiert werden könnten. Da es bei Agile um effizientes Arbeiten geht, ist es sinnvoll, das Team von unnötigen Prozessen zu entlasten, damit sich die Teammitglieder auf diejenigen komplexen Aufgaben fokussieren können, die Innovationen vorantreiben.

Jira Software Premium versetzt Admins in die Lage, Routineaufgaben mithilfe von No-Code-Automatisierungen maschinell erledigen zu lassen. Administratoren können Regeln erstellen, um Aufgaben automatisch zuzuweisen, Arbeiten über Projekte hinweg zu synchronisieren oder Kunden zu benachrichtigen, wenn Vorgänge gelöst sind. Durch die Automatisierung manueller und repetitiver Aufgaben eröffnet sich mehr Freiraum, um Ziele zu erreichen, die das Unternehmen wirklich voranbringen.

Jira Cloud Premium Automatisierung

Zusammenhänge transparent machen

Um in unserer kompetitiven Welt erfolgreich zu sein, braucht es jedoch noch mehr als die Automatisierung von Fleißarbeit. Als Voraussetzung für eine starke und gute Zusammenarbeit müssen die Mitarbeiter visualisieren können, wie ihre Beiträge mit denen der anderen zusammenpassen, wenn das finale Produkt entsteht. Bei der Kollaboration auf einer Work-Management-Plattform sollten die Teams quer durchs Unternehmen nahtlos sehen können, wie ihre Arbeiten mit anderen zusammenhängen, um ein gemeinsames Ziel zu unterstützen.

Mit Atlassian Cloud Premium können Administratoren Insight nutzen, das Asset- und Konfigurationsmanagement-Tool in Jira Service Management. Insight stärkt die Zusammenarbeit zwischen Entwicklungs- und IT-Teams und ermöglicht es Mitarbeitern im ganzen Unternehmen, Produkt-Assets direkt mit Vorgängen und Feature-Requests in Jira Software, Jira Work Management und Jira Service Management zu verknüpfen.

Dieses Feature-Set kann auch genutzt werden, um Teammitglieder bezüglich kommender Ereignisse zu alarmieren (zum Beispiel Lizenzverlängerungen), um die Produktplanung und Audits zu unterstützen oder um nachgelagerte Auswirkungen von Entwicklungsänderungen zu antizipieren.

Durch die Verknüpfung der Arbeiten unterschiedlicher Teams kann jeder Mitarbeiter sehen, wie seine Tätigkeiten zu einem größeren Bild beitragen. Das erhöht die Transparenz und verbessert die unternehmensweite Zusammenarbeit.

Skalierung bei knappen Ressourcen

Unternehmen, die sich für eine Zukunft mit verteilten Teams und stetig steigendem Wetbbewerbsdruck rüsten müssen, sehen sich auch kontinuierlich wachsenden technologischen Herausforderungen gegenüber, die die Fähigkeit zur Skalierung zu einer unverzichtbaren Anforderung machen.

IT-Teams müssen ihre Unternehmen nicht nur gegen Bugs, Ausfälle und Sicherheitsvorfälle schützen, sondern auch mit neuen Entwicklungen Schritt halten und beständig Wege finden, um die Unternehmensstrategie durch Technologie zu unterstützen.

Allerdings sind in vielen Organisationen die IT-Teams personell nicht mit den Herausforderungen gewachsen. Häufig steigt die Arbeitslast schneller als die Personalstärke, sodass Administratoren Wege finden müssen, um mehr Aufgaben mit weniger Ressourcen zu erledigen.

Zentralisierte Admin-Kontrollen

Wenn es um die Wahl der richtigen Tools geht, die das Unternehmenswachstum in der Cloud antreiben, kann ein Plattformansatz große Vorteile bringen, denn er erlaubt eine Zentralisierung von Nutzermanagement, Monitoring und Sicherheit.

Atlassian Cloud Premium bietet einen Admin-Hub für die Nutzerverwaltung auf großer Skala. Hier gibt es auch einen transparenten Blick auf die Produktnutzung über die Cloud-Premium-Produkte hinweg. Die Admin-Insights eröffnen einen Überblick, wie viele User im Zeitverlauf die einzelnen Cloud-Instanzen zugreifen. Dadurch entsteht nicht zuletzt ein realistisches Abbild des tatsächlichen Lizenzbedarfs.

Zugangsschlüssel für Administratoren

Der Plattformansatz unterstützt die skalierte Administration außerdem durch die Bereitstellung von Admin-Keys. Das sind spezielle Berechtigungen für den Zugriff auf beschränkte Inhalte in Confluence. Sie sind zum Beispiel nützlich, wenn Beschränkungen für Seiten aufgehoben werden sollen, die einst durch User festgelegt wurden, die mittlerweile inaktiv sind, oder wenn sonstige Probleme beim Zugriff auf Content vorliegen.

Admin-Keys ermöglichen auch das Setzen von Berechtigungen auf Bereichsebene, was die Skalierung von Zugriffen und Beschränkungen erleichtert und effizienter macht. Dadurch, dass tägliche kleinteilige Hürden aus dem Weg geräumt sind, werden Administratoren entlastet und Reaktionszeiten bei komplexeren Herausforderungen verkürzt.

Die Zukunft der modernen Zusammenarbeit ist in Bewegung; sie ist schnell veränderlich und stark verteilt. Mit Atlassian Cloud sind Organisationen gut dafür aufgestellt. Haben Sie Fragen zu Atlassians Cloud-Lösungen und zur Migration von Jira, Confluence und Bitbucket? Gerne helfen wir Ihnen, Ihren Bedarf objektiv zu beurteilen: Als Atlassian Platinum Solution Partner mit Erfahrungen aus tausenden Atlassian-Projekten beraten wir Sie bei der Evaluation eines für Sie optimalen Lizenz- und Betriebsmodells und helfen Ihnen gerne bei der Migration Ihrer Bestandssysteme. Melden Sie sich bei uns!

Weiterführende Infos

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