Ideenmanagement mit Confluence und Blueprint Creator

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Jedes moderne Unternehmen ist bestrebt, den Ideenreichtum und die Kreativität seiner Mitarbeitenden einzufangen. Dafür gibt es zwei gute Gründe. Erstens ist es den Angestellten wichtig, dass ihre Meinungen und Ideen gehört und gewürdigt werden: Sie haben im Unternehmen eine Stimme und die Ermächtigung, mitzureden und auf die Richtung der Organisation Einfluss zu nehmen. Und zweitens: Wer kennt die Effizienz und Ineffizienz der Unternehmensprozesse und Workflows besser als die Leute, die tagtäglich mit ihnen zu tun haben?

Diese Kombination aus "Gehört-Werden" und der Umsetzung der Vorschläge und Ideen fördert einerseits das Engagement und die Identifikation der Mitarbeiter*innen und verbessert andererseits die gesamte Organisation, denn gute Ideen können von überall kommen.

Der Wert guter Vorlagen

Blueprint Creator Confluence Ideenmanagement Create

Leider ist ein "leeres, weißes Blatt" nicht immer die beste Methode, um Informationen und Ideen zielführend abzugreifen. Häufig besteht die zusätzliche Anforderung darin, dass diese Informationen nachverfolgt, sortiert und gefiltert werden können. Nicht zu vergessen: Es sollte die Möglichkeit geben, aus ihnen Handlungen abzuleiten, gerade im Ideenmanagement. Einerseits sollen die Mitarbeiter*innen eine einfache Option haben, ihre Ideen und Gedanken mitzuteilen, andererseits sollen diese Inhalte strukturiert abgebildet werden, sodass das Unternehmen mit ihnen weiterarbeiten kann.

Eine weitere Herausforderung: Es ist sehr wahrscheinlich, dass in einer größeren Organisation nicht alle Angestellten wissen, auf welche Weise sie Ideen und Feedback ins Unternehmen einbringen können. Die Tage, in denen es auf dem Flur oder in der Kantine eine Art Vorschlagsbriefkasten gab, um ausgefüllte Feedback-Formulare einzuwerfen, sind in den meisten Organisationen vorbei.

Mit dem Blueprint Creator für Confluence rückt jedoch eine gute digitale Lösung in greifbare Nähe: Dieses Tool führt die Mitarbeiter*innen einfach und direkt zum Feedback-Bereich in Confluence und stellt ihnen dort eine strukturierte Ideenvorlage zur Verfügung.

Ideen in eine Struktur und einen Prozess gießen

Confluence ist ein mächtiges Werkzeug für die kollaborative Teamarbeit, das Unternehmen auch dafür nutzen können, um Ideenvorschläge von Mitarbeitenden zu sammeln und zu verwalten. Aber wenn wir uns vorstellen, dass Dutzende oder Hunderte von Ideenvorschlägen eingebracht werden, indem die Leute jeweils mit einer leeren Seite anfangen und einfach drauf los schreiben - dann wird schnell klar, dass das Ganze äußerst unstrukturiert und schwierig zu handhaben sein kann.

Wie sollen diese Ideen organisiert und kategorisiert werden? Welchen Status haben die Vorschläge, welche wurden gelesen und freigegeben, welche warten noch auf ein Review? Welches Feedback bezieht sich auf Problem X und welches auf Produkt Y? Der gute Ansatz, Mitarbeiterrückmeldungen in Confluence zu sammeln, kann rasch zu einem schwer zu durchdringenden Informationswust führen – und am Ende passiert mit all diesen Ideen gar nichts.

Der Blueprint Creator macht den Einstieg in die Nutzung von Vorlagen einfach. Wie? Gehen wir doch mal ein Beispiel durch: Wir möchten zunächst mit dem Bereich beginnen, in dem wir die neue Vorlage anbieten wollen. In der Space Tools-Administration navigieren wir zum Tab Content Tools und können hier mit der Erstellung unserer Ideenmanagement-Vorlage starten.

Blueprint Creator Confluence Ideenmanagement Space-Tools

Dabei haben wir die Möglichkeit, eine Kombination aus Text und Bildern hinzuzufügen und alle Felder für die Dateneingabe zu definieren, die später genutzt werden sollen, um die Informationen zu erfassen. Beispielsweise können wir Datenfelder erstellen, die vom User einen Namen und eine Beschreibung erfordern, sodass jede Einreichung die Informationen auf dieselbe Art und Weise erfasst.

Wir können auch Felder für Einfach- oder Mehrfachauswahlen festlegen, in denen die User vordefinierte Optionen wählen sollen. Das vereinfacht den Prozess der Informationseingabe und hilft später, die Ideen zu sortieren, zu filtern und zu kategorisieren.

Blueprint Creator Confluence Ideenmanagement Page-Layout

Der Blueprint Creator als Teil eines Teams

Der Blueprint Creator ist für sich genommen schon ein mächtiges Werkzeug, aber hier endet das Potenzial noch nicht. Die Funktionalität lässt sich durch die Kombination mit anderen Apps wie Comala Document Management noch zusätzlich erweitern.

Blueprint Creator Comala_-Add-Workflow

Eine solche Integration versetzt uns in die Lage, nach der Erstellung der Ideenmanagement-Vorlage zum Beispiel einen Freigabeprozess für die eingebrachten Ideen nachzuschalten. Frisch übermittelte Ideen könnten dann den Status "Neu" erhalten; auch weitere Bearbeitungsstadien sind frei definierbar. Außerdem lässt sich festlegen, welche Personen für welche Review-Schritte verantwortlich sind.

Blueprint Creator Comala_-Approve

In unserem Beispiel erstellen wir einen Workflow, um die Idee in weitere Stadien wie "In Review", "Weitere Infos nötig" oder "Freigegeben" zu transferieren. Dank des Aktivitätenberichts ist vom Start bis zum Ende jederzeit sichtbar, wer wann in den Prozess involviert ist.

Blueprint Creator Comala_-Activity-Report

Mit der Zeit können wir so ein Archiv aller Ideen aufbauen und haben jederzeit im Blick, welche neu sind, welche implementiert oder abgelehnt wurden und für welche noch weitere Arbeit erforderlich ist. Funktionell sind hier keine Grenzen gesetzt.

Der Blueprint Creator für Confluence Data Center

Möchten Sie mehr über den Blueprint Creator für Confluence wissen? Interessieren Sie sich für einen unverbindlichen Test der App? Der Blueprint Creator steht auf dem Atlassian Marketplace bereit. Und falls Sie weiterführende Fragen haben oder einen Demo-Termin vereinbaren möchten, kommt unser Entwicklungsteam gerne mit Ihnen ins Gespräch. Melden Sie sich einfach bei uns!

Weiterführende Infos

Die Website zum Blueprint Creator für Confluence
Einführung in die Möglichkeiten und Funktionen
Blueprint Creator: Vorlagen für einheitliche Blogposts in Confluence
Genehmigungen und Freigaben in Confluence mit Blueprint Creator und Comala Document Management


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