Migration zu Atlassian Cloud: Erwartungen, Herausforderungen und Chancen

Atlassian sieht sich als Cloud-Unternehmen und setzt seit Jahren voll auf die Cloud-Versionen von Jira, Confluence und Co. Diese Strategie hat sich für den Hersteller auch tatsächlich als vorausschauend erwiesen, denn mittlerweile haben die Cloud-Umsätze die Umsätze der On-Premise-Produkte Data Center und Server hinter sich gelassen – und dieser Trend wird sich weiter verstärken.

Für Kunden, die das auch bleiben wollen, heißt das, dass sie sich über kurz oder lang ernsthaft mit Atlassian Cloud beschäftigen sollten. Die Cloud-Welle rollt längst unaufhaltsam durch die Software-Branche und letztlich wird so gut wie kein Unternehmen darauf verzichten können, seine klassischen On-Premise-Software großteils gegen Cloud-basierte Lösungen auszutauschen.

Und davon profitieren sie: Eine Kundenbefragung von Atlassian hat ergeben, dass 90 Prozent der Unternehmen, die bereits in die Cloud migriert sind, den Umstieg empfehlen würden. Die Vorteile sind mehr Seelenfrieden in puncto Sicherheit und Updates, geringere IT-Kosten, eine bessere Performance, eine bessere Unterstützung für die Remote-Zusammenarbeit.

Aber was ist von einer Migration in die Atlassian-Cloud konkret zu erwarten? Was für ein Projekt haben Admin-Teams damit vor der Brust? Welche Chancen bietet es? Wo und wie finden Teams Unterstützung und Antworten?

Atlassian Cloud ist deutlich gereift

Als Atlassian sich anschickte, massiv für die Cloud zu trommeln, haben etliche Kunden sich die Lösungen angesehen und erstmal dankend abgewunken. Verschiedene Funktionen fehlten noch, für wichtige Server-Apps gab es keine Cloud-Versionen, auch bei den Themen Sicherheit und Compliance blieb manche Frage offen.

Seitdem hat der Hersteller die Cloud-Lösungen und die zugrundeliegende Infrastruktur intensiv weiterentwickelt – gerade im Hinblick auf die Anforderungen von Enterprise-Unternehmen. Falls Sie damals zu dem Schluss gekommen sind, dass Atlassian Cloud nicht das ist, was Ihre Organisation braucht, könnte eine Neubewertung zu einem ganz anderen Ergebnis führen.

Kurz: Die Atlassian-Cloud von heute ist nicht mehr die Atlassian-Cloud von vor drei Jahren. Ein zweiter, unvoreingenommener Blick lohnt sich. Gerade Jira ist hier mittlerweile sehr weit und ausgereift.

Migrationen bieten eine Chance zur Optimierung

Eine Migration ist eine Chance zur grundlegenden Optimierung und Konsolidierung der bestehender Lösungen, Daten, Prozesse und Apps. Beim Umstieg sollte das Ziel nicht lauten, die Bestandssysteme einfach per Copy & Paste eins zu eins in die Cloud zu bringen, sondern Systeme zu schaffen, die dem Unternehmen und den Teams bestmöglich dienen.

Eine Migration ist ein Projekt, in dem Sie die Gelegenheit beim Schopfe packen können, großflächig Ordnung und Struktur zu schaffen, neue Arbeitsmethoden zu etablieren, überkomplexe Prozesse über Bord zu werfen und Ihren Administratoren das Leben dauerhaft zu erleichtern.

Der Umstieg kann komplexer als gedacht sein

Wenn man an komplexe Migrationen denkt, haben die meisten Leute wahrscheinlich große Organisationen mit tausenden Nutzern, Unmengen an Daten und ausufernden Listen mit Rechts- und Compliance-Anforderungen vor Augen. Tatsächlich können aber auch kleine Migrationen komplex sein.

Was können und sollten Sie tun, um sich für diese Komplexität zu wappnen? Das Migrationsteam ist gut beraten, Zeit in die Strategie zu investieren, die Daten aufzuräumen und ausführliche Tests durchzuführen.

Atlassian hat umfangreiche Materialien und hilfreiche Tools zur Verfügung gestellt, die das Team unterstützen, falls sich die Dinge nicht als so reibungslos entwickeln, wie erhofft.

Die Migration kann auch einfacher sein als angenommen

Allerdings ist kein Migrationsprojekt wie das andere. Manchmal sind die Dinge komplexer als erwartet, oft aber auch weniger komplex. Dann ist nach zwei Stunden alles erledigt und das Unternehmen hat viel Zeit und Geld gespart.

Dabei kommt es häufig gar nicht so sehr auf die Größe der Organisation und der Instanz an, sondern eher auf die zusätzlichen Apps, Nutzermakros, Blueprints, Vorlagen, Anhänge etc. Wie oben schon erwähnt: Die individuelle Planung ist der Schlüssel, wenn es um den Wechsel zu Atlassian Cloud geht.

In der Cloud werden die Admin-Rollen nuancierter

Die Rolle der IT-Administratoren unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. In der einen Organisation machen alle Admins alles, in anderen Firmen sind die Aufgabenfelder spezialisierter. Deshalb ist es von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, wie groß die zu erwartende Umstellung für die Admin-Teams sein wird, wenn ein Umstieg auf Atlassian Cloud erfolgt ist.

Während in Server und Daten Center globale Berechtigungen benötigt werden, um User zu verwalten, sind die Admin-Rollen in Atlassian Cloud deutlich granularer und erlauben eine feinere Abstimmung zwischen Sicherheit und administrativer Freiheit.

Für die Migrationsvorbereitung gibt es unterschiedliche Ansätze

Von der strategischen Vorbereitung der Migration war schon mehrfach die Rede. Dabei gibt es jedoch keinen Königsweg: Manche Teams nutzen vielleicht Trello-Boards, um alle Informationen zur Migration zusammenzustellen, ihre Migrations-Roadmaps auszuarbeiten und die Planungen intern zu teilen.

Andere verwenden Confluence-Seiten, die mit der Aura-App visuell aufgepeppt werden können. Ein drittes Team setzt vielleicht auf Folien, um den Plan an seine Stakeholder zu vermitteln. Atlassian hat für solche Präsentationen ein Business Case Toolkit veröffentlicht, das unter anderem Mail- und Präsentationsvorlagen bietet.

Und wenn das Migrations-Team diese Abstimmung mit anderen internen Instanzen und Personen erfolgreich absolviert hat, liefert das Cloud Migration Toolkit alle wichtigen Werkzeuge, um den Wechsel in Angriff zu nehmen.

Die Sandbox ist ein wertvolles Werkzeug

Man kann ein Dutzend Migrationsprojekte beobachten und wird viele Unterschiede erkennen. Ein Begriff dürfte aber in fast all diesen Projekten auftauchen: Sandbox. Diese Testumgebung von Atlassian Cloud erlaubt es, Dinge auszuprobieren und Endnutzer zu schulen, bevor sie in die Produktivinstanz ausgerollt werden.

Und hier ist es möglich, die Migration gefahrlos zu testen. So erkennt das Team schon vor dem eigentlichen Prozess, wo Probleme entstehen, und kann deren Ursachen identifizieren. Die Sandbox ist ein Feature, das viele Kunden wirklich toll und hilfreich finden und das gerade auch bei der Vorbereitung der Migration echten Wert bietet.

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